Substituição da DIRF: entenda o impacto para os setores fiscal e departamento pessoal

Substituição da DIRF: entenda o impacto para os setores fiscal e departamento pessoal
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A iminente substituição da DIRF representa mais um avanço no âmbito do projeto SPED, do qual o eSocial e a EFD-Reinf fazem parte de maneira integrada. Após a bem-sucedida substituição da RAIS e de outras obrigações acessórias, agora é a vez da DIRF passar por uma mudança significativa, impactando diretamente os setores fiscal e departamento pessoal das empresas e escritórios de contabilidade.

Este novo processo exigirá atenção máxima dos profissionais, uma vez que a declaração, antes enviada de forma anual, passará a ser entregue mensalmente. Em outras palavras, o trabalho será diluído ao longo do ano.

Neste artigo, abordamos detalhes cruciais sobre a substituição da DIRF para prepará-lo e garantir uma transição eficiente e segura.

Mas antes de abordar a substituição da DIRF em si, é válido relembrar alguns conceitos essenciais.

1. O que é a DIRF?

A Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) é a declaração apresentada pela fonte pagadora, isto é, por quem efetua o pagamento e retém o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), seja pessoa física (PF) ou pessoa jurídica (PJ).

Seu objetivo é fornecer à Receita Federal do Brasil (RFB) informações sobre:

  • Rendimentos pagos a pessoas físicas e jurídicas domiciliadas no País, incluindo os isentos e não tributáveis conforme a legislação vigente;
  • Valor do imposto sobre a renda e/ou contribuições retidos na fonte, provenientes dos rendimentos pagos ou creditados aos beneficiários;
  • Pagamentos, créditos, entregas, empregos ou remessas a residentes ou domiciliados no exterior, mesmo nos casos isentos ou com alíquota zero;
  • Pagamentos a planos de assistência à saúde – coletivo empresarial, quando o beneficiário é pessoa física;
  • Valores relativos a deduções.

A DIRF é a principal fonte de dados utilizada pela Receita Federal para processar a Declaração de Ajuste Anual do Imposto sobre a Renda da Pessoa Física (DIRPF), especialmente para elaborar a Declaração Pré-Preenchida.

Por meio dela, realiza-se o cruzamento de informações para identificar situações como omissão de rendimentos tributáveis, despesas com planos de saúde, deduções legais, valores retidos na fonte, entre outros.

Em resumo, é essencial manter consistência entre as informações declaradas pela empresa e pelo trabalhador. Do contrário, o contribuinte pessoa física poderá cair na malha fina, termo usado para declarações com inconsistências, exigindo as devidas correções.

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2. Qual o prazo de entrega da DIRF? 

A DIRF deve ser entregue até às 23h59, horário de Brasília, do último dia útil do mês de fevereiro do ano seguinte àquele no qual o rendimento tiver sido pago ou creditado (IN RFB nº 1.990/2020, art. 7º).

3. Ainda será necessário entregar a DIRF em 2024?

Sim! Em 2024 deve ser entregue a DIRF referente ao ano de 2023.

Conforme a IN RFB nº 2.096/2022, a entrega da DIRF fica dispensada em relação aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2024, ou seja, apenas para o ano-calendário 2024. No entanto, é importante destacar que a DIRF referente ao ano-calendário 2023 (DIRF 2024) ainda deverá ser entregue, com prazo encerrando-se no dia 29 de fevereiro de 2024.

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4. Pelo que a DIRF será substituída?

De maneira prática, a DIRF será substituída pelo eSocial e pela EFD-Reinf, conforme previsto na IN RFB nº 2.043/2021, que estabelece o seguinte:

Art. 3º:

“§ 1º A Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte – DIRF de que trata a Instrução Normativa RFB nº 1.990, de 2020, será substituída, em relação aos fatos ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2024:

  • I – pelos eventos da série R-4000 da EFD-Reinf;
  • II – pelo evento S-1210 do Sistema Simplificado de Escrituração Digital de Obrigações Previdenciárias, Trabalhistas e Fiscais – eSocial e pelos demais eventos por ele referenciados; e
  • III – pelo evento S-2501 do eSocial.”

