Gestão contábil

Como fazer o gerenciamento de notas fiscais de forma segura e automatizada?

Escrito por Fortes Tecnologia
Publicado em: 20/03/2020 Tempo estimado de leitura: 5 minutos

Dada a conhecida complexidade do sistema tributário adotado no Brasil, negligenciar o gerenciamento de notas fiscais pode trazer um enorme risco para as empresas. Ao não darem a devida atenção ao assunto, elas ficam sujeitas a sofrerem autuações do Fisco.

O ponto mais curioso disso é que a contabilidade da companhia não precisa ficar à mercê da sorte. Tudo o que você precisa fazer é adotar um software desenvolvido especificamente para automatizar processos no escritório contábil. Essa simples mudança garante variadas vantagens ao seu negócio.

Para conferir cada uma delas e como aplicar o gerenciamento de notas fiscais na prática, continue a leitura!

Impactos da tecnologia nas tarefas contábeis

Em termos de inovação na execução de processos, não há como negar que os últimos anos (principalmente) foram muito generosos para o setor contábil. De fato, o desenvolvimento de ferramentas com tecnologia de ponta trouxe tantos impactos positivos que é até difícil enumerá-los. De qualquer modo, os principais deles são:

Aumento da praticidade e rapidez

Um sistema de gestão fiscal completo não só conclui as tarefas necessárias mais rapidamente, como o fazem de maneira mais prática. Afinal, esse tipo de solução se encarrega de uma série de tarefas, como:

  • importação de arquivos XML;
  • encaminhamento de obrigações acessórias;
  • análise em tempo real de eventuais atualizações da legislação; tributária referentes ao PIS e COFINS;
  • apuração fiscal automática.

Com uma rotina de trabalho definida, a solução escolhida proporciona máxima precisão nos lançamentos contábeis. Ao mesmo tempo, isso também se traduz na melhoria da gestão financeira da empresa.

Redução de custos

Considerada fundamental para que uma organização consiga ampliar a margem de seu capital de giro, a diminuição de gastos é outro benefício atrelado à tecnologia. Isso porque o corpo de funcionários contratados fica enxuto e alinhado às necessidades e expectativas do negócio. Livres das tarefas repetitivas, os colaboradores ficam aptos a entregar mais valor aos clientes do escritório contábil.

É bem provável que você até conheça esses e os demais benefícios da tecnologia para sua empresa. Mas, de um modo amplo, quais seriam as melhores práticas para realizar um gerenciamento fiscal efetivo? Confira 6 medidas que realmente fazem a diferença!

6 dicas para gerenciamento de notas fiscais

Confira as dicas a seguir para gerenciar melhor as suas notas fiscais.

1. Assegure autenticidade às notas fiscais

Um dos primeiros cuidados a serem tomados se refere ao hábito de constatar a fidedignidade dos referidos documentos fiscais. Caso surja qualquer incerteza com relação à autenticidade de uma NF-e, basta efetuar uma consulta completa sobre o lançamento dela junto à Receita.

Lembre-se de que esse tipo de averiguação exige a apresentação de um código de acesso, o qual é localizado no documento auxiliar da nota fiscal eletrônica — o chamado DANFE. Uma vez que tenha acesso à página relativa à NF-e, você precisa conferir cada item informado criteriosamente.

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2. Use um sistema de gestão online

Todo bom gestor contábil busca a excelência na realização dos processos que são de sua responsabilidade. Ocorre que, na prática, por mais habilidosa que a equipe seja, os erros podem aparecer a qualquer momento.

Além de finalizar as etapas da rotina do escritório em tempo recorde, o sistema contábil previne a empresa das consequências ocasionadas por falhas. Assim, a organização mantém o recolhimento de impostos em dia, evitando quaisquer cobranças posteriores motivadas por atrasos ou inconsistências entre o valor pago e o devido.

Em teoria, é perfeitamente possível organizar os pagamentos em planilhas. No entanto, o método é antiquado e lento, o que compromete a produtividade dos funcionários ao longo de um dia de trabalho.

Por falar nisso, vale salientar que a automatização de processos também contribui para o desenvolvimento de um ambiente de trabalho menos estressante. Afinal, os colaboradores se libertarão da pressão natural ligada a cada novo lançamento, essencialmente se houver registro de erros no passado.

3. Estude a legislação, mantendo-se constantemente atualizado

Nem só de tecnologia vive um escritório contábil, uma das razões pelas quais o avanço tecnológico não é, necessariamente, uma ameaça à profissão. Aos profissionais da empresa, espera-se uma preocupação quanto às alterações das leis tributárias pertinentes ao negócio. Tal conduta, por sinal, é decisiva para que a empresa execute um compliance eficiente.

O desafio de se manter atualização perante a complicada legislação brasileira é um desafio. Vale ainda ressaltar a relevância de ficar a par das regras inerentes aos tributos municipais, estatais e federais. A fim de acompanhar o andamento de mudanças pontuais em cada uma dessas esferas, vale a pena assinar uma newsletter confiável. Outra recomendação é adquirir o costume de visitar os portais oficiais com certa frequência.

4. Promova a integração entre todos os setores da empresa

Outra dica fundamental é se certificar que o sistema de gestão contábil escolhido esteja integrado a todos os departamentos da empresa. O ideal é que todos os departamentos tenham à disposição um canal de comunicação apropriado. A troca de informações entre os setores ajuda a sustentar a harmonia interna da empresa, algo vital para alcançar um ritmo operacional fluido e destituído de gargalos administrativos.

5. Armazene os dados na nuvem

Igualmente relevante é a preferência por uma ferramenta de gestão que armazene os dados em servidores embasados na tecnologia em nuvem, além de dotados dos mais recentes mecanismos de segurança. Dessa forma, o escritório transmite uma credibilidade ímpar aos clientes. Eles ficarão tranquilos por saber que a empresa contratada para gerir sua contabilidade se ampara em uma consolidada política de proteção de dados.

Soma-se a isso a vantagem de poupar o dinheiro que seria utilizado nas manutenções dos servidores físicos e na atualização do sistema de segurança. Na nuvem, esses respectivos valores ficam a cargo da empresa responsável encarregada de oferecer o serviço de armazenamento.

6. Mantenha-se bem informado sobre inovações tecnológicas

Por fim, nós o aconselhamos a continuar lendo e se informando a respeito das inovações tecnológicas recém-chegadas ao mercado. Isso é determinante para que seu escritório contábil fique inteirado quanto às novidades que possam agregar ainda mais valor ao negócio. Então, cabe a você, como gestor contábil de excelência, buscar as melhores soluções de gerenciamento de notas fiscais para aumentar a receita no escritório contábil.

Pensando sobre qual seria a solução atual mais moderna e eficaz? Conheça o nosso sistema de gestão fiscal e conquiste o diferencial competitivo que seu escritório contábil merece!

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