Independentemente de seu porte ou área de atuação, toda empresa deve cumprir determinadas obrigações legais e tributárias. Por isso, antes mesmo de pensar em ser mais eficiente ou lucrativa, é necessário seguir à risca diversas normas, de modo a evitar fraudes e outras ilegalidades. É onde entra o compliance.

No entanto, nem sempre essa tarefa é tão simples. Diante de uma legislação tão complexa como a brasileira — e, em alguns casos, a internacional — é essencial seguir regras trabalhistas, previdenciárias, de segurança, contábeis, entre outras.

Nesse cenário, adotar o compliance é uma ação estratégica e que não deve ser ignorada pelo empreendimento. Continue a leitura e entenda mais sobre o assunto!

Afinal, o que é compliance?

Esse No mundo corporativo, trata-se de um conjunto de ações e diretrizes que devem ser aplicadas internamente para se manter dentro da lei e das normas estabelecidas pelos órgãos reguladores, em sinergia com o regulamento interno, sua missão e valores.

O que esse conceito tem a ver com as empresas?

Absolutamente tudo. No Brasil, vivemos um momento delicado do ponto de vista da ética e moral, envolvendo a classe política e organizações de diversos segmentos, demonstrando que esse conceito acaba ficando em segundo plano aos olhos de muitos.

Além disso, não se trata apenas de uma responsabilidade moral. É também legal. Ainda que seja um negócio de micro, pequeno ou médio porte, pois a Lei Anticorrupção coloca todos no mesmo patamar, com a obrigatoriedade de seguir o compliance, para combater e prevenir atos ilícitos.

Na prática, isso significa que a própria empresa precisa ficar de olhos abertos para não cometer nenhuma irregularidade, se adequar às leis trabalhistas, tributárias, ambientais e denunciar possíveis ocorrências aos órgãos competentes, o que é perfeitamente possível com a ajuda da tecnologia.

Além disso, se ocorrer alguma conduta irregular por parte de um dos colaboradores da organização, ainda que sem a sua autorização ou conhecimento, ela ainda corre risco de ser punida. Portanto, fique de olhos abertos com relação às atividades de seus funcionários.

A implementação dessa política no empreendimento garante que todas essas questões tenham abrangência, integrando todos os pontos, regulamentos e controles de forma estratégica, para que se eles alinhem aos principais objetivos e valores da companhia.

Como adequar o negócio ao compliance?

Essa é a grande questão. Dependendo do nicho de mercado em que se atua, existem legislações específicas, como organizações que trabalham com produtos químicos ou provocam algum impacto ambiental, por exemplo.

Para quem quer começar com o pé direito, é importante seguir essas boas práticas de compliance para implantar essa política na organização com sucesso.

Manter um código de ética

Primeiramente, é essencial elaborar um regimento interno, com todas as diretrizes de como a empresa deve agir em relação aos seus departamentos sobre ações que podem ou não ser executadas, em conformidade com o compliance.

Para o setor de contabilidade, por exemplo, o código de ética deve indicar como devem ser realizados os procedimentos tributários, previdenciários, livros de caixa, processos relacionados às demissões e admissões, condutas internas, entre outros. Isso determinará quais ações devem ser tomadas em cada caso.

No caso da contabilidade, é extremamente importante ficar atento ao trabalho dos profissionais do setor, pois, em muitos casos, alguns deles alteram dados e documentos para favorecer uma determinada pessoa física ou jurídica, agindo de acordo com seus próprios interesses, ferindo a ética moral e profissional.

Fazer todos os registros contábeis

Essa é uma prática prioritária para que o compliance seja efetivo para o negócio. No entanto, não basta só estar dentro das normas. É preciso analisar a realidade da companhia e adequá-la às diretrizes.

Para começar, deve-se fazer um mapeamento dos processos de contabilidade para se ter uma visão global sobre os trabalhos que o empreendimento realiza.

Por exemplo: um processo contábil, independentemente de sua natureza, precisa ser realizado de acordo com os procedimentos adequados. Ao mesmo tempo, ele se relaciona com outras etapas do processo, que também devem seguir as regras.

Ou seja, o mapeamento de todos os registros contábeis serve para identificar os pontos críticos do setor e proporciona ao gestor a compreensão de como as etapas se relacionam entre si, tornando todo o processo mais eficiente, claro e objetivo.

Acompanhar as mudanças legislativas

Seguir as boas práticas para manter a companhia dentro da lei é uma obrigação que todos os gestores e donos de negócio devem cumprir. Entretanto, as normas podem sofrer alterações, de acordo com decisões governamentais e/ou de órgãos regulamentadores.

Por isso, é importante que os profissionais de contabilidade estejam sempre atualizados e busquem aprimoramento constante.

No cotidiano organizacional, isso aumenta o nível de confiança em relação aos procedimentos cotidianos. A contabilidade atualizada e estratégica traz benefícios para o setor e também para o empreendimento, gerando melhores resultados e aumentando a sua confiabilidade.

Para aqueles que buscam a certificação de qualidade, é preciso manter o setor sempre otimizado, seguindo as políticas e o código de ética corretamente, para garantir os parâmetros necessários e alcançar o objetivo, agregando maior valor e solidez à marca.

Auditorias internas

De nada adianta utilizar e popularizar as políticas de compliance se a organização não contar com uma auditoria eficiente, que verifique se as diretrizes são seguidas corretamente e identificar os gargalos dos processos contábeis e de outros setores, para que possam ser prontamente corrigidos.

A auditoria pode ser realizada exclusivamente na contabilidade. Entretanto, o ideal é que ela seja feita em conjunto com os demais departamentos. A decisão de fazer o procedimento de maneira individual ou mais abrangente deve considerar o porte e as necessidades de cada negócio.

Adotar boas práticas de compliance não é apenas uma obrigação das empresas, mas também uma estratégia fundamental para aumentar a sua vantagem competitiva, que ganha maior credibilidade e renome frente ao mercado, ao demonstrar que trabalha de forma eficiente e dentro da lei.

Com a política de compliance, você pode melhorar ainda mais os processos do escritório de contabilidade, não é verdade? Então compartilhe esse conteúdo com seus colegas para que eles possam ficar por dentro do assunto também.