Abaixo, listamos os eventos que substituirão a DIRF:

4.1. Eventos do eSocial que substituirão a DIRF

  • S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho
  • S-2501 – Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista

4.2. Eventos da EFD-Reinf que substituirão a DIRF – Série R-4000

  • R-4010 – Pagamentos/créditos a beneficiário pessoa física
  • R-4020 – Pagamentos/créditos a beneficiário pessoa jurídica
  • R-4040 – Pagamentos/créditos a beneficiários não identificados
  • R-4080 – Retenção no recebimento
  • R-4099 – Fechamento/reabertura dos eventos da série R-4000

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5. A Substituição Silenciosa da DIRF e pontos de atenção!

A transição da DIRF para o eSocial e EFD-Reinf pode ser percebida como uma substituição silenciosa, pois a mudança se reflete apenas na fonte de informação fornecida à Receita Federal.

Anteriormente, a empresa era responsável por entregar a declaração diretamente, mas agora, são os sistemas governamentais que desempenharão esse papel.

Dessa forma, ao seguir o fluxo de envio do eSocial e da EFD-Reinf, a empresa estará automaticamente substituindo a DIRF, muitas vezes sem perceber.

De maneira prática, o processo simplificado será o seguinte:

  1. A empresa utilizará apenas o seu sistema interno;
  2. O sistema, por sua vez, encaminhará os dados para o eSocial e EFD-Reinf;
  3. Com base nessas informações, o Governo alimentará automaticamente a DIRF a partir do período de apuração de janeiro de 2024 em diante.

Essa mudança requer atenção especial a alguns pontos:

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  • Período de Substituição: a partir de janeiro de 2024, a DIRF será substituída, mas a entrega nos moldes atuais ainda será necessária para o ano-calendário 2023. Baixe o PGD aqui.
  • Periodicidade: a declaração passa a ser apresentada mensalmente, ao invés de anualmente.
  • Mudança no Processo Operacional: as informações serão prestadas via eSocial e EFD-Reinf, eliminando a necessidade de usar programas externos e gerar arquivos adicionais.
  • Regime de Apuração do Tributo: deve-se observar os pagamentos e retenções ocorridos a partir de janeiro/2024 conforme o regime de apuração do tributo. Por exemplo, o IR é apurado pelo regime de caixa, logo, serão considerados os pagamentos e retenções ocorridos em janeiro/2024 (folha de dezembro/2023 paga no 5º dia útil de janeiro/2024).
  • Leiaute eSocial Versão S-1.2: em vigor desde janeiro/2024, esse novo leiaute traz mudanças significativas devido à substituição da DIRF pelo eSocial. É crucial garantir que os sistemas estejam atualizados (Nota: as adequações no Fortes Pessoal foram liberadas desde a versão 7.206.0.1).

Agora, vamos entender quais informações irão compor a DIRF, esclarecendo a diferença entre os dados enviados no eSocial e na EFD-Reinf.

6. Quais informações irão compor a DIRF?

Como vimos, as informações serão enviadas por meio do eSocial e da EFD-Reinf. Enquanto no eSocial são prestadas informações relativas a relações de trabalho e retenções do imposto de renda incidente sobre os rendimentos do trabalho, na EFD-Reinf são prestadas informações fiscais e retenções na fonte não vinculadas ao trabalho.

Veja no quadro abaixo as informações que compõem a DIRF de forma organizada:

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Percebe-se que o plano de saúde pode ser comum entre o eSocial e a EFD-Reinf, tornando necessário esclarecer quando essa informação será enviada em cada uma dessas obrigações.

6.1. Plano de Saúde – eSocial x EFD-Reinf

Na DIRF devem ser declarados os valores referentes a Planos Privados de Assistência à Saúde na modalidade Coletivo Empresarial, com a separação dos valores pagos pelo titular e seus dependentes.

Com a substituição da DIRF, torna-se importante entender quando essas informações serão enviadas pelo eSocial e pela EFD-Reinf.

