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Segurança de dados: como proteger seu escritório de contabilidade?

Fortes tecnologia apresenta segurança de dados
Escrito por Fortes Tecnologia
Publicado em: 05/12/2019 Tempo estimado de leitura: 6 minutos

A segurança de dados é uma das questões mais importantes, principalmente para proteger um escritório contábil de ataques virtuais. Se o gestor negligenciar e não se preocupar com essa segurança, poderá fazer com que seu negócio e seus clientes arquem com grandes prejuízos financeiros.

Porém, não são todos os gestores que sabem como garantir a proteção, já que é preciso conhecer o conceito e funcionamento da segurança de dados, a real importância do assunto para o escritório e as estratégias específicas para isso. Quer obter essas informações? Então, continue lendo este artigo para se aprofundar no assunto!

O que é e como funciona a segurança de dados?

Basicamente, a segurança de dados consiste no conjunto de ações e estratégias desenvolvidas para proteger as informações de uma pessoa ou entidade em um ambiente virtual tanto de ameaças internas (como acessos indevidos de colaboradores) quanto externas (subtração de dados por hackers).

É relevante que essas medidas sejam aplicadas em todos os dados digitais, troca de informações e outros atos online. Além disso, existem quatro pilares que servem de base para ações de segurança de dados, são eles a confidencialidade, integridade, disponibilidade e autenticidade. Confira-os nos tópicos abaixo.

Confidencialidade

Consiste em garantir que as informações são acessíveis apenas para as pessoas autorizadas. O gestor precisará controlar e restringir os acessos por meio de autenticações e impor limitações aos dados sigilosos. Sem esse pilar, as informações ficam vulneráveis a furtos, roubos e outras formas de ciberataques.

Integridade

A integridade se refere a manutenção das condições originais de produzir e armazenar dados. Isso significa que somente as pessoas autorizadas poderão ter acesso e modificar as informações do sistema. Essa qualidade também possibilita a recuperação de arquivos perdidos ou danificados.

Disponibilidade

Esse princípio visa assegurar que os dados possam ser acessados a qualquer momento pelos indivíduos autorizados. O escritório deve ter um sistema eficiente e uma rede que funcione em tempo integral.

Autenticidade

Trata-se de um processo que permite identificar e registrar os usuários que enviam ou modificam as informações. Com esse pilar, você saberá quem realizou determinado ato no sistema e recebeu ou enviou os dados.

Qual a importância da segurança de dados para um escritório contábil?

Compreender a importância real da segurança de dados é a primeira etapa para que todos os colaboradores do escritório não a negligenciam. Primeiro é necessário entender, quais são as possíveis ameaças que seu negócio pode sofrer, algumas delas são:

  • infecção por malware: instalação de programa que foi reescrito com códigos maliciosos;
  • exploração de vulnerabilidades: hackers buscam falhas na segurança da empresa para subtrair dados;
  • phishing: tentativa de obter dados pessoais dos indivíduos por meio de emails, mensagens ou SMS falsos;
  • fraude interna: ataques cibernéticos ou criminosos entram no estabelecimento para subtrair dados;
  • indisponibilidade: o objetivo do ataque é causar instabilidade ou queda no sistema, o que também prejudica a atividade e imagem da empresa.

Muitos gestores acreditam que ataques são bastante difíceis de ocorrerem, mas um estudo realizado em 2017 pela ESET — empresa líder em detecção de ameaças virtuais —, mais da metade das empresas na América Latina já sofreram com roubo de informações e foram infectadas por malware.

Se o seu escritório ficar vulnerável e sofrer esses ataques, ele também arcará com prejuízos bastante elevados ou de difícil reparação, como:

  • danos à imagem da empresa no mercado, causando falta de confiança entre os investidores, clientes, parceiros e fornecedores;
  • diminuição do faturamento da empresa;
  • comprometimento das informações da empresa e do cliente;
  • perda permanente dos dados corporativos.

Como garantir a segurança de dados no escritório contábil?

Percebe-se que proteger as informações, dados e arquivos da organização é fundamental para garantir o desenvolvimento saudável da sua empresa.

Isso se torna ainda mais relevante quando se trata de escritórios de contabilidade, já que seus sistemas armazenam dados sigilosos das empresas. Para instruí-los sobre o assunto, nos tópicos abaixo listamos e explicamos as estratégias mais eficientes para assegurar a segurança de dados.

Treinar toda a equipe

Muitas vezes os colaboradores do escritório abrem e-mails falsos, clicam em links maliciosos ou sofrem ataques por falta de conhecimento sobre o assunto. Por isso, é importante que você invista em treinamentos e capacitações, para que sua equipe saiba como maximizar a segurança de dados.

Além disso, essa estratégia também mantém os funcionários mais engajados e motivados para o trabalho, o que ajuda na retenção de talentos.

Implementar um compliance digital

Compliance significa estar em conformidade com a legislação. Há normas brasileiras que impõem várias exigências sobre a segurança de dados, sendo que o objetivo do compliance é fazer com que a empresa siga as disposições da lei brasileira.

Nesse caso será preciso contratar um consultor, assessor ou programa que realize serviço de auditoria digital, garantindo que o escritório cumpra a legislação.

Ter normas e regras claras

O gestor deve elaborar um Regimento Interno ou Código de Ética que inclua regras claras, objetivas e transparentes que visam assegurar a proteção das informações, além de explicar a importância desses códigos e incentivar sua leitura pelos colaboradores.

Ele também deve estruturar uma cultura corporativa direcionada à inovação e preocupação com a segurança de dados, que é uma estratégia que objetiva transformar o comportamento dos clientes internos (funcionários da empresa).

Contar com o armazenamento nuvem

armazenamento de dados na nuvem consiste na utilização de sistemas e computadores de outras empresas, para trabalhar e guardar as informações. Com essa tecnologia, a segurança de dados será delegada para outra organização e a realização de backups (cópias de segurança dos arquivos) será facilitada.

É importante que seja contratada uma empresa competente, experiente e especializada no assunto, já que ela exercerá um papel importante na segurança de dados.

Usar um sistema de gestão contábil no escritório

Atualmente, a utilização de um sistema de gestão contábil é fundamental para manutenção da segurança de uma empresa. Uma boa plataforma é dotada de um robusto sistema de segurança e inclui firewalls, antivírus, criptografia de dados — tornando as informações ilegíveis para criminosos virtuais —, entre diversas outras tecnologias.

Será crucial implementar um sistema de gestão de uma empresa experiente e competente, como a Fortes Contábil, cuja plataforma contribui para a segurança com diversos recursos, como:

  • tecnologia nuvem;
  • auditoria digital;
  • ferramenta de backup;
  • tecnologias de segurança;
  • e mais.

Além disso, a tecnologia ainda fornece amplas vantagens ao negócio, alguns exemplos:

  • agilidade e produtividade;
  • organização e centralização de dados;
  • maior confiabilidade dos dados;
  • manutenção do histórico de ações;
  • aumento da produtividade.

Todo gestor de um escritório de contabilidade, deve se preocupar com a segurança de dados para impedir que as informações internas, ou de seus clientes sejam subtraídas, ou perdidas. Entretanto, é fundamental aplicar as dicas explicadas neste artigo e contar com um bom sistema de gestão contábil.

Entre em contato já com a Fortes Tecnologia para entender como sua solução ajudará a garantir essa segurança em sua empresa e ainda oferecer outras vantagens!

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