Segurança de dados: como proteger seu escritório de contabilidade?

Segurança de dados: como proteger seu escritório de contabilidade?
6 minutos de leitura

A segurança de dados é uma questão relevante para todas as empresas, independente do porte ou segmento de atuação. Com a Lei Geral de Proteção de Dados, esse tema se tornou ainda mais importante, exigindo um movimento por parte das organizações empresariais.

Os escritórios contábeis lidam com um volume considerável de informações sensíveis, por essa razão, precisam estar protegidos de ataques virtuais. Se o gestor negligenciar e não se preocupar com essa segurança, poderá fazer com que seu negócio e seus clientes arquem com grandes prejuízos financeiros.

Porém, não são todos os gestores que sabem como garantir a proteção, já que é preciso conhecer o conceito e funcionamento da segurança de dados, a real importância do assunto para o escritório e as estratégias específicas para isso.

Neste artigo, vamos aprofundar o debate sobre o tema. Você vai entender como funciona a lógica da segurança de dados além de acessar dicas práticas envolvendo o tema. Continue a leitura e descubra!

O que é e como funciona a segurança de dados?

Basicamente, a segurança de dados consiste no conjunto de ações e estratégias desenvolvidas para proteger as informações de uma pessoa ou entidade em um ambiente virtual tanto de ameaças internas (como acessos indevidos de colaboradores) quanto externas (subtração de dados por hackers).

É relevante que essas medidas sejam aplicadas em todos os dados digitais, troca de informações e outras ações realizadas online.

Além disso, existem quatro pilares que servem de base para ações de segurança de dados, são eles a confidencialidade, integridade, disponibilidade e autenticidade. A seguir, explicamos melhor o conceito de casa um deles.

Confidencialidade

Consiste em garantir que as informações são acessíveis apenas para as pessoas autorizadas. O gestor precisará controlar e restringir os acessos por meio de autenticações e impor limitações aos dados sigilosos. Sem esse pilar, as informações ficam vulneráveis a furtos, roubos e outras formas de ciberataques.

Mesmo usando um software específico, a empresa tem a possibilidade de restringir o acesso a determinados dados, que podem ficar disponíveis apenas para colaboradores autorizados, com acesso mediante uso de login e senha.

Integridade

A integridade se refere a manutenção das condições originais de produzir e armazenar dados. Isso significa que somente as pessoas autorizadas poderão ter acesso e modificar as informações do sistema. Essa qualidade também possibilita a recuperação de arquivos perdidos ou danificados.

Disponibilidade

Esse princípio visa assegurar que os dados possam ser acessados a qualquer momento pelos indivíduos autorizados. O escritório deve ter um sistema eficiente e uma rede que funcione em tempo integral.

Autenticidade

Trata-se de um processo que permite identificar e registrar os usuários que enviam ou modificam as informações. Com esse pilar, você saberá quem realizou determinado ato no sistema e recebeu ou enviou os dados.

Qual a importância da segurança de dados para um escritório contábil?

Compreender a importância real da segurança de dados é a primeira etapa para que todos os colaboradores do escritório não a negligenciem. Primeiro é necessário entender, quais são as possíveis ameaças que seu negócio pode sofrer. A seguir, destacamos algumas delas:

  • infecção por malware: instalação de programa reescrito com códigos maliciosos;
  • exploração de vulnerabilidades: hackers buscam falhas na segurança da empresa para subtrair dados;
  • phishing: tentativa de obter dados pessoais dos indivíduos por meio de e-mails, mensagens ou SMS falsos;
  • fraude interna: ataques cibernéticos ou criminosos entram no estabelecimento para subtrair dados;
  • indisponibilidade: o objetivo do ataque é causar instabilidade ou queda no sistema, o que também prejudica a atividade e imagem da empresa.

Muitos gestores acreditam que ataques são bastante difíceis de ocorrerem, mas de acordo com dados divulgados pela empresa de segurança cibernética Fortinet, em 2022, o Brasil sofreu mais de 100 bilhões de tentativas e ameaças de ataque cibernético.

Para você ter uma ideia da expressividade destes números, eles representam aproximadamente 30% do total de ataques registrados na América Latina.

O principal vetor de ataques, segundo a pesquisa, ainda é o pishing, bastante comum em e-mails falsos que disseminam malwares que têm o objetivo de atacar máquinas remotamente.

Se o seu escritório ficar vulnerável e sofrer esses ataques, ele também arcará com prejuízos bastante elevados ou de difícil reparação, como:

  • danos à imagem da empresa no mercado, causando falta de confiança entre os investidores, clientes, parceiros e fornecedores;
  • diminuição do faturamento da empresa;
  • comprometimento das informações da empresa e do cliente; e,
  • perda permanente dos dados corporativos.

Como garantir a segurança de dados no escritório contábil?

Percebe-se que proteger as informações, dados e arquivos da organização é fundamental para garantir o desenvolvimento saudável da sua empresa.

Isso se torna ainda mais relevante quando se trata de escritórios de contabilidade, já que seus sistemas armazenam dados sigilosos das empresas. Para instruí-los sobre o assunto, nos tópicos abaixo listamos e explicamos as estratégias eficientes para assegurar a segurança de dados.

