Ao longo dos anos, o escritório contábil vem passando por diversas transformações. Em meio a uma onda cada mais crescente de cultura da inovação, os gestores precisam encontrar novas soluções. Simultaneamente, eles também devem se dedicar a aprimorar o processo de tomada de decisão. Nesse ponto, os equívocos tendem a ser determinantes para o sucesso ou fracasso do negócio. Felizmente, existem algumas estratégias que facilitam a vida dos gestores, como o Business Intelligence (BI).

Mas o que seria exatamente o Business Intelligence (Inteligência de Negócios, em português) e quais as vantagens que ele oferece ao seu escritório contábil? Se você está interessado em se diferenciar da concorrência e desenvolver uma gestão exemplar, continue a leitura!    

Business Intelligence na prática

Independentemente do nicho do negócio, toda organização empresarial gera algum volume de dados. Alguns setores da economia produzem uma quantidade ainda maior de dados, os quais interagem entre si mediante a adoção de ferramentas automatizadas de gestão.

Nesse cenário, o uso de uma boa estratégia de BI faz toda a diferença, pois ela trata exatamente do modo como esses dados serão utilizados. Sem um Business Intelligence bem desenvolvido, as empresas simplesmente desperdiçam dados que poderiam render informações valiosas.

Dito de outra forma, há um enorme potencial a ser explorado em cada conjunto de dados, principalmente quando ele entra em contato com outros. Para isso, entretanto, você precisa utilizar as metodologias adequadas.

Assim como em outras vertentes empresariais, a aplicação do Business Intelligence na contabilidade oferece ao gestor contábil uma visão panorâmica do seu próprio escritório. Para entender melhor como tudo isso funciona, basta lembrar que a contabilidade é responsável por recolher os mais variados dados.

O volume e a diversidade desses dados dependem basicamente do porte do escritório contábil e das empresas que componham sua carteira de clientes. De uma forma ou de outra, a contabilidade gerencia dados relativos ao recolhimento de tributos, vendas, pagamentos etc. Então, o retrato das organizações passa pelas mãos do contador.

O Business Intelligence é fundamental para visualizar essa imagem com mais nitidez. Tudo isso, é claro, mediante a avaliação de relatórios, emitidos com a maior precisão possível. A partir do aprimoramento desses documentos, o poder de análise aumenta, já que todos os números contidos neles ganham relevância. Podemos até dizer que nenhum dado se perde — todos são usados para agregar valor à tomada de decisão.

Como se sabe, a gestão contábil depende de muitos detalhes, os quais, por sua vez, exigem certa dose de monitoramento constante. A implantação de uma estratégia de gestão pautada no Business Intelligence facilita esse controle, além de torná-lo mais efetivo.

Note, todavia, que antes de pensar em aplicar o BI no escritório contábil é importante considerar os seguintes elementos:

Adoção de um sistema de gestão

Nós já adiantamos brevemente que o grande objetivo do BI consiste na busca de uma gestão de excelência dos conjuntos de dados que constituam o operacional da empresa. Como você já deve imaginar, no mundo corporativo de hoje isso só é possível via utilização de um sistema de gestão contábil completo.

Esse tipo de solução contempla as mais variadas funções em um único produto. Isso significa que você terá à disposição um determinado número de softwares, prontos para automatizar processos específicos. Geralmente, trata-se daqueles mais repetitivos e passíveis de erros que podem culminar em prejuízos ou problemas mais ainda mais graves.

Integração entre departamentos

O Business Intelligence também está intimamente atrelado ao estabelecimento de uma integração entre os setores da empresa. O fluxo de informações deve ficar disponível para todas as áreas, a fim de que elas realmente atribuam valor aos dados inerentes a elas.

Análise de cruzamento de dados

É a partir dessa análise que o Business Intelligence começa a ganhar corpo, uma vez que essa etapa do processo começa a fazer sentido. Esse é o momento de constatar como a estratégia colabora na intenção de se enxergar claramente as relações dos dados fornecidos por diferentes ares.

Desde que você esteja bem munido de recursos gerenciais, o trabalho será incrivelmente facilitado. Afinal, espera-se que os softwares de gestão sejam capazes de cruzar os agrupamentos de dados de acordo com o foco de avaliação em questão.

Ao levar em conta todos esses fatores, ao término do processo você obterá um diagnóstico minucioso a respeito do funcionamento da empresa contábil. Assim, ficará mais fácil desenvolver um plano de ação igualmente criterioso e voltado a aparar as arestas que estejam impedindo o crescimento do negócio.

Business Intelligence x business analytics

Talvez por serem expressões relativamente parecidas, fato é que muitos empresários ainda confundem os conceitos de Business Intelligence e Business Analytics (BA). Na maior parte das vezes, isso se dá por conta do objetivo em comum dos dois: melhorar a tomada de decisão das organizações. Inclusive, apesar de algumas peculiaridades, eles se complementam.

