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Guia do eSocial: saiba como se preparar para essas mudanças

Guia do eSocial: saiba como se preparar para essas mudanças
Escrito por Fortes Tecnologia
Atualizado em: 24/06/2019 Tempo estimado de leitura: 7 minutos

O guia eSocial veio para fazer entender o projeto que surgiu para informatizar os dados a respeito dos trabalhadores e simplificar o envio delas por parte das empresas. Isso permite maior controle por parte dos órgãos competentes e maior segurança para as informações.

Trata-se de um projeto do Governo Federal, que também envolve a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, o INSS e a Caixa Econômica Federal.

Mas não se engane! Mesmo com a demora, o projeto já encontra em fase final de ajustes para ser implantado em janeiro de 2018. E se você ainda tem dúvida do que representará o eSocial na rotina empresarial, é hora de se informar.

Por isso, saiba mais sobre ele e como se preparar desde já.

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O que você precisa saber

Com o avanço da tecnologia, a relação das pessoas com os recursos virtuais tornou-se muito comum, o que garantiu maior agilidade a diferentes tipos de ações. É nessa lógica que o governo brasileiro também procurou modernizar os seus procedimentos, encontrando meios para que o cumprimento de obrigações por parte do contribuinte se tornasse mais eficaz.

É assim que surgiu o eSocial, um projeto em que o envio de diferentes informações por parte do contribuinte é unificado para facilitar o trabalho dos envolvidos.

Essa tecnologia trouxe um grau de sofisticação que tornará mais fácil o cruzamento de dados pelos órgãos oficiais do governo para a conferência da veracidade das informações enviadas.

Sendo assim, por parte dos representantes das empresas, será preciso se adaptar ao projeto para evitar problemas com penalizações.

Comece agora mesmo

Para não ser surpreendido em janeiro de 2018, o ideal é que você comece a preparar a sua empresa para cumprir com as exigências do eSocial desde já.

O eSocial vai unificar os dados e, para tanto, exige que as empresas reportem informações de maneira muito mais eficiente. Agora é preciso que elas atuem de maneira mais rápida, pois obrigações anteriormente mensais agora passam a ser semanais e algumas precisam ser feitas em tempo real.

Como cumprir com essas obrigações da maneira adequada? Como garantir que o fluxo de informações funcione? É preciso adaptar os diferentes departamentos das empresas a esse novo quadro e, acima de tudo, ter critérios para lidar com toda e qualquer nova informação que surgir.

É por isso que você precisa ter atenção aos processos de sua empresa. Conheça alguns deles e comece a se preparar para o eSocial.

Efetue a Qualificação Cadastral

Você deve priorizar essa etapa. É preciso que os cadastros dos trabalhadores estejam completos, incluindo os dados dos dependentes. Como o sistema tende a cruzar informações com maior precisão, tenha atenção a esse detalhe para não informar dados incorretos.

A consulta pode ser feita quando você importa um arquivo no formato “.TXT” ou pode ser digitado na plataforma online do Portal do eSocial com os seguintes dados dos trabalhadores:

  • nome;
  • CPF;
  • data de nascimento;
  • número do PIS.

Dentro de um prazo de 48 horas você vai receber um arquivo de retorno informando o resultado do confronto dos dados enviados com as informações presentes nos órgãos oficiais. Caso existam divergências você pode resolver os conflitos antes de iniciar o uso do eSocial.

Informe a respeito de trabalhadores temporários

O eSocial cria exigências também em relação ao trabalhador temporário. Nesse caso, comece a reunir informações a respeito dos profissionais que se encontram nessa situação dentro da sua empresa. Em relação a eles o eSocial vai exigir os seguintes dados:

  • CNPJ;
  • razão social;
  • dados dos trabalhadores vinculados ao emprego temporário;
  • local de trabalho;
  • carga horária;
  • filiação sindical;
  • motivo da presença do trabalhador na empresa (se existe necessidade extraordinária ou de substituição).

É preciso também informar caso algum colaborador tenha outro vínculo empregatício, além de atuar na sua empresa.

Cite os processos judiciais

O eSocial exige também que a empresa informe a respeito dos processos que está enfrentando na justiça, sejam eles trabalhistas, previdenciários ou tributários, por meio de sua codificação.

