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Diversos são os serviços prestados pelas pessoas físicas e jurídicas, como serviços de marketing digital, de contabilidade, de assessoria jurídica, de consultoria, dentre tantos outros. Para apoiar a relação entre prestador e tomador é indispensável que seja elaborado um instrumento oficial que delimite e conduza o acordo comercial, e, este instrumento é o contrato de prestação de serviços.
A proposta deste post é apresentar o conceito do contrato de prestação de serviços, assim como as cláusulas essenciais que devem estar contidas neste documento e a sua importância na contabilidade.
Vou abordar também os cuidados que devem ser tomados durante seu processo de elaboração, bem como os profissionais adequados para orientar na execução desta atividade.
Se quiser saber mais sobre o assunto, continue lendo!
O que é um contrato de prestação de serviços?
Mais do que um documento, o contrato de prestação de serviços caracteriza-se por ser um instrumento de proteção. É a ferramenta oficial que formaliza a relação entre duas partes, sendo elas o contratado (prestador do serviço) e a contratante (tomador do serviço).
É dentro do contrato que toda relação comercial se dá com o cliente, de forma que é importante detalhar, minuciosamente:
- a descrição dos serviços contemplados e não contemplados;
- prazos de entrega dos serviços acordados;
- os valores que serão cobrados, bem como as condições e períodos de pagamento (à vista, prazo, boleto);
- estabelecimento de penalidades quando da quitação em atraso ou até mesmo para a inadimplência.
O contrato também deve conter cláusulas que apontem as responsabilidades, direitos e obrigações de ambas as partes (contratado e contratante). Nele colocamos ainda informações referentes às bases legais que respaldam a execução das atividades e serviços descritos no contrato, além das cláusulas da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e a rescisão contratual.
É imprescindível deixar estes aspectos bem definidos para que limites não sejam ultrapassados por nenhum dos entes participantes da relação comercial, além de garantir embasamento jurídico em quaisquer questionamentos, delimitando onde os serviços se iniciam e onde os serviços se encerram.
Pensando nas ameaças às quais os contadores estão sujeitos quando se descuidam e não apoiam seus serviços juridicamente no contrato de prestação, trouxemos um ponto de vista acerca da importância da formalização do referido documento.
Qual a importância desse contrato de serviços na contabilidade?
A Contabilidade é extremamente vasta, abrangendo diversas áreas como contábil, fiscal e departamento pessoal, nas quais são executadas muitas tarefas. Sendo assim, os escritórios contábeis necessitam formalizar a relação estabelecida entre seus clientes, a fim de que possuam respaldo jurídico em possíveis intercorrências, e para isso, devem utilizar-se do contrato de prestação de serviço, conforme detalhado no tópico acima.
Diversos são os riscos e problemas que podem ser causados pela ausência ou má formalização do contrato, tais como:
- desgaste na relação quanto aos valores e prazos firmados;
- falta de responsabilidade para cumprimento dos direitos e deveres;
- ausência de respaldo para aplicação de penalidades;
- vulnerabilidade quanto aos serviços que serão prestados, podendo haver cobrança excessiva;
- dificuldade na imposição de limites;
- impossibilidade de questionar juridicamente se necessário, dentre tantos outros aspectos negativos.
Muitas empresas e profissionais acabam por negligenciar a elaboração e utilização do contrato de prestação de serviços. É cada vez mais comum encontrarmos escritórios que oferecem serviços através de acordos informais – famosos “contratos de boca” – apesar de ser uma exigência do Conselho Federal de Contabilidade, respaldar a prestação dos serviços por meio da formalização contratual.
Alguns escritórios que possuem o referido instrumento utilizam contratos modelos, muitas vezes extraídos da própria internet ou de cursos realizados, ignorando as especificidades e particularidades de cada tipo de cliente e descartando a personalização para oferta dos seus serviços.
É importante que o contrato seja direcionado para atender ao que o cliente precisa e ao que ele pode contratar.
