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Será que é possível ter sucesso utilizando metodologias ágeis na contabilidade? Essa dúvida pode ser comum devido ao trabalho bastante técnico dos contadores.
No escritório de contabilidade, é comum nos depararmos com um dia a dia cheio e repleto de entregas. Por isso, o uso de metodologias ágeis pode facilitar a gestão de projetos e tarefas, garantindo a melhor performance do time.
Como o nome já diz, as metodologias ágeis são maneiras de gerenciar projetos buscando maior agilidade na produção e entrega. O uso de métodos desse tipo serve para organizar as etapas do projeto e garantir o alinhamento do time, estipulando quais serão as entregas e prazos, definindo um processo a ser seguido.
Se você quer entender mais sobre as metodologias ágeis na contabilidade, veja abaixo algumas dicas que separamos, bem como os benefícios desse modelo de organização.
Conheça os tipos de metodologias ágeis que podem ser aplicadas na contabilidade
Considerando a competitividade no meio da contabilidade e a importância de manter a satisfação dos clientes com a entrega, a metodologia ágil organiza a produtividade para garantir o melhor resultado possível.
Contudo, cada metodologia apresenta foco em fatores diferentes, por exemplo, as etapas da entrega, a visualização das tarefas da equipe ou, mesmo, metas e objetivos específicos.
Scrum
O método Scrum é focado em intervalos de tempo para a produção das tarefas, que são denominados de sprint. O time envolvido pode definir o tamanho ideal de uma sprint e designar as tarefas que estarão em cada uma delas, de acordo com a data de entrega e ordem de prioridade.
Antes de iniciar a sprint, a equipe se reúne para atribuir pontos, por meio de uma votação, às tarefas que serão realizadas. As demais tarefas ficam no backlog, um repositório de demandas que é organizado também por prioridade e de onde surgem as tarefas para as demais sprints.
Ao final de uma sprint, o time debate sobre as tarefas realizadas, se a entrega foi feita como o esperado, o que pode ser melhorado para o próximo ciclo e o que funcionou corretamente e deve ser mantido dentro do processo de organização.
Kanban
O Kanban funciona para a organização do status das tarefas e o alinhamento geral da equipe, de maneira que a comunicação seja clara e todos os membros do time saibam no que cada um está trabalhando no momento.
De maneira simples, o Kanban funciona como um quadro, virtual ou físico, com as seguintes etapas para separação das tarefas: “a fazer”, “em progresso” e “finalizada”.
Antes de iniciar um determinado projeto, a equipe se reúne para definir quais tarefas estão envolvidas nesse processo, criando um tipo de checklist e selecionando os integrantes do time responsáveis por cada demanda. Em seguida, todas as tarefas são colocadas como “a fazer” e cada membro move sua tarefa de acordo com a etapa atual, seja ela “em progresso”, ao ser iniciada, ou “finalizada”, ao ser entregue.
Alguns times também criam novas etapas como “em revisão” , para designar tarefas que estão prontas, mas retornaram para algum ajuste, por exemplo.
Smart
Se você prefere trabalhar definindo metas e objetivos para um projeto, em vez de etapas, ciclos e tarefas, uma boa solução é a metodologia Smart.
Nesse método, cada letra da palavra Smart significa um dos princípios desse formato de gerenciamento de projetos. Confira abaixo.
- S (Specific) – É preciso que sua meta traçada seja específica e clara, sem margem para muitas interpretações.
- M (Measurable) – Lembre-se de estipular uma meta que possa ser mensurável, de forma que seja possível obter resultados quantitativos.
- A (Attainable) – Sua meta precisa ser alcançável, ou seja, deve estar de acordo com o cenário da empresa.
- R (Relevant) – Os objetivos traçados precisam ter relevância para o crescimento da empresa e suas metas como um todo, contribuindo de alguma forma.
- T (Time-related) – É importante definir o fator tempo para a sua meta. Dessa forma, você pode estabelecer um paralelo entre os resultados mensuráveis e o período de execução e obter a melhor perspectiva do desempenho geral.
Veja 3 vantagens de utilizar metodologias ágeis contabilidade
As metodologias ágeis na contabilidade trazem vários benefícios para o escritório contábil, mas essa 3 são essenciais para manter o negócio funcionando bem.
1. Agilidade e eficácia
Ao definir um processo de organização das entregas que funcione de forma eficaz, torna-se mais fácil replicar nas tarefas seguintes. Ou seja, com um modelo de metodologia ágil, é possível identificar os pontos de melhoria nas entregas das tarefas, melhorar a comunicação do time e aumentar a agilidade.
2. Colaboração e comunicação
Além disso, ao organizar as demandas do escritório de forma clara, você promove a colaboração, a comunicação e a agilidade, fatores essenciais para garantir a melhor entrega possível para o cliente.
3. Performance e satisfação do cliente
Consequentemente, ao realizar entregas de valor para as empresas, além de aumentar a satisfação desses clientes, o escritório vai ganhar destaque por meio de sua performance nesse meio competitivo.
Saiba como implementar na prática
Na teoria, a metodologia ágil é uma ótima ferramenta para gerenciar projetos, mas você deve estar se perguntando: “e como funciona na prática”? Bem, não se preocupe, vamos falar sobre como escolher a melhor metodologia para a sua rotina e como evitar erros na implementação.
Decidindo a metodologia ideal
A melhor opção para decidir sua metodologia ágil de trabalho é considerar os fatores essenciais do seu projeto. Por exemplo, caso o projeto demande muitas tarefas, que serão divididas em fases, uma boa opção é o método Scrum.
Contudo, se você quer investir em colaboração e comunicação clara, sem muitos ciclos e fases, o Kanban pode ser uma opção para alinhar o time de acordo com o que cada um está fazendo e ainda precisa fazer.
O ideal é considerar quais os fatores principais para a organização da sua equipe ou rotina: ciclos de entregas ou etapas de tarefas, por exemplo.
Evitando erros na implementação
Apesar da metodologia ágil servir para organizar e gerenciar um projeto, ela não vai ser perfeita logo de imediato. Isto porque o fator-chave para esse método de trabalho é aperfeiçoar de acordo com a experiência, a fim de otimizar o processo.
Por isso, para evitar erros e frustrações, lembre que é preciso orientar a equipe sobre como o método escolhido funciona, indique leituras relacionadas, vídeos explicativos e, até mesmo, dinâmicas de teste, para eles se ambientarem com o processo.
Também é importante planejar o funcionamento desse método, para que todos entendam sua função dentro do time e seu papel na colaboração para a entrega do projeto.
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