A dica aqui é procurar junto aos responsáveis pela defesa jurídica da empresa as informações adequadas para garantir que todas as questões judiciais envolvendo a companhia sejam plenamente esclarecidas.

É preciso que o departamento jurídico da sua empresa esteja apto a atender às exigências do eSocial sem que isso atrapalhe o funcionamento normal dele.

Nesse ponto, repensar também o cotidiano desse departamento, buscando a boa organização, capaz de armazenar os processos e acompanhar o seu andamento de maneira precisa, sem que os dados estejam desatualizados no envio para o eSocial é fundamental.

Reorganize a sua empresa em relação às leis trabalhistas

Esteja em dia com as suas obrigações trabalhistas para evitar qualquer tipo de problema com o eSocial. Se a sua empresa possui algumas situações incompatíveis com a CLT, resolva isso antes de a fiscalização do eSocial entrar em vigor.

São situações como laudos de medicina do trabalho, controle de SESMT, rever contratos de estagiários, tabela de rubrica com suas respectivas tributações, entre outros. Procure ser racional e seguir as leis da maneira como isso deve ser feito. Com o eSocial, isso deixa de ser uma opção, portanto evite multas, organizando a sua empresa desde já.

Nesse ponto, a adequação ao eSocial não precisa ser complexa: basta regularizar a situação de cada colaborador de acordo com as exigências legais para que a empresa não tenha problemas.

Invista em um software

Com o eSocial, ou as empresas cumprem com suas obrigações da maneira como isso precisa ser feito ou terão que arcar com as consequências legais. Não haverá espaço para improvisos. As exigências trabalhistas precisarão ser vistas de uma outra forma, algo que poderá ser fácil para quem estiver bem organizado mas poderá também representar uma grande dor de cabeça para quem não se preparar.

Dessa forma, nada melhor do que contar com um software capaz de garantir precisão no trato com os dados e envio de informações para o projeto.

Aposte na tecnologia como uma solução para a sua empresa. Garantindo o fluxo de informações otimizado envolvendo a companhia e o eSocial, o gestor pode atuar com maior tranquilidade. É nessa lógica que o programa pode representar algo positivo para o seu empreendimento.

Esteja atento ao eSocial

O eSocial funciona como uma folha de pagamento digital, na qual cabe às empresas apresentarem ao governo todas as informações envolvendo o recolhimento de tributos decorrentes da relação trabalhista e previdenciária, bem como esclarecer a respeito dos contratos de trabalho.

Com ele, será possível controlar melhor as informações referentes tanto à saúde quanto à segurança do trabalhador, garantindo o correto cumprimento das leis trabalhistas e previdenciárias.

Sendo assim, entenda que o devido entendimento a respeito de como funciona o eSocial é fundamental não apenas para que a sua empresa fique em dia com o governo, mas também e, principalmente, para garantir que todas as práticas que fazem parte do seu negócio estejam em dia com aquilo que se julga adequado.

Aprofunde-se no assunto

Como visto, é preciso fazer algumas mudanças e rever processos para que, no final, o eSocial torne o seu trabalho mais fácil e otimizado. Para tanto, é preciso compreender o eSocial de maneira profunda e entender quais serão os impactos dessa nova responsabilidade no ambiente empresarial.

É por isso que criamos este e-book, que vai explicar o que é o eSocial, como ele afeta os processos empresariais, quais mudanças serão incorporadas e o que é preciso fazer para se preparar melhor.

Entenda de forma simples e descomplicada sobre o conceito dessa obrigação, quais são as mudanças geradas na contabilidade e processos administrativos dentro da sua empresa, além de conferir mais dicas para cumprir com as suas obrigações da maneira ideal.

O eSocial exige que as empresas atuem de forma mais estratégica, alinhando a cultura, avaliando os processos e educando os colaboradores. Somente assim os dados serão encaminhados ao governo da forma correta e dentro do prazo estipulado, trazendo benefícios também para a sua organização.

O que você vai encontrar no e-book Guia eSocial

  • Introdução
  • Afinal, o que é o eSocial?
  • Como ele afeta os processos empresariais?
  • Quais mudanças são incorporadas?
  • O que é preciso para se preparar?
  • Conclusão

Guia do eSocial: saiba como se preparar para essas mudanças 1

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