Gestão contábil

15 dicas preciosas para engajar o time do seu escritório contábil

Fortes tecnologia apresenta como engajar o time do seu escritorio contabil
Escrito por Fortes Tecnologia
Publicado em: 18/06/2019 Tempo estimado de leitura: 12 minutos

Engajar o time do seu escritório contábil para atingir um objetivo em comum é uma das tarefas mais importante atualmente. Perante o concorrido e acirrado mercado atual, é fundamental que os colaboradores do estabelecimento vão além da simples prestação de serviço e trabalhem conjuntamente para o desenvolvimento e expansão do negócio, sendo papel do empreendedor tomar medidas para engajá-los ao negócio.

“Produtividade é a pior desde os anos 50”, esta notícia revela um cenário preocupante quando falamos de dados que envolvem o desempenho dos trabalhadores brasileiros comparados com os norte-americanos. Conforme informações publicadas no site Estadão, a economia mais produtiva no mundo atualmente é a americana.

A baixa produtividade no trabalho é um pesadelo para muitas empresas, incluindo escritórios contábeis. Diagnosticar o motivo pelo qual os seus colaboradores estão produzindo menos pode ser difícil, embora seja fundamental. Para os especialistas em gestão, os motivos são variados e podem ir desde a gestão ineficiente ou despreparada, até o excesso de atividades a desempenhar, que pode levar a situações de stress e falta de motivação.

Os escritórios de contabilidade não estão livres de situações que acabam por estressar e desanimar o contador! Processos burocráticos, prazos apertados, líderes pouco preparados, falta de planos de carreira, capacitação e treinamento e feedback são algumas delas.

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Como engajar o time do seu escritório contábil?

Para ter uma equipe forte e de alto desempenho, o líder enfrenta precisa encontrar formas para motivar os colaboradores e assim fugir do baixo nível de produtividade. O sonho de todo empresário é ver o negócio prosperar de forma mais eficiente e rentável. Para tornar esse sonho realidade, o contador 2.0 precisa desenvolver práticas para melhorar o engajamento dos funcionários no escritório contábil. Confira:

1) Comunique com a sua equipe de forma eficaz

Os líderes normalmente acham que se comunicam de forma eficaz. Mas é preciso ir além do tradicional quando se trata de motivar e reter equipes de alto desempenho na contabilidade. Um bom líder deve: elogiar, sugerir, dividir resultados, estar visível e ao alcance do todos os funcionários. É igualmente importante saber ouvir.

Para resolver os entraves diários nas empresas contábeis, realizar reuniões com os funcionários e pedir soluções para essas questões pode ser a solução. Cada ideia é única e pode auxiliar nesse processo — e isso faz com que os funcionários se sintam parte importante da empresa.

Assim, elaborar boas estratégias de comunicação nas organizações faz com que você possa engajar o time do seu escritório para que tenham uma nova perspectiva da empresa na qual trabalham. Dessa forma, eles se tornam verdadeiros embaixadores da empresa, facilitando inclusive, a relação interpessoal.

2) Lance mão da inovação e tecnologia

tecnologia já ajuda o contador 2.0 a realizar o fechamento contábil dos seus clientes. Essa é uma das tendências do setor: estar cada vez mais inserido no meio digital, eliminando de vez o trabalho de digitação, por exemplo. A produtividade do escritório aumenta drasticamente com o uso da tecnologia. Assim sobra mais tempo para a equipe pensar no estratégico e investir no relacionamento com os seus clientes.

Além de reformular as atividades operacionais, a tecnologia na contabilidade repagina o valor do serviço contábil, o tornando-o altamente estratégico e consultivo.

3) Conheça a sua equipe e reconheça o seu trabalho

Procure saber com quem você trabalha, o que seus funcionários pensam e como vêem a empresa. As equipes de alto desempenho na contabilidade se sentirão valorizadas com a sua preocupação e interesse. Uma das principais razões que levam a frustração dos profissionais é o não reconhecimento pelo bom trabalho realizado.

O sentimento de ver o seu trabalho reconhecido conta muito. O feedback é uma prática essencial para encorajar, criar confiança e aprimorar as habilidades do time do escritório contábil.

4) Dê mais autonomia aos colaboradores, delegando tarefas e responsabilidades

Incentive a autonomia dos funcionários para a entrega de resultados. Quando seus funcionários se sentem livres para realizar o trabalho, eles se mostram mais confiantes e seguros para apresentar os melhores resultados. Uma equipe engajada tem colaboradores que sabem que fazem parte de algo maior, com objetivos comuns a serem atingidos. São equipes competentes capazes de elaborar projetos e ideias com responsabilidade, independência e autonomia.

