Previsão de custos: o que é e como fazer de forma eficiente?

A previsão de contas consiste em antecipar provável situação futura do negócio, ela pode ser das vendas, de custos, de gastos com pessoal, de investimentos, despesas operacionais etc. Ela faz parte do orçamento empresarial e um de seus componentes mais importantes é a previsão de custos, tratando-se de um fator decisivo para o sucesso da empresa.

Leia a seguir qual é o conceito de previsão de custos, quais são os principais métodos para realizá-lo e quais são os indicadores e relatórios para medi-lo. Com essas informações você terá em mãos as ferramentas necessárias para projetar de forma mais precisa os custos do seu negócio. Confira!

Qual é o conceito de previsão de custos?

Resumidamente, a previsão de custos se baseia em dados da performance atual para entender e prever os custos totais de um projeto, bem como os custos que ainda faltam para a sua conclusão.

Na prática, são criadas planilhas que contêm todos os desembolsos necessários para que a empresa venda seus produtos e serviços. Existem três classificações de custos, sendo que suas aplicações dependem do ramo de atuação da organização:

• custo dos produtos vendidos (CPV): usado quando as empresas produzem os próprios produtos que serão vendidos;
• custo das mercadorias vendidas (CMV): aplicado nas empresas de comércio que revendem produtos de terceiros;
• custo dos serviços prestados (CSP): são os custos com venda de serviços, como assessorias e consultorias.

Além disso, durante a elaboração da previsão é importante diferenciar os tipos de custos, isso permite identificar onde estão os maiores gastos e como tomar medidas para reduzi-los. São eles:

• custos variáveis: sofrem alterações conforme a produção ou número de vendas do negócio. Por exemplo, o aumento do uso de insumos usados na produção impactam nesse custo;
• custos fixos: são desembolsos que não dependem do volume de produção e vendas, como os salários, manutenção e limpeza do ambiente e aluguel do espaço;
• custos diretos: pode ser identificado em cada produção, venda ou prestação de serviço, como a mão de obra direta e matéria-prima usada;
• custos indiretos: não são facilmente identificados, como mão de obra indireta (departamentos auxiliares) e materiais indiretos (usados nas atividades auxiliares).

Quais métodos utilizar na previsão de custos?

Existem diferentes formas de realizar a previsão de custos, mas nenhum método é definitivamente melhor que o outro, é preciso que o gestor identifique os mais adequados à empresa ou que aplique todos simultaneamente. Confira os principais a seguir.

Estimativa at completion (EAC)

Esse método aponta o custo estimado do projeto no seu estágio final, ou seja, quando ele terminar. A vantagem de sua utilização consiste no fato que ele não é influenciado por alterações nos custos reais aplicados.

Ele é feito somente uma vez, não sendo preciso fazer registros frequentes para manter a precisão das contas. Há diferentes formas de calculá-lo, mas a fórmula mais comum é a seguinte:

EAC = BAC / CPI

BAC significa buget at completion (orçamento ao final do projeto). Já o CPI significa cost performance index (índice de desempenho de custo) e consiste no valor orçado do trabalho dividido pelo custo real do trabalho executado.

Para calcular a variação na conclusão (VAC), que são custos acima ou abaixo do esperado, deve-se ter uma previsão de custo registrada para cada estágio do projeto de acordo com a seguinte fórmula:

VAC = BAC — EAC

Estimate to complete (ETC)

Essa é uma estimativa de conclusão em que se projeta o custo do trabalho restante, ou seja, demonstra o gasto esperado até que o projeto seja completado. Como o trabalho restante diminui a cada dia, é preciso realizá-lo de forma constante. O ETC é calculado da seguinte forma:

ETC = EAC — AC

Nessa fórmula, AC significa Actual Cost (custo atual) e consiste no custo real do trabalho que foi executado até o momento.

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Quais indicadores e relatórios usar para coletar dados?

Neste tópico listamos os indicadores-chave de desempenho (key-performance indicators ou KPIs) para medir os resultados da empresa. Eles devem ser aplicados de forma periódica e o seus resultados registrados e analisados pelos gestores, assim eles verificam se a empresa está tomando o rumo desejado. Entenda os principais abaixo.

Custo homem/hora

Aqui se relaciona o custo para manter um colaborador e o seu retorno ao negócio. Quanto menor o valor, mais vantajoso será para empresa, pois isso indica que ele traz maiores resultados com menores gastos.

É importante destacar que isso não diz respeito somente ao salário do profissional, o custo pode ser reduzido a partir da diminuição dos encargos trabalhistas e previdenciários, aumento de sua produtividade, entre outros fatores. Para calcular esse índice, considera-se dois aspectos do colaborador operacional:

• custo por colaborador: consiste no salário mensal, benefícios, adicionais, encargos e outros gastos relacionados;
• produtividade: consiste no resultado obtido pelo colaborador — como alcance de metas — e o tempo trabalhado no ano, considerando férias, folgas, feriados etc.

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Custo de manutenção/faturamento (CMF)

Relaciona o total de gastos com manutenção e o faturamento bruto da organização. Ele é calculado da seguinte forma:

CMF = Custo total de manutenção / faturamento bruto x 100

A conta resulta em um percentual que permite averiguar se a gestão financeira do setor de manutenção é eficiente. A média desse indicador no Brasil é de 3,65%, ou seja, esse percentual do faturamento é empregado em manutenções.

Mean time between Failures (MTBF)

O MTBF, ou período de tempo entre falhas em português, consiste na determinação dos períodos de tempo que se perdem durante a manutenção de máquinas ou sistemas. Ele é calculado da seguinte forma:

MTBF = (tempo total disponível — tempo perdido com manutenção) / número de paradas

Imagine que uma máquina é projetada para trabalhar por 24 horas, porém ocorrem três paralisações de 1 hora, o cálculo será o seguinte:

MTBF = (24h — 3 h)/ 3 = 7

Isso significa que o aparelho falha a cada 7 horas, sendo que ele é mais confiável conforme maior e o índice.

Mean time to repair (MTTR)

Esse termo é traduzido para tempo médio despendido na reparação de componentes, equipamentos, sistemas ou máquinas. Sua fórmula é:

MTTR = tempo total de reparo / número de falhas

Usando o mesmo exemplo do anterior, o cálculo seria o seguinte:

MTTR = 3/3 = 1

Relacionando os exemplos do MTBF e do MTTR, conclui-se que a máquina estará indisponível por 1 hora a cada 7 horas, aproximadamente. Esses índices fazem parte da previsão de custos pelo fato de possibilitar que o gestor calcule os gastos com manutenção de cada ativo do negócio, bem como a produtividade perdida com tempo de manutenção.

São vários os métodos e indicadores que devem ser aplicados para elaborar a previsão de custos de corretamente, mas é necessário entender sobre o assunto para que você consiga projetar melhor seus custos do negócio e gerenciá-los mais eficientemente.

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