Para qualquer tipo de negócio funcionar, independente do porte, é preciso bastante planejamento financeiro. Isso não significa que você deve economizar cada centavo: organizar as finanças da empresa é mais eficaz que deixar de gastar com o que é necessário.

Alguns empresários podem ficar perdidos quando o assunto é gestão de finanças, o que é compreensível: ninguém nasce sabendo. Para ter sucesso nessa área é importante aprender constantemente.

Você sente dificuldades em entender e organizar todas as finanças do seu negócio? Então, esse artigo é o que você precisa! Confira alguns passos para transformar essa tarefa em algo simples!

1. Livre-se dos papéis para organizar as finanças da empresa

A primeira coisa a fazer para ter um controle efetivo do seu negócio é acabar com o amontoado de papéis e anotações. Eles servem mais para desorganizar suas gavetas que para gerir sua empresa.

É preciso ter uma memória infalível para lembrar onde está cada duplicata a ser paga, cada pagamento a receber e quando vencem seus compromissos. Não conte com isso. Existem vários recursos disponíveis e de uso fácil que podem substitui-los.

Você pode começar da seguinte forma:

1. Organize seus papéis por tipo e data de vencimento: dívidas para um lado, contas a receber para o outro —organize-os de acordo com os vencimentos;
2. Crie uma planilha de controle financeiro e faça duas listas: uma para os recebimentos e outra para os pagamentos, custos e despesas. Registre data de vencimento, descrição e valor;
3. Utilize os recursos do programa, como formatação e filtros, para acompanhar o que está próximo de vencer e identificar gastos por tipo como “taxas bancárias, empréstimos, fornecedores, etc”.

2. Utilize softwares de gestão e seus recursos

Uma vez que você se familiarizar com o uso de planilhas, é hora de evoluir. Elas realmente ajudam e são um dos recursos mais eficazes, pois permitem gerar gráficos e fórmulas que auxiliam muito na gestão das finanças.

No entanto, para isso, você precisa ter duas coisas importantes disponíveis: amplo conhecimento do software e tempo disponível para a criação de todos esses controles.

Por que então não dar um upgrade no seu controle financeiro? Softwares de gestão estão sempre em alta e existem vários justamente porque seus benefícios são imbatíveis:

• É mais fácil atualizá-los;
• O custo é muito menor que cursos de Excel e banco de dados;
• O índice de erros é ínfimo (somente se dados incorretos forem inseridos);
• São extremamente portáteis — a maioria é acessível por smartphone e tablet, além do notebook;
• Há vários recursos adicionais, como lembretes, integração com e-mails e contas bancárias, geração automática de relatórios e gráficos.

Cabe a você escolher qual desses softwares oferece melhor custo-benefício e atende às suas necessidades. Alguns podem ser apropriados para empresas maiores, indústrias e grandes comércios, outros são específicos para pequenos negócios, profissionais liberais e empresas de serviço.

3. Controle seu fluxo de caixa e organize seus pagamentos

Agora que você possui ferramentas para uma gestão eficiente, será preciso tomar atitudes práticas, voltadas para melhorar efetivamente o seu quadro financeiro. A principal delas — e a primeira que deve ser feita — é o controle do fluxo de caixa, que é a movimentação de recursos da empresa: como e quando o dinheiro sai ou entra.

Não adianta ter uma ideia ou uma visão intuitiva, por melhor que ela seja, dessa movimentação. Dela dependem outros fatores, como o controle dos pagamentos. Se você já esteve em dificuldades para reunir capital e honrar um compromisso, a causa disso é a falta de um fluxo de caixa controlado.

Sabendo quando entrará dinheiro, é possível planejar os vencimentos das contas. O fluxo de caixa também faz traz visão empresarial a longo prazo: analisando as informações de um período, você tem como identificar se há sazonalidade, com períodos de maior circulação de capital e outras de queda nos negócios.

4. Planeje suas compras de acordo com suas vendas

Esse passo anda junto com o controle do fluxo de caixa. Conhecendo-o, você programa suas compras, investimentos e gastos para os momentos em que a entrada de recursos será maior.

Há um mês em que você fecha mais negócios? Então, poderá planejar o que fará com o lucro do período. Investimentos, reformas, aquisição de material — tudo isso deve caminhar em compasso com a previsão de recebimentos.

Esteja atento aos vencimentos: se você já sabe o prazo dos seus fornecedores, programe suas compras para os dias em que seu controle apontar previsão de entrada de capital.

5. Administre seu capital de giro

Não só os pagamentos devem organizados por meio do fluxo de caixa: você precisa se preocupar também com seu capital de giro. Ter capital de giro significa não depender de recebimentos futuros, pois esperar pelo dia de compensação de cheques e entrada de capital é sinal de falta de solidez.

Se sua empresa está sempre aguardando a entrada de recursos futuros há o risco de ser pego por imprevistos e forçado a atrasar compromissos ou de falhar com seus impostos. Investir, então, sempre ficará para depois.

Nessa situação é fácil perder as rédeas do futuro. Essa é a razão pela qual você deve prever seus recebimentos e separar uma parte para servir de capital de giro.

Haverá dinheiro em caixa pronto para agarrar oportunidades e cobrir saídas inesperadas de recursos. Também permite cobrir seus pagamentos enquanto o saldo não chega na conta, sem pagar juros ou multas.

6. Tenha cuidado com empréstimos e financiamentos

Quando planejamento financeiro ainda não está 100% sob controle você pode ficar realmente tentado a tomar dinheiro emprestado. Nem sempre, porém, as taxas de juros são atraentes.

Na verdade, elas quase sempre são pesadas e devoram parte do seu resultado. Se seu lucro líquido mensal gira em torno de 10%, por exemplo, não há vantagem nenhuma em contratar um empréstimo com taxa de juros de 5%. Péssimo negócio!

Empréstimos e financiamentos só devem ser tomados sob circunstâncias favoráveis, como:

• Quando você precisa cobrir uma dívida com taxa de juros maior que a oferecida, como as de cartões de crédito e cheque especial;
• Quando permitem que o dinheiro seja investido em algo mais rentável que seu custo.

Se você pretende tomar dinheiro emprestado ou financiar a compra de um equipamento, faça a análise do retorno desse investimento e veja o quanto ele trará de lucro. Caso contrário, vale mais a pena reservar uma parcela do seu capital, buscar investimentos rentáveis e aguardar ter recursos suficientes para dar um novo passo.

7. Reinvista sempre para crescer!

Nesse momento do passo a passo você já:

• Detém o controle das suas finanças;
• Conhece seu fluxo de caixa;
• Está com seus pagamentos organizados e adimplentes;
• Tem capital de giro disponível.

É hora de pensar em fazer seu empreendimento crescer! Muitos empresários cometem o erro de utilizar como rendimento pessoal toda a lucratividade líquida da empresa. Pior: alguns até pagam contas pessoais com o dinheiro do caixa. Essas atitudes são um tiro no pé.

Para garantir a sobrevida do seu negócio e permitir que ele cresça você deve injetar nele mesmo parte do lucro gerado. Áreas estratégicas como marketing, melhoria estrutural e qualificação profissional precisam ser focos constantes.

Lembre-se que sua empresa precisa sempre se alimentar de recursos que gerarão mais lucro e mais investimento, num processo positivo!

E então? Fazer a gestão das finanças da empresa ficou mais simples com essas dicas? Assine a nossa newsletter e descubra que a gestão financeira da sua empresa pode ser bem mais fácil do que você imagina!