Como dissemos anteriormente, o BI auxilia nas deliberações exercidas pelos gestores por simplificar a interpretação dos dados. Com base no resultado dessa investigação, é possível desenvolver um planejamento estratégico específico para a realidade de cada empresa.

Logo, o Business Intelligence faz um verdadeiro mapeamento do negócio, exibindo seus pontos fracos e fortes. Concomitantemente, o gestor também é capaz de vislumbrar possíveis oportunidades interessantes para novos investimentos na empresa.

Uma coisa é certa: o caminho a ser trilhado pela empresa após o Business Intelligence se torna menos vulnerável a intempéries. Embora os imprevistos sejam inevitáveis, o novo planejamento apresentará algumas saídas rápidas, previamente concebidas diante de cada situação negativa que possa vir a surgir. A ideia é evitar que novos erros se repitam — com base na observação do que já aconteceu ou está em andamento.

Qual é o papel do Business Analytics nisso tudo? Na fase de lidar com dados ainda mais complexos, indo mais longe quando necessário. Em um escritório contábil, o Business Intelligence é mais do que suficiente para efetuar projeções de cenários. No entanto, conforme o volume e a complexidade dos dados cresce, é preciso recorrer a outros mecanismos, como o Business Analytics.

Somente para citar alguns itens que compõem a análise estatística do Business Analytics, nós temos o data science e o big data. Basicamente, o primeiro se refere à coletânea e investigação de dados estruturados e não estruturados advindos de setores distintos de um dado ambiente. Isso se traduz no intuito de se detectar padrões entre os dados.

Já o big data é a própria representação do aumento exponencial da quantidade de dados produzida na atualidade. Tudo, evidentemente, conectado ao avanço dos processadores e ao tráfego de informações através da web. O Business Analytics é vital para ampliar o grau de acerto das previsões de cenários à medida que a produção de dados alcança uma velocidade ainda maior.

Além disso, os métodos inerentes ao Business Intelligence e ao Business Analytics também variam. O primeiro se destaca por usar:

• monitoramento automatizado;
• relatórios acerca do desempenho da empresa;
• análise de processamento;
• indicadores-chave de desempenho (KPIs);
• emissão de alertas;
• modelos de perguntas e repostas;

O Business Analytics trabalha com:

• modelos descritivos;
• simulações e eventuais otimizações de cenários;
• análise quantitativa.

De qualquer modo, é importante ressaltar que, no contexto apropriado, o Business Analytics tende a coexistir com o Business Intelligence. As duas teorias entregam um sólido suporte para que o gestor usufrua de uma visão mais abrangente dos elementos que afetam o negócio direta ou indiretamente.

A importância do Business Intelligence para as empresas

O cenário recente é marcado fundamentalmente pela constante integração entre os mundos real e digital. As mudanças proporcionadas por tal conjuntura pode pegar muitos gestores de surpresa, deixando-os sem saber o que fazer para acompanhar o fluxo.

Dito isso, o melhor a se fazer é se familiarizar com as ferramentas de desenvolvimento e gestão o mais rapidamente possível. Quanto antes for feito um diagnóstico do que falta para sua empresa evoluir positivamente, mais rápido você conseguirá encontrar soluções viáveis e efetivas.

Vale salientar que a contabilidade é uma das áreas mais impactadas pelo progresso tecnológico. Certamente, ignorar as múltiplas mudanças que vêm se manifestando nos últimos anos é uma má escolha. Daqui em diante, os escritórios contábeis que se manterão no mercado serão aqueles que demonstrarem aos clientes que estão em plena sintonia com as novas atualizações.

Ao tomar essa atitude, você sinaliza ao seu público-alvo que tem totais condições de propiciar os resultados desejados por ele. Afinal, seu escritório contábil estará equipado com os recursos exigidos para isso. De uma forma geral, a implantação do Business Intelligence leva a credibilidade da empresa a outro patamar.

Vantagens de investir em BI

Muitas são as vantagens do BI para seu escritório contábil. A fim de sublinhar algumas delas objetivamente, nós selecionamos as seguintes:

Melhor compreensão dos dados

A essa altura, você já sabe que, sem um método desenvolvido especialmente para tal, os dados oriundos da sua empresa perdem o valor. A questão que muitos empresários se fazem é como entender esses dados, pois não é algo tão simples como parece. Por sinal, a tendência ao descarte também é influenciada pela dificuldade de interpretação.

Logo, saber como decodificar os dados do seu negócio é preponderante para que você passe a observá-los com outros olhos. Toda empresa, sem exceção mesmo, busca formas de maximizar os lucros. Ocorre que os melhores jeitos de atingir as metas financeiras estão correlacionados à descoberta dos itens que possam contribuir para isso. Nesse sentido, um olhar mais atento aos dados faz toda a diferença.