Já vimos a real importância do contrato para a contabilidade, e por isso, é imprescindível apresentarmos alguns cuidados que devem ser tomados na hora de sua elaboração.
7 cuidados que se deve ter na hora de fazer um contrato de prestação de serviços
Para que o contrato de prestação de serviços contábeis possa oferecer proteção e segurança para ambas as partes da relação comercial, é necessário estar atento à alguns cuidados, conforme veremos a seguir:
1. Formalização e definição de objeto
Além da definição de qualificação das partes, assinatura e validade contratual, é necessário definir o objeto do contrato, que engloba o conteúdo e a finalidade da contratação do serviço, devendo ser apresentado de forma clara e detalhada.
2. Contratos personalizados
Conforme já comentado, não é recomendável que os contratos utilizados sejam aqueles modelos prontos encontrados na internet, cursos e afins, tendo em vista que não atendem as necessidades de cada cliente, além de não garantir total segurança em decorrência da presença apenas de cláusulas gerais.
3. Responsabilidades, direitos e deveres
Ambas as partes devem se comprometer a atender os acordos definidos em contrato, por exemplo:
- cumprimento de prazo para entrega de documentos pela contratante;
- cumprimento do prazo para entrega de relatórios contábeis pela contratada;
- respeitar horários de atendimentos e solicitações, entre outros;
- estabelecer os limites que auxiliam na saúde da relação entre cliente e empresário, evitando desta forma possíveis conflitos.
4. Honorários
Os valores dos serviços devem ser bem definidos, inclusive determinando as condições de pagamento, prazos de vencimento e reajuste contratual, bem como aplicação de possíveis penalidades (multa e juros) subjacentes aos atrasos dos honorários.
5. Política de ação à inadimplência
É importante determinar as ações que serão realizadas nos casos de inadimplência, implementando políticas que possam nortear a relação com o cliente, podendo detalhar por exemplo, os prazos de suspensão dos serviços decorrentes da ausência de pagamento.
6. Fidelização de contrato
A oferta de benefícios e vantagens para manter o cliente na carteira por determinado período estabelecendo o prazo de permanência mínima deve ser detalhada, inclusive revelando possíveis aplicações de penalidades nos casos de descumprimento. Além disso, as condições de rescisão contratual também devem ser contempladas no instrumento formal.
7. Serviços contemplados e não contemplados
É imprescindível que esteja especificado no contrato os serviços abarcados e aqueles não abarcados, com delimitações das áreas (departamento pessoal, contábil, fiscal) e relatórios contemplados, para que não haja entendimento dúbio, evitando desgastes entre as partes.
“A riqueza de detalhes será o diferencial para determinar as características de execução dos serviços.“
Destaca-se que a lista de aspectos que devem ser considerados no momento da elaboração do instrumento contratual é muito mais extensa do que a apresentada neste artigo. Por isso, é indispensável que o empresário contábil conte com o auxílio de uma assessoria jurídica a fim de que lacunas e deslizes não estejam presentes, minimizando assim, possíveis efeitos de questionamentos legais.
Quem pode ajudar a fazer o contrato de prestação de serviços?
Para que o contrato de prestação de serviços possa ser preparado sem falhas, faz-se necessário buscar o suporte de uma assessoria jurídica para auxiliá-lo neste processo, já que a elaboração deste documento por um profissional com conhecimento técnico e específico visa prevenir possíveis prejuízos que possam surgir decorrente de alguma intercorrência na relação comercial.
Dessa forma, contar com um escritório de advocacia ou profissional habilitado é importantíssimo, pois, visa garantir que os critérios de atendimento à legislação vigente e o acordo a ser firmado entre as partes no contrato de prestação, ambos sejam cumpridos e formalizados, protegendo-se assim de riscos jurídicos, além de evitar problemas futuros para os negócios.
Conforme vimos, a formalização do instrumento contratual é indispensável, tendo em vista que traz proteção legal, delimitação das responsabilidades das partes, previne a inadimplência dos honorários, e principalmente, contribui no reconhecimento do valor dos serviços contábeis oferecidos pelos profissionais.
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