Em um escritório de contabilidade o número de clientes é grande e cada um tem suas particularidades. Que tal fazer a distribuição das funções de acordo com esses clientes e as competências dos profissionais da sua equipe contábil?

Ao delegar tarefas, você, contador 2.0, também passa a ter mais tempo para se preparar e desenvolver seu escritório, para oferecer um serviço mais inovador e diferenciado aos seus clientes.

5) Motive com incentivos e recompensas não monetários

Engane-se quem acha que basta aumentar os salários para engajar os funcionários. Apesar de importantes, os salários não podem ser aumentados indefinidamente e deixam de motivar em pouco tempo. Uma estratégia de incentivos e recompensas serve como uma excelente ferramenta para o engajamento de equipes de alto desempenho na contabilidade.

Ofereça condições de trabalhos flexíveis como trabalhar durante um período a partir de casa. Ou a possibilidade de participar em cursos de capacitação. Crie um dia temático para estimular seus colaboradores. Ofereça recompensas baseadas em interesses pessoais dos seus funcionários, como bilhetes para o cinema ou shows. Estes são apenas alguns exemplos simples, que podem fazer toda a diferença no desempenho da equipe.

6) Comemore o sucesso com a equipe

Esta é uma parte muito importante da cultura de resultados, afinal, todos trabalham muito para que os objetivos sejam alcançados e todos os envolvidos merecem o devido reconhecimento. Celebre as pequenas e grandes vitórias da empresa contábil. São atitudes como essas que fazem o time ficar mais unido, animado e, claro, motivado. São pequenas demonstrações de cuidado e reconhecimento para com o grupo, que com certeza serão retribuídas – com mais engajamento, mais entusiasmo e mais resultados para a empresa.

No mercado atual, o diferencial das empresas está em valorizar o capital humano por meio de uma comunicação desenvolvida para os colaboradores. Você já se perguntou como o seu funcionário se sente quando vai trabalhar todos os dias pela manhã?

Colocar em prática essas dicas ajudará a engajar o time do seu escritório contábil, e com isso, poderá atingir maiores  níveis de produtividade. As atividades de trabalho já não são mais rotineiras, imutáveis e repetitivas. Muito pelo contrário, o mercado de trabalho mudou e exige profissionais dinâmicos, criativos e com visão sistêmica. Não espere mais e comece hoje mesmo a promover maior engajamento do seu time contábil.

7) Proporcione treinamentos

É fundamental que sejam oferecidos treinamentos para que a equipe consiga ser produtiva e eficiente. Esse é um aspecto importante na contabilidade, pois se trata um ramo que está em constante evolução e modificação. A legislação pertinente, como a fiscal, tributária e contábil, se altera com frequência, além das atividades estarem sempre se modernizando, como as recentes alterações da escrituração digital.

Isso faz com que seja necessária a atualização dos colaboradores, seja por sessões de treinamento individuais ou em grupo. Após os treinamentos, o pessoal conseguirá maior sintonia na execução dos projetos e se empenhará para atingir as metas e objetivos previstos no planejamento estratégico.

8) Veja os erros como parte do aprendizado

Ter um ambiente de trabalho onde cometer falhas não é permitido é um grande problema para as empresas, pois o pessoal se sentirá pressionado, acuado e tenso. Os colaboradores devem saber que erros são inevitáveis, mas podem fazer parte do processo de aprendizado e devem ser vistos como uma oportunidade para crescimento.

Como líder do negócio, é preciso fazer com que o pessoal se sinta mais confortável com seus erros, bem como se certificar de que isso não afetará a Avaliação de Desempenho em um primeiro momento, assim ele se esforçará para não cometê-los novamente.

9) Encare novidades como oportunidades

Diversos empreendedores cujos perfis são mais conversadores têm resistência ao implantar novidades, porém a adesão a novas tecnologias, metodologias e ferramentas potencializam o alcance de objetivos e melhoram resultados, desde que seja tudo planejado inteligentemente. Portanto, na hipótese que um colaborador surja com uma ideia que não é utilizada no projeto, analisa e estude a sua viabilidade, ela pode ser o que o negócio precisava para se desenvolver.

10) Tome medidas para reduzir timidez

A timidez dos colaboradores é um entrave para a produtividade, principalmente dos novos, pois eles não conseguirão trabalhar em sintonia com o pessoal ou alcançar o máximo de seu potencial. Como também, esse sentimento impede que o indivíduo traga novas ideias ao negócio e forneça feedbacks, o que pode ser prejudicial ao engajamento do time.

Para solucionar o problema você deve criar um ambiente onde todos os funcionários colaboradores se sintam confortáveis para que eles expressem o que pensam, o objetivo é acabar com qualquer espécie de receio ou medo. Assim eles despertarão sua criatividade e terão mais foco pelo fato de que se sentirão mais à vontade para trabalhar.