Redução de riscos

As empresas compartilham outra característica em comum: a probabilidade de insucesso. Invariavelmente, ele se reflete na saúde financeira do negócio. A ausência de dinheiro em caixa suficiente para reinvestir acarreta, em um médio ou longo prazo, a falência da empresa.

Como uma das funções do Business Intelligence é a de identificar falhas do passado, ele é decisivo na hora de traçar um caminho desobstruído. Uma das explicações para isso se baseia na busca prévia de soluções. Afinal, é muito melhor lidar com um problema já conhecido, o que diminui os riscos operacionais que possam prejudicar o planejamento inicial.

Ajuda no gerenciamento de informações

Após aprender a interpretar o que cada cadeia de dados significa isoladamente e em diferentes combinações com outras redes, o gestor contábil também precisará aperfeiçoar o gerenciamento das informações obtidas.

A parte mais trabalhosa é, na verdade, efetuada pelo sistema de gestão contábil utilizado pela empresa. Falta, entretanto, a inclusão de um toque essencialmente estratégico. Aqui, entra em cena toda a habilidade analítica do contador, pois é preciso descobrir qual é a melhor maneira de armazenar e classificar as informações.

A intenção consiste em assegurar que todas as informações necessárias alcancem os colaboradores mais aptos a agregarem valor a elas. Assim, a gestão estratégica dos dados cumpre a tarefa de eliminar gargalos administrativos.

Antecipação de demandas do mercado

Os eventos que movimentam o mercado econômico ditam o ritmo e fornecem pistas quanto aos investimentos mais interessantes do momento. Os gestores atentos a esses fatores estão mais próximos de realizar uma leitura capaz de antecipar as próximas demandas do mercado.

O Business Intelligence é profundamente embasado na detecção do que deu errado e na elaboração de um planejamento mais cuidadoso. Dessa maneira, ele também favorece uma rápida assimilação dos novos rumos da contabilidade digital.

Criação de um diferencial competitivo

A antecipação de tendências descrita há pouco promove um significativo diferencial competitivo à empresa. Basta verificar que o reconhecimento antecipado das tendências de mercado coloca seu escritório contábil à frente da concorrência. Até porque poucas empresas do ramo sabem como aproveitar todas as vantagens concedidas pelo Business Intelligence.

4 tendências de Business Intelligence para acompanhar

Por falar em tendências, isso é o que não falta para o Business Intelligence. Acompanhá-las é mais uma missão do gestor contábil, a fim de que sua empresa utilize uma estratégia de BI alinhada às novidades do mercado. Para se manter na vanguarda, é preciso se inteirar sobre essas tendências:

1. Business Intelligence colaborativo

Em meio às transformações que envolvem o Business Intelligence, a utilização colaborativa dos dados é algo que vem ganhando destaque nos últimos anos. No atual contexto, há um grupo de empresas das esferas público e privada que tentam unir esforços para criar uma cultura de compartilhamento de dados.

Nessa linha colaborativa, o ponto mais interessante é que os dados coletados estão sendo alocados em centros de armazenamento e compartilhamento. Com isso, pesquisadores de diferentes partes do planeta podem fazer uso dos conjuntos que forem pertinentes a seus estudos.

Há até a possibilidade de gerar relatórios de maneira automática e em dias e horários pré-definidos. Com controle pleno sobre tudo o que acontece no seu negócio, você, como gestor, define o limite de acesso dos colaboradores aos documentos informativos. Sempre que quiser ou julgar necessário, é possível rever as políticas de acesso aos dados.

Embasado no acesso remoto, o Business Intelligence colaborativo permite que a empresa não precise esperar para tomar decisões importantes e urgentes. Com as melhorias contínuas da tecnologia em nuvem, o Business Intelligence colaborativo é uma tendência que vem com bastante força para os próximos anos. Uma das vantagens é a possibilidade de as empresas firmarem parcerias de pesquisas que podem influenciar diversas áreas, como a contabilidade.

2. Mobile BI

O aperfeiçoamento dos smartphones segue uma trajetória igualmente impressionante. Isso é comprovado por meio do aumento da memória de armazenamento e de processamento, somado ao aprimoramento dos processadores. O resultado são aparelhos que efetuam um número de funções cada vez mais próximo daquele executado por um computador convencional.

Diante disso, nada mais oportuno do que usar esse avanço tecnológico a favor do Business Intelligence. O objetivo é facilitar o acesso aos dados complexos de maneira remota. Assim, os colaboradores ficam dispensados de se deslocar a um desktop ou logar em um laptop sempre que quiserem confirmar algum detalhe sobre determinada atividade.

Além de uma atualização online, os profissionais do seu escritório contábil também interagem com os dados mais rapidamente. Para isso, nem é preciso se preocupar em abrir os aplicativos. Tudo o que os funcionários precisam fazer é configurar as notificações, classificando aquelas relacionadas aos dados mais urgentes.

