A organização do departamento pessoal de uma empresa é uma tarefa que exige tempo e dedicação por parte de seus responsáveis. Entretanto, ela é fundamental e pode ser realizada de maneira muito mais simples do que se imagina. É preciso ter critérios para lidar com documentos e uma atenção especial às exigências que fazem parte das necessidades da companhia, ainda mais em tempos de Reforma Trabalhista.

Sendo assim, com boas práticas e uma visão mais moderna, é possível colocar as ações em ordem e, dessa forma, facilitar o trabalho com o departamento pessoal, evitando problemas comuns.

Por isso, conheça motivos específicos para evitar a desorganização no departamento pessoal de sua empresa e como fazer para lidar com esses problemas.

Para evitar ameaças trabalhistas

Mesmo que a sua empresa esteja em dia com suas obrigações legais, o fato é que, eventualidades podem acontecer. Diante de qualquer denúncia de irregularidade trabalhista, cabe à ela apresentar a documentação que comprove sua inocência.

É importante ficar atento às alterações que podem modificar a rotina da empresa e se preparar para cumprir as exigências.

Assim, quando não existe uma boa política de organização de documentos, de preferência, com um lugar designado especificamente para guardá-los, a tendência é que os problemas se agravem.

Todo e qualquer documento que não esteja em uso precisa ser armazenado em um local seguro e de fácil resgate. Quando você mantém seus documentos espalhados pelo escritório, mesmo que consiga encontrá-los quando necessário, pode acabar perdendo mais tempo do que poderia e sofrendo penalizações.

Para evitar problemas com a equipe

O ambiente da sua empresa também pode ser afetado quando não existem boas práticas na organização do departamento pessoal. Como o contato deste com a equipe acontece por meio da folha de pagamento, é preciso garantir que sua gestão seja a mais eficiente possível.

Em situações em que ocorrem problemas como lançamentos errados, é natural que o desconforto apareça. Sendo assim, investir em soluções para controlar mais adequadamente as ocorrências diárias, garantir a maior precisão possível nos lançamentos e fazer a devida atualização do ponto, são ações fundamentais para evitar que o momento do lançamento da folha não represente um problema para o negócio como um todo. Portanto, invista em softwares específicos.

Para estar preparado para a implantação do eSocial

O eSocial surgiu como uma ferramenta do governo para modernizar o cumprimento de obrigações dos contribuintes.

Apresentado como parte do Sistema de Escrituração Pública Digital (SPED), o eSocial é o braço que substitui a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), bem como outras obrigações do Departamento Pessoal das empresas. Em resumo, ele é um grande avanço, pois permite que os profissionais da área tenham suas tarefas centralizadas no sistema e facilitadas.

Entretanto, para atender adequadamente a essa exigência é necessária a devida organização por parte das empresas, algo que ainda não está ocorrendo.

É dessa forma que deve-se valorizar o preparo para o eSocial. Isso tem a ver com a categorização dos documentos de maneira criteriosa. Sem esse tipo de procedimento, o tempo gasto para a realização de tarefas simples pode aumentar significativamente e os riscos de penalizações por conta da ausência de um único documento podem trazer prejuízos para a empresa.

Para garantir maior agilidade nos processos

Seja para lidar com as exigências do governo, seja para facilitar a ação diante de uma necessidade de um determinado trabalhador, o fato é que qualquer empresa precisa ter acesso rápido aos seus documentos.

Fiscalizações de rotina ou auditorias, por exemplo, podem interferir de maneira negativa na rotina da organização caso ela não esteja preparada para liberar os documentos no momento certo. Em casos extremos esses processos podem ser até inviabilizados na ausência de documentos importantes ou com o mau uso deles.

É por isso que é preciso contar com recursos que permitam que esse resgate seja rápido sempre que necessário. Assim, é fundamental falar de alternativas como o armazenamento em nuvem, uma possibilidade econômica e eficiente. Com ele você salva seus arquivos em ambiente virtual e não precisa se preocupar com espaços na sua empresa.

Sistemas informatizados de controle de ponto dos trabalhadores também são ferramentas muito úteis para guardar os dados e facilitar o acesso a eles. Não deixe de pensar nesse tipo de investimento para a sua empresa. Isso pode aperfeiçoar os processos e trazer maiores benefícios.

Para evitar o descontrole dos processos

Em empresas em que não existe um profissional dedicado a lidar com os documentos do departamento pessoal, a tendência é que, com o passar do tempo, tudo o que diz respeito a questões como a falta de controle dos benefícios acabe acumulando a ponto de fazer com que a companhia tenha que recorrer a soluções externas para evitar problemas maiores. Isso gera gastos, tanto de dinheiro quanto de tempo, algo que na maioria das vezes não está disponível.

Para evitar esse tipo de dor de cabeça, o ideal é ter um profissional especializado ou ainda, em casos em que falta estrutura para a empresa contratar um funcionário a mais, criar uma função gratificada. Esse tipo de investimento é fundamental, uma vez que é essa pessoa quem poderá estar sempre em dia com os conhecimentos exigidos para a atividade, tendo como mensurar os impactos que novas tecnologias poderão trazer para o seu negócio.

Lembre-se que contando com um especialista você transforma o seu gasto em um investimento e, assim, consegue gerar benefícios para a empresa.

Enfim, garanta a devida organização do departamento pessoal da sua empresa, valorizando o armazenamento e o resgate de documentos, o trabalho de profissionais e o auxílio da tecnologia. Utilizando os recursos corretos e fazendo os procedimentos mais adequados, a tendência é que o Departamento Pessoal passe a ser um verdadeiro diferencial para a sua empresa e, dessa forma, ela tenha como crescer mais em menos tempo, evitando problemas legais e agilizando os processos.

Agora que você sabe mais sobre organização do departamento pessoal, não deixe de conferir o nosso guia do eSocial e saber como a obrigação impactará nas rotinas e processos do setor.