Faz-se importante saber que os aspectos físicos do ambiente do trabalho também impactam na redução da timidez, alterar as instalações implementando plantas, cores agradáveis e iluminação natural influenciarão a positivamente no comportamento dos colaboradores.

11) Incentive o desenvolvimento pessoal

Incentivar pelo desenvolvimento pessoal dos seus colaboradores é importante para fazer com que eles busquem a evolução em suas carreiras e se desempenhem para se tornar cada vez mais especializados. Para isso, pode-se criar uma pequena reserva do orçamento para auxiliá-los a participar de conferências, cursos ou até mesmo aulas pela internet.

A despesa da empresa é pequena, o que torna o Retorno Sobre Investimento (ROI) bastante elevado, os gastos serão compensados com essa atividade com a construção de uma equipe fortalecida. Os colaboradores se tornarão preparados, mais produtivos saberão como trabalhar para colaborar ainda mais com crescimento da empresa.

12) Invista na transparência

Para que todos da equipe se sintam integrados ao negócio, prezem pelo seu crescimento e se sintam conectados à empresa, bem como que estejam em sintonia com o restante do pessoal, é fundamental que haja transparência em toda a organização.

Com exceção das informações sigilosas, não há razão de esconder dados dos colaboradores, eles terão maior respeito se você for aberto e honesto. Por isso, informe-os sobre os ganhos e perdas da empresa, riscos de crises etc. A equipe se sentirá valorizada e parte do negócio, além de que poderão fornecer ideias e sugestões que podem ajudar o negócio.

13) Forneça e solicite feedbacks

Uma das estratégias mais eficientes para manter os colaboradores envolvidos e auxiliá-los a desenvolverem é fornecendo feedbacks continuamente. Os bons colaboradores estão sempre buscando subir em suas carreiras e um desempenho satisfatório para agradar seus superiores, pensamento esse que acaba se tornando tensão e ansiedade.

É comum que os gestores dão feedbacks e críticas construtivas em reuniões feitas uma ou duas vezes ao ano. Isso impacta negativamente o comportamento dos colaboradores ou trazer ansiedade e nervosismo. O ideal é que os retornos sejam fornecidos em tempo real, ou seja, devem fazer parte da rotina empresarial e tido como algo normal ao colaborador.

Ressalta-se que, tão importante quanto fornecer feedbacks, é importante ouvir com frequência o que os colaboradores querem dizer. O fato de que o líder do negócio está disposto a ouvir sua equipe e coletar ideias evidencia um grande respeito pelo pessoal, mas também é relevante estudar as críticas e buscar as melhorias do negócio.

Para isso, você pode chamar os colaboradores pessoalmente e solicitar opiniões, criar fichas para que eles coloquem suas críticas, fazer pesquisas de clima organizacional, entre outros métodos. Isso é relevante pelo fato de que as críticas permitirão que o gestor saiba quais são os entraves para a produtividade dos colaboradores e tome as medidas para solucioná-los.

14) Estimular os colaboradores a desenvolverem suas habilidades repassando conhecimento

Uma tática eficaz para aproximar os colaboradores, principais os novatos da empresa ou escritório, é fazendo com que os mais experientes repassem suas experiências, conhecimentos e técnicas de trabalho para demais.

Aqueles que transmitem seu conhecimento para o próximo são conhecidos como multiplicadores de conhecimento, isso não somente fomenta o engajamento, como também pode aumentar a produtividade, reduzir erros e melhorar a entrega de resultados.

Para estimular essa atividade, crie todas de conversa para sejam apresentadas novas informações ou dúvidas de colegas sejam solucionadas. Também é possível fazer com que os colaboradores possam trabalhar em grupo (como duplas ou trios) para que o conhecimento de toda a equipe seja compartilhado.

15) Desenvolva uma cultura organizacional

cultura corporativa, organizacional ou empresarial consiste na essência da empresa, sendo um conjunto de hábitos e crenças estabelecidos por normas, atitudes e valores compartilhados pelos membros da organização. Isso faz com que todo o negócio seja direcionado para objetivos em comum, seja integrado, padronize os processos e comportamento.

Como também, a criação da cultura permite que as inovações sejam implementadas e aderidas com maior agilidade, auxilia na contratação dos colaboradores ideais para a empresa e permite que novatos se sintonizem melhor com a equipe.

Muitos líderes ainda não entendem a importância de engajar o time do seu escritório, mas essa é uma prática fundamental para aumentar a produtividade, a sintonia da equipe e, consequentemente, o desenvolvimento do negócio.

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