O plano de saúde será informado no eSocial quando existir relação de trabalho com o titular do plano, seja ele empregado ou sócio pró-laborista, e quando houver o desconto em folha de pagamento.

Já na EFD-Reinf, a informação será prestada quando o valor mensal do plano de saúde for devido por um sócio-cotista ou um ex-funcionário, ou seja, quando não existir relação de trabalho ou prestação de serviço com a empresa.

6.2. Rubricas do Plano de Saúde

Ainda sobre plano de saúde, uma dúvida que surge é se os valores custeados pela empresa (rubrica informativa) são informados na DIRF. A resposta é não! Na DIRF, são informados apenas os valores descontados do trabalhador na folha de pagamento. Portanto, se não houver desconto, não haverá informação a ser enviada na declaração.

Quanto à natureza da rubrica para o eSocial, o desconto deve ser informado com o código 9219 – Desconto de assistência médica ou odontológica.

Atenção! O plano de saúde será dedutível apenas na Declaração de Ajuste Anual da PF, dependendo da opção de tributação escolhida pelo contribuinte (simplificada ou completa). A Receita Federal irá incorporar os valores do plano de saúde na declaração com base nos dados enviados por meio do eSocial. 

Portanto, na rubrica de desconto, não deve ser utilizado um código de incidência que deduza a base de cálculo mensal do IRRF. Recomenda-se utilizar o código de incidência 09 para indicar que o valor não é dedutível do IR.

Para garantir o envio preciso dessas informações é fundamental configurar adequadamente o sistema de folha. Para obter o passo a passo de configuração da ferramenta do plano de saúde no Fortes Pessoal, 👉​ clique aqui.

Para finalizar, vamos abordar as principais mudanças trazidas pelo leiaute S-1.2 do eSocial, que desempenha um papel significativo na substituição da DIRF.

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7. Principais mudanças no eSocial – Leiaute S-1.2

A Portaria Conjunta RFB/MPS/MTE Nº 44/2023 aprovou a versão S-1.2 do leiaute e do Manual de Orientação do eSocial, incorporando as evoluções previstas na Nota de Documentação Evolutiva – NDE 01/2023. 

Abaixo listamos as principais alterações trazidas pelo novo leiaute:

7.1. Evento S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho

Criado o grupo {infoIRComplem} e respectivos subgrupos e campos: voltado para o envio de informações complementares relacionadas aos rendimentos tributáveis e não tributáveis, deduções e/ou isenções.

Para ficar por dentro das adequações do Fortes Pessoal ao evento S-1210, 👉​ clique aqui.

7.2. Evento S-2500 – Processo Trabalhista

Criado o grupo {abono} e respectivo campo: voltado para a identificação do(s) ano(s)-base em que houve indenização substitutiva de abono salarial.

Para saber como funciona o preenchimento do evento S-2500 no Fortes Pessoal e o envio para o eSocial, 👉​ clique aqui.

7.3. Evento S-2501 – Processo Trabalhista

Dentre as alterações, foram criados os seguintes grupos:

  • {infoIR}: informações complementares, relacionadas a rendimentos tributáveis, deduções e/ou isenções.
  • {infoRRA}: informações complementares de RRA.
  • {dedDepen}: dedução do rendimento tributável relativa a dependentes.
  • {penAlim}: informação dos beneficiários da pensão alimentícia.
  • {infoProcRet}: informações de processos relacionados a não retenção de tributos ou a depósitos judiciais.
  • {infoIRComplem}: informações relacionadas à retenção na fonte, aos rendimentos tributáveis e não tributáveis, deduções e/ou isenções.

Para saber como funciona o preenchimento do evento S-2501 no Fortes Pessoal e o envio para o eSocial, 👉​ clique aqui.

Ressaltamos que a adaptação a essas mudanças é um processo contínuo e dinâmico. Manter-se informado sobre atualizações, capacitar equipes e contar com sistemas atualizados, como o da Fortes Tecnologia, são passos cruciais para assegurar o cumprimento eficiente e seguro das obrigações acessórias.

Espero que tenha gostado deste conteúdo. Até o próximo!

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