Treinar toda a equipe

Muitas vezes os colaboradores do escritório abrem e-mails falsos, clicam em links maliciosos ou sofrem ataques por falta de conhecimento sobre o assunto. Por isso, é importante que você invista em treinamentos e capacitações, para que sua equipe saiba como maximizar a segurança de dados.

Um dos principais riscos de ameaça aos dados do negócio está atrelado a falta de conhecimento dos colaboradores. Infelizmente, clicar em links maliciosos é um problema recorrente, não é por acaso que o pishing ainda é um dos principais vetores de ataques.

Além disso, os treinamentos também mantém os funcionários mais engajados e motivados para o trabalho, o que ajuda na retenção de talentos. Investir em conhecimento é sempre uma excelente estratégia de gestão, desenvolvimento e proteção do negócio.

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Implementar um compliance digital

Compliance significa estar consoante a legislação. Há normas brasileiras que impõem várias exigências sobre a segurança de dados, sendo que o objetivo do compliance é fazer com que a empresa siga as disposições da lei brasileira.

Nesse caso será preciso contratar um consultor, assessor ou programa que realize serviço de auditoria digital, garantindo que o escritório cumpra a legislação.

Definir políticas de acesso

O gestor deve elaborar um Regimento Interno ou Código de Ética que inclua regras claras, objetivas e transparentes que visam assegurar a proteção das informações, além de explicar a importância desses códigos e incentivar sua leitura pelos colaboradores.

Ele também deve estruturar uma cultura corporativa direcionada à inovação e preocupação com a segurança de dados, que é uma estratégia que objetiva transformar o comportamento dos clientes internos (funcionários da empresa).

Contar com o armazenamento nuvem

armazenamento de dados na nuvem consiste na utilização de sistemas e computadores de outras empresas, para trabalhar e guardar as informações. Com essa tecnologia, a segurança de dados será delegada para outra organização e a realização de backups (cópias de segurança dos arquivos) será facilitada.

É importante contratar uma empresa competente, experiente e especializada no assunto, já que ela exercerá um papel importante na segurança de dados.

Realizar backup frequente

Incluir na rotina a realização de bacups cria uma camada extra de proteção em caso de perda de dados.

A finalidade dessa prática é justamente restaurar informações em caso de acidentes operacionais ou ataques que causem a perda dos arquivos originais.

A realização de backups deve ser feita frequentemente e é uma das práticas mais indicadas pelos especialistas em proteção de dados.

Apostar na criptografia de dados

A criptografia é outro ponto chave quando se fala em integridade e autenticidade de informações. Na prática, ela garante que os dados só possam ser acessados e lidos por pessoas autorizadas.

A proteção se dá por meio de uma chave matemática que é impossível de ser violada, criando uma barreira para a ação de cybercriminosos.

A melhor maneira de incluir a criptografia no escritório é investindo em sistemas de informações que contenham este tipo de chave, como é o caso do sistema oferecido pela Fortes Tecnologia.

Usar um sistema de gestão contábil no escritório

Atualmente, a utilização de um sistema de gestão contábil é fundamental para manutenção da segurança de uma empresa. Uma boa plataforma é dotada de um robusto sistema de segurança e inclui firewalls, antivírus, criptografia de dados — tornando as informações ilegíveis para criminosos virtuais —, entre diversas outras tecnologias.

Será crucial implementar um sistema de gestão de uma empresa experiente e competente, como a Fortes Contábil, cuja plataforma contribui para a segurança com diversos recursos, como:

  • tecnologia nuvem;
  • auditoria digital;
  • ferramenta de backup;
  • tecnologias de segurança;
  • e mais.

Além disso, a tecnologia ainda fornece amplas vantagens ao negócio, alguns exemplos:

  • agilidade e produtividade;
  • organização e centralização de dados;
  • maior confiabilidade dos dados;
  • manutenção do histórico de ações;
  • aumento da produtividade.

Quais são os diferenciais da Fortes Tecnologia?

A Fortes Tecnologia está há mais de 30 anos no mercado. Especialista no desenvolvimento de softwares para o setor contábil, gestão de pessoas e gestão empresarial, a empresa oferece atendimento de alto padrão.

Um dos pilares de atuação da empresa é a segurança de dados. O objetivo é garantir que os clientes alcancem eficiência em suas operações sem perder espaço para a proteção do negócio e dos dados dos clientes.

Para a escolha do melhor sistema de para a sua empresa, a Fortes tem como diferencial oferecer um produto personalizado e treinamento para os usuários.

Com as nossas soluções, a sua empresa diminui o tempo gasto com as mais variáveis rotinas do setor de contabilidade, automatizando tarefas repetitivas, e, garantindo mais produtividade e integração.

Como você viu, os gestores de escritórios de contabilidade devem estar atentos à questão da segurança de dados. Para isso, além de investir no treinamento dos colaboradores, devem colocar em prática ações que protejam as informações internas, tanto da empresa quanto dos clientes.

A tecnologia é uma grande aliada na otimização e automação das tarefas. Porém, a sua implementação depende de planejamento, boas práticas e suporte de empresas especializadas. A escolha de um sistema adequado vai fazer toda a diferença no desempenho e segurança do seu escritório.

Entre em contato já com a Fortes Tecnologia para entender como sua solução ajudará a garantir essa segurança em sua empresa e ainda oferecer outras vantagens!

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