Deixar de realizar uma boa gestão orçamentária afeta negativamente o crescimento da empresa, já que ela não conseguirá manter sua saúde financeira a longo prazo. Por outro lado, o gestor que se aprofunda no assunto conseguirá avaliar melhor seus investimentos, controlar seus gastos, reduzir custos e se desenvolver mesmo perante situações imprevisíveis ou de crise financeira.
Para aproveitar esses benefícios, é crucial realizar um bom planejamento orçamentário. Diante da importância do assunto, trazemos esta publicação, que lista as 6 dicas mais eficientes para se fazer uma boa gestão orçamentária. Continue a leitura!
O primeiro passo é organizar e acompanhar de perto todas as entradas e saídas da empresa. Para ser bem-sucedido nessa tarefa, recomendamos tomar medidas como:
Com esses procedimentos, a empresa minimiza a ocorrência de fraudes, descontrole de contas, gastos desnecessários, falta de capital de giro e até problemas legais.
Quando se fala em organização das contas, muitas pessoas acreditam que é preciso criar uma extensa planilha de receitas e custos; entretanto, atualmente, é possível delegar essa atividade para sistemas de gestão, que coletam, analisam e organizam as informações automaticamente.
Não confunda gestão orçamentária com um orçamento empresarial. Enquanto o primeiro conceito é mais amplo e engloba diferentes estratégias para melhorar o controle das finanças, o orçamento empresarial traz as despesas e receitas da companhia em um determinado período de tempo — geralmente, um ano.
A finalidade desses orçamentos é ajudar os gestores a definir melhor onde serão investidos os recursos do negócio. Não existe somente uma forma de elaborar esse documento, mas algumas etapas são imprescindíveis para fazê-lo. Veja:
Projetar ou analisar cenários é o ato de se preparar para diferentes situações que podem ocorrer. Fazer essas simulações é importante para evitar que o negócio seja prejudicado por imprevistos e acontecimentos externos, como redução de demanda e crises financeiras. Deve-se projetar, no mínimo, três tipos de cenário:
Mesmo que os resultados sejam melhores do que o esperado, é fundamental que a empresa tenha um planejamento para o cenário otimista. Sem ele, os gestores não saberão o que fazer com os ganhos e correrão o risco de alocá-los em investimentos desvantajosos.
Há sistemas desenvolvidos especialmente para automatizar diversas atividades da gestão financeira. Essa tecnologia, entre outras vantagens, reduz as despesas administrativas (gastos com pessoal), minimiza a ocorrência de erros, torna as receitas e despesas mais previsíveis e aumenta a segurança da empresa (evitando que informações confidenciais sejam vazadas).
É importante não confundir uma plataforma de gestão com planilhas no Excel, pois este último é limitado e não possibilita desenvolver funcionalidades complexas. Entenda algumas das principais atividades que podem ser executadas por um sistema de gestão financeira:
O fluxo de caixa consiste nas entradas e saídas de capital do negócio, sendo essencial registrar detalhadamente todas essas movimentações, incluindo valores, datas e horários.
Como uma empresa faz muitos pagamentos e recebimentos diariamente, planilhas tradicionais não serão capazes de assegurar esse controle. Para solucionar esse problema e evitar erros no fluxo de caixa, você pode utilizar um sistema de gestão que automatize os registros.
Essa preocupação também permite que a empresa realize a projeção do fluxo de caixa, que consiste em antecipar quanto dinheiro a empresa terá à disposição em uma data futura, o que permite que os gestores saibam se terão capacidade ou não de arcar com seus compromissos.
Monitore o andamento dos resultados para saber se os objetivos do negócio serão atingidos. Isso pode ser feito por meio de indicadores-chave de desempenho (KPIs), que são índices aplicados sobre os processos e resultados para averiguar custos, ganhos, eficiência, retorno sobre os investimentos e mais. Você pode conferir nosso artigo que lista os principais KPIs financeiros e como calculá-los.
A gestão orçamentária exige muita técnica, organização e concentração dos colaboradores, porém, é crucial para manter o equilíbrio das contas. Mas é possível facilitar essa atividade, aumentar a segurança e reduzir os custos simultaneamente com tecnologias especializadas.
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