Todo escritório de contabilidade precisa efetuar uma série de procedimentos operacionais e repetitivos todos os meses. Não há como fugir dessa realidade, senão, o atendimento à clientela se torna deficitário. Porém, existe uma forma de fazer com que essas atividades não sejam feitas por uma pessoa. Se trata dos processos de automação contábil.
Neste artigo, você verá informações que explicarão melhor o que é esse uso de tecnologia aplicado ao setor de contabilidade. Você saberá como funcionam esses procedimentos. Além disso, conhecerá quais são os principais tipos de automação existentes hoje na contabilidade.
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Em um escritório de contabilidade, existe a necessidade de efetuar uma série de procedimentos relativos às necessidades das empresas que são clientes. Todos os meses é necessário que sejam feitos os cálculos de fechamento da folha de pagamento, recolhimento de tributos, admissões e demissões, conferência de notas fiscais e uma série de outros processos.
O processo de automação contábil visa utilizar a tecnologia disponível por meio de softwares para executar essas atividades de forma automática, sem a intervenção de seres humanos. De fato, isso já ocorre em grande parte das empresas contábeis, pois a massa de informações é tão grande que seria humanamente impossível de lidar com ela sem o auxílio de programas de computador.
No entanto, o uso de automação vai bem além do simples apoio operacional por meio de softwares de controle: conforme a tecnologia evolui, várias ferramentas se tornaram aplicáveis ao setor. É o caso, por exemplo, da tomada de decisões estratégicas utilizando grande banco de dados ou big data.
Os modernos processos de arquivamento de informações permitem que sejam retirados insights de todos os dados acumulados. Esse conceito se chama business intelligence e pode-se dizer que ele acabou acontecendo como uma derivação da implantação de processos automatizados em escritórios de contabilidade.
As soluções automáticas aplicáveis à contabilidade variam conforme a necessidade de operação de cada escritório. No entanto, diversas operações são comuns a todos eles. Dessa forma, já existem soluções no mercado que contemplam esses processos. Acompanhe a seguir as principais tendências de automação do setor.
Quando se pensa em um escritório de contabilidade dando seus primeiros passos, pode ser fácil imaginar que a execução de alguns procedimentos seja uma tarefa fácil. A organização de documentos, por exemplo, pode ser feita sem problema nenhum quando se tem até cinco clientes na carteira.
No entanto, se considerarmos um volume maior de empresas sendo atendidas por um único escritório, as tarefas administrativas não só se tornam complexas como inviáveis do ponto de vista de execução humana. Para isso, existem soluções que automatizam esses procedimentos a fim de melhorar o aproveitamento da força de trabalho local.
Um exemplo disso é o arquivamento de documentos. Em processos antigos, ele sempre foi feito de modo físico, com a guarda de inúmeras pilhas de papel. Com o uso de tecnologia em nuvem, é possível armazenar esses mesmos documentos em formato eletrônico. Isso permite mais agilidade no momento de encontrar um determinado arquivo, além de promover redução de custos em papel e local físico para tal arquivamento.
No dia a dia de um escritório contábil, diversos procedimentos se apresentam como auxiliares ao processo principal. Ou seja, não se tratam de atividades específicas da contabilidade, mas que impactam a entrega do resultado. Sendo assim, elas são atividades que são complementares ao mesmo tempo que se mostram indispensáveis ao bom andamento dos serviços.
Pois bem, o fato é que essas tarefas também podem ser executadas de forma automática. Processos como captura de notas fiscais eletrônicas do banco de dados da prefeitura, informações sobre apontamento de folhas de pagamento e a obtenção de informações financeiras dos clientes são exemplos dessas atividades auxiliares. Hoje, já existem softwares que varrem a rede em busca dessas informações ou mesmo integram os setores do cliente com o do escritório de contabilidade.
Os sistemas de gestão integrados (do inglês enterprise resource planning) são softwares que integram a rotina contábil de modo que quase se esquece que ele é uma alternativa e não uma obrigação. Acontece que ele já é parte integrante dia a dia dos escritórios de contabilidade de uma forma que se tornou praticamente indissociável do trabalho contábil.
O fato é que, quando usado, ele permite a integração entre setores de forma completamente automática. Existem softwares de ERP voltados para a atividade de contabilidade e, com isso, se consegue um grande ganho de tempo ao simplificar rotinas obrigatórias aos processos contábeis.
Um exemplo dessa aplicação pode ser a escrituração contábil ou ainda a emissão de folha de pagamento. Se feitas manualmente, elas se tornam processos demorados, custosos e vulneráveis a erros. A automação dessas etapas faz com que retrabalhos ocasionados por falhas humanas possam ser afastados.
Essa técnica recebe a sigla de RPA e ainda é pouco utilizada no Brasil. O conceito consiste em usar robôs sob medida de acordo com a necessidade do escritório contábil em questão. Além disso, o procedimento também é muito simples, pois apenas tem o objetivo de tornar automática um procedimento que é usualmente executado no escritório.
A conciliação de informações e a apuração dos impostos são dois exemplos que podem ser colocados nessa categoria. Uma empresa de contabilidade pode optar por fazer essas atividades de modo automático, usando um robô desenvolvido especificamente para esse fim. Como se mostra de grande utilidade, a tendência é que esse método seja cada vez mais usado por escritórios de todas os portes.
A automação contábil é uma excelente ferramenta de desenvolvimento de um escritório de contabilidade. Isso acontece ao passo que processos que antes eram executados por pessoas passam a ser feitos por softwares computacionais. Isso permite um aumento significativo da produtividade, pois as tarefas rotineiras podem ser feitas de modo automático enquanto a mão de obra é liberada para pensar de modo estratégico junto aos clientes.
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