Desenvolver uma gestão transparente e justa com os colaboradores é fundamental para manter a harmonia e o engajamento da equipe no ambiente corporativo. Para quem incorre em gastos durante o exercício do seu trabalho, vale assegurar o seu pleno direito ao reembolso de despesas.

Uma política que contemple esse tipo de pagamento ao funcionário, além de atuar em conformidade com a lei, contribui diretamente para que haja mais empenho durante a realização das atividades relativas à empresa. Se você quer saber como criar uma boa política de reembolso em sua empresa, continue a leitura e confira nossas recomendações!

O que é um reembolso de despesas?

O reembolso normalmente é um processo que envolve o departamento financeiro da corporação, permitindo que o indivíduo que teve algum gasto durante a realização de alguma atividade da empresa, receba esse valor de volta. 

Portanto, após realizar uma despesa que está intimamente ligada ao trabalho, esse indivíduo pode recorrer ao comprovante para, posteriormente, ser reembolsado pela corporação. 

Viagens a trabalho, reuniões externas, visitas a clientes e demais atividades realizadas fora das dependências da empresa, produzem normalmente gastos que devem ser cobertos pela corporação. Os mais comuns, são os custos referente à alimentação, hospedagem, transporte, acesso à internet e demais recursos para comunicação.

Como fazer o reembolso de despesas de maneira correta?

Ter uma política de reembolso de despesas simples e clara faz com que sua empresa economize muito. Além do mais, é necessário deixar todos cientes de como funciona esse processo. Assim, você evita confusões e ganha eficiência. Quer aprender dicas para otimizar tal procedimento? Então, continue a leitura e confira mais abaixo!

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1. Defina o que é reembolsável

O primeiro passo para ter um reembolso de despesas de forma correta e com eficiência em seu negócio é definir o que é reembolsável. Dessa forma, quando um colaborador faz a solicitação, você tem claro o que é e o que não é plausível.

Além disso, os próprios funcionários já ficam cientes do que é permitido pedir reembolso. Assim, quando realizarem uma viagem a negócios, conseguem fazer uma solicitação dentro do que foi determinado.

Portanto, tenha uma lista com todos os itens reembolsáveis. Além do mais, separe-os por categorias para facilitar o entendimento de todos. Isso tem potencial para tornar o processo mais correto e otimizado.

2. Colete comprovantes

Com o objetivo de cumprir que o reembolso seja realizado de maneira correta e honesta, é importante coletar os comprovantes das despesas que devem ser restituídas. Por meio desse documento, você comprova que os gastos foram feitos e que estão nas categorias reembolsáveis.

Além disso, garante mais segurança e tem mais confiabilidade em todo o processo. Também aumenta o controle financeiro e sabe para qual lugar os recursos de sua empresa estão indo.

Portanto, é fundamental exigir os comprovantes reembolsáveis. Há também a necessidade de armazenamento, para evitar que surjam passivos trabalhistas e a fim de garantir que a empresa tenha segurança em todas as frentes.

3. Lance as despesas no sistema

Após o recolhimento dos comprovantes, é hora de fazer o lançamento do mesmo no sistema. Assim, você tem maior controle sobre o que foi reembolsado e quando foi. Essas informações podem entrar no fluxo de caixa do negócio.

Também é possível criar categorias com o intuito de entender quais são os maiores gastos com os itens restituíveis. Assim, você consegue traçar um plano para ajustar e reduzir os custos do seu negócio.

Outra boa dica que pode ser usada nessa etapa é a digitalização dos documentos. Crie nomenclaturas padrão para arquivar e deixe tudo em um sistema em nuvem. Com isso, você assegura a preservação e garante agilidade nas buscas.

4. Elabore um recibo

Por envolver dinheiro, é importante fazer um recibo de reembolso e coletar a assinatura do colaborador que solicitou. Isso representa uma boa forma de controle, além de garantir segurança jurídica em caso de processos trabalhistas.

Ao realizar esse recibo e deixar claro tudo o que foi reembolsado, você tem comprovação de que o dinheiro foi devolvido e que sua organização não deve nada ao funcionário. Portanto, vale a pena empregar um tempo e fazer tal documento.

Ele pode ser feito de forma simples. Além disso, é possível deixar um padrão com campos editáveis pronto no computador. Assim, em situações de necessidade, basta preenchê-los, coletar as assinaturas, lançar no sistema e arquivar.

5. Torne tudo transparente

É fundamental ter clareza e transparência para realizar o reembolso de despesas. Esse processo, como envolve o setor financeiro, tem potencial para gerar dores de cabeça para você. Assim, garantir que todas as informações estejam claras e acessíveis é fundamental.

Nesse sentido, é viável elaborar uma política de reembolso e pedir ciência para todos os funcionários, sejam eles novatos ou com algum tempo de firma. Além disso, é necessário ter clareza nas informações redigidas e garantir que sejam cumpridas à risca para evitar problemas em seu negócio.

Por meio de um processo transparente e bem determinado, os reembolsos tendem a não gerar problemas para o seu negócio. Portanto, vale a pena investir nesse tipo de política para garantir tranquilidade.

Quais os benefícios de fazer esse reembolso de despesas?

Ao criar uma política clara, simples e transparente para o reembolso, sua empresa consegue determinar exatamente quais os protocolos necessários para realizar o repasse de valores devidos aos colaboradores. 

Por meio dessa estratégia, seu time consegue se concentrar mais nas atividades a serem realizadas do que em questões financeiras, por exemplo. Isso significa que a corporação pode oferecer um atendimento com mais qualidade, desempenho e praticidade para os seus clientes.

Além disso, a satisfação dos colaboradores é assegurada por meio de uma política justa de reembolso. Afinal, quando cada um conhece exatamente o que pode ou não ser reembolsado, não há confusões e desavenças entre o indivíduo e a corporação. 

Viu como é importante adotar alguns cuidados quanto ao reembolso de despesas? Ao desenvolver um protocolo simples para o seu time, você assegura que o dinheiro da empresa está sendo gasto de maneira otimizada, sem causar prejuízo a nenhum membro de sua equipe.

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