O recurso de notificações é extremamente útil quando alguém do escritório estiver aguardando algumas informações para finalizar uma tarefa. A lista de alertas torna tudo mais dinâmico, ágil e eficaz — características importantíssimas para quem gerencia informações em tempo real.

3. Inteligência artificial

Definitivamente, a inteligência artificial (IA) veio ao mundo para mudar completamente a forma como as pessoas se relacionam entre si e com o mundo. Presente em praticamente todas as áreas do conhecimento humano, é claro que a IA também marca registrada no Business Intelligence.

Nos campos do BI, a IA exerce uma influência crescente sobre o modo como as empresas tratam os dados que produzem diariamente. Para entender isso, é só se lembrar da quantidade de soluções de gerenciamento robótico.

Com base no avanço das pesquisas em machine learning e deep learning, os sistemas introduzidos nas máquinas não se resumem mais a comandá-las. Em vez disso, eles aparecem como uma base de algoritmos programados para promover a autoaprendizagem do equipamento.

Isso é visto nos dispositivos capazes de tomar suas próprias decisões. Trata-se de um efeito da habilidade de correlacionar — às vezes, em uma fração de segundos — experiências passadas com os eventos do presente. Ao mesmo tempo em que consulta o passado, o algoritmo de IA de ponta também projeta múltiplos cenários. O que chama a atenção é a velocidade com e precisão com que isso é concluído, em comparação a um humano.

As análises também podem conter condicionantes, determinados por você mesmo. Nesses casos, basta selecionar quais são as variáveis que devem ser consideradas pelo algoritmo. Pouco tempo depois, a aplicação retorna com as informações solicitadas. Dessa forma, é possível economizar muito tempo, além de se livrar da alta probabilidade de falha humana — algo preocupante em um escritório de contabilidade.

Mesmo que você ainda tenha de efetuar alguns ajustes no parecer técnico fornecido pelo algoritmo, a parte mais complicada e demorada terá sido feita. Ao longo de todo um dia de trabalho, as soluções calcadas na inteligência artificial atuam como uma espécie de parceira do contador.

A colaboração da ferramenta também é sentida na qualidade do atendimento fornecido ao cliente. Com chatbots inteligentes, a maior parte das dúvidas dos clientes é facilmente sanada.

No início, inclusive, esses chatbots apresentavam uma qualidade sofrível. Atualmente, a realidade é outra, pois já existem aqueles que conseguem se passar até por humanos durante o atendimento de voz. De uma forma ou de outra, os robôs poupam um tempo precioso dos colaboradores, que podem se dedicar a outras atividades.

4. Cultura data-driven

Chegamos, finalmente, à cultura data-driven (orientada a dados, em português), que se refere à tomada de decisão baseada em uma análise de dados. Essa é uma tendência que já é realidade no meio científico há muito tempo. Demorou, mas, ao que tudo indica, as empresas entenderam que as resoluções mais acertadas são aquelas orientadas por uma correta interpretação dos dados.

Para que não seja apenas algo passageiro, o uso dos dados para tomar decisões na empresa deve se transformar em um padrão. Isso significa que, a partir de então, qualquer deliberação será embasada em informações preciosas. Como, agora, você já sabe, isso só é possível após uma interpretação apropriada dos dados.

Business Intelligence como diferencial competitivo na contabilidade

Depois de conferir todo o diferencial competitivo que a Business Intelligence pode entregar ao seu escritório contábil, resta saber o que você precisa para implantá-la.

Antes de mais nada, você precisa selecionar um sistema de gestão que atenda às expectativas do seu negócio. Em outras palavras, opte por soluções desenvolvidas não só para automatizar a gestão de documentos, mas que também favoreçam a integração entre os setores da empresa.

Para que a novidade faça sentido aos colaboradores do escritório, eles precisam se alinhar à cultura de dados. Logo, todos devem se acostumar a respaldar suas ações em avaliações preliminares das soluções que estiverem disponíveis. Por isso, é extremamente importante que você providencie palestras e treinamentos sobre o tema.

Como última dica, não podemos deixar de falar da estruturação dos dados, fundamental para que o Business Intelligence surta o efeito almejado. Nesse ponto, é necessário estabelecer diretrizes para a coleta, análise e emissão de relatórios de dados. Em suma, a padronização dos processos é a chave.

De fato, o Business Intelligence é mais uma daquelas transformações que vieram para ficar, o que é ótimo! Ao seguir e se aprofundar sobre todos os detalhes relacionados ao BI, certamente o seu escritório contábil ganhará um grande diferencial competitivo no mercado.

Lembre-se também de ficar por dentro de todas as medidas necessárias para proteger os dados da sua empresa.

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