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Promover a otimização de recursos em um escritório de contabilidade é o caminho para se destacar frente à concorrência. Usar os meios dos quais se dispõe de forma racional faz com que o negócio se expanda naturalmente, e a consequência disso é um faturamento cada vez maior, aumentando a lucratividade do contador.
Este artigo mostra exatamente de que forma essa otimização pode ser feita. Lendo o texto, você entenderá a necessidade de otimizar os recursos. Saberá como ela pode ser implementada em um escritório de contabilidade. Por fim, conhecerá as soluções tecnológicas que impulsionam ainda mais os resultados alcançados com essa conduta de trabalho.
Tenha uma boa leitura!
Por que é necessário otimizar os recursos disponíveis?
Um escritório contábil lida com muitas demandas, todas de uma só vez. Cuidar corretamente da carteira de clientes requer tempo e esforço, pois é preciso atender às empresas que já estão dentro do escritório ao mesmo tempo que é preciso manter as atividades de expansão do negócio. Prospectar para atrair, conquistar e fidelizar clientes deve ser uma atividade contínua para a saúde do escritório.
Sendo assim, utilizar estratégias que economizem tempo é essencial. Isso é conseguido por meio da otimização de recursos, que traz inúmeras vantagens que podem muito bem se traduzir em mais receita para o escritório. O controle se torna mais facilitado, as tarefas são feitas de forma muito mais ágil, e a grande consequência disso tudo seguramente é um aumento considerável de produtividade.
Como fazer uma otimização de recursos eficiente no escritório contábil?
Existem algumas fórmulas bem conhecidas para otimizar os recursos disponíveis em uma empresa, independentemente de os recursos em questão serem métodos de trabalho ou capital humano. Veja, a seguir, alguns exemplos de otimização passíveis de serem implementados em um escritório contábil.
Promova treinamentos
Uma equipe bem treinada consegue apresentar resultados muito superiores. Isso é um fato bastante conhecido no meio empresarial. Sendo assim, nada melhor do que promover capacitações continuamente em seu escritório de contabilidade, pois os resultados reforçaram o aumento de receita para o escritório. Pessoas bem treinadas executam tarefas de modo muito mais eficiente, diminuindo a ocorrência de erros e retrabalhos.
Outro ponto de fundamental importância em manter uma matriz de treinamentos é estar constantemente atualizado sobre todas as mudanças do setor. A contabilidade é alterada continuamente, principalmente pela promulgação de novas regras tributárias. Nada melhor, portanto, do que estar em contato contínuo acerca das novidades, de modo que todo o corpo de funcionários fique atualizado.
Use indicadores de desempenho
Tão importante quanto ter processos bem definidos é contar com mecanismos de avaliação que permitam mensurar seu desempenho. Esse tipo de conduta favorece muito a profissionalização do escritório de contabilidade, pois, na prática, o negócio passa a ser conduzido por metas. De qualquer forma, o caminho para atingir um pleno monitoramento é a utilização de indicadores de desempenho.
Outra grande utilidade dos indicadores é permitir uma avaliação dos novos processos adotados. Isso quer dizer que não basta apenas implantar novos métodos de trabalho, é preciso saber se eles realmente são eficientes. Para isso, é necessário fazer a comparação entre o modelo antigo e o atual, o que é possibilitado por meio do uso de indicadores de performance.
Crie documentações para as rotinas
Especialmente em um escritório de contabilidade, as rotinas exercem um papel fundamental. A razão disso é os compromissos serem muitos, a fim de atender ao cumprimento das obrigações dos clientes. Sendo assim, sem um procedimento-padrão que indique o que deve ser feito e em qual momento, fica muito fácil perder-se. E, no caso da contabilidade, atrapalhar o andamento dos trabalhos significa ter prejuízos.
Nesse sentido, manter uma boa escrituração dos procedimentos necessários em cada área do escritório ajuda muito em diversas situações. A primeira é guiar os atuais funcionários no cumprimento de suas tarefas, principalmente para evitar a perda de prazos. Um segundo ponto de benefícios seria uma maior velocidade de adaptação aos novos times da empresa, que poderiam aprender mais rapidamente o que deve ser feito e de que modo.
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Como a tecnologia pode ajudar?
Veja, a seguir, alguns exemplos de otimização de recursos por meio do uso de tecnologia avançada.
Utilização de tecnologia em nuvem
O formato de trabalho em nuvem permite uma otimização enorme dos procedimentos executados em uma empresa, inclusive em um escritório contábil. O primeiro grande benefício dessa tecnologia é em relação ao armazenamento de arquivos. Ao usar um espaço em disco de um terceiro contratado para tal, ganha-se economia de tempo, dinheiro e espaço físico, além de aumentar consideravelmente a segurança.
O outro ganho notável diz respeito à produtividade dos membros da equipe. Ao usar sistemas que rodam baseados em nuvem, o acesso à aplicação pode dar-se a partir de qualquer dispositivo. Isso leva praticidade ao trabalho dos colaboradores, permitindo seu acesso em home office ou mesmo durante uma viagem de negócios.
Adoção de sistemas automáticos de cobrança
Independentemente do tipo de empresa que estamos analisando, uma coisa é certa: o fluxo de caixa é uma das variáveis mais importantes a ser cuidada. Assim, usar um sistema de cobrança automático facilita o processo de recebimento de recursos. Isso é vital para o negócio, e automatizar essa tarefa ainda apresenta a vantagem de liberar o tempo de trabalho do gestor para as tarefas mais estratégicas do negócio.
Implantação de canais de comunicação digitais
Ter um processo de comunicação eficiente em uma empresa é primordial para aumentar a produtividade e otimizar recursos. Nesse sentido, contar com uma ferramenta que permita compartilhar documentos em tempo real e montar canais de comunicação em grupo ajuda muito a tornar o trabalho mais veloz.
A otimização de recursos é o caminho certo para despontar com destaque no meio da concorrência entre os escritórios de contabilidade. Com uma melhor destinação e o aproveitamento dos meios disponíveis para executar o trabalho, é possível aumentar a produtividade e fazer os lucros crescerem.
Com mais dinheiro em caixa, pode-se investir em outras frentes que poderão trazer ainda mais clientes. Perceba que, no final das contas, tudo se resume a executar melhores estratégias voltadas ao crescimento do negócio contábil.
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