Os departamentos de Recursos Humanos de todas as empresas, agora, precisam ter cuidados extras em seus processos de recrutamento. Estamos nos referindo à aplicação da Lei Geral de Proteção de Dados, ou LGPD, na contratação de novos colaboradores. Como o procedimento envolve o recebimento de currículos e a prestação de informações pessoais, a Lei abarca todas essas ações.
Neste artigo, você lerá exatamente sobre a inter-relação do RH com a nova LGPD. Ao consumir este conteúdo, você entenderá a forma como o setor de Recursos Humanos deve se adequar. Além disso, conhecerá as formas pelas quais isso deve ser feito. Ficou interessado? Então não perca mais tempo e continue lendo!
A sigla se refere à lei chamada de Lei Geral de Proteção de Dados. Ela foi originalmente sancionada no ano de 2018 e, após isso, passou por complementação. Assim se originou a Lei 13.853/2019, como conhecemos hoje. Seu intuito é preservar os dados pessoais de quem os fornece, visto que, em diversos procedimentos, as empresas solicitam que essas informações sejam prestadas.
A preocupação com a privacidade e com os direitos individuais já vem de alguns anos. A Lei brasileira, por exemplo, é inspirada nos moldes europeus, dados pela General Data Protection Regulation — GPDR. Por lá, diversos debates sobre os cuidados com os dados pessoais são feitos há bastante tempo, e mais luz foi dada às discussões após revelações acerca do compartilhamento de informações pessoais feito por Big Techs sem o consentimento do usuário.
Dessa forma, a Lei brasileira busca proteger os dados de pessoas por meio da classificação em dois grandes grupos: as informações podem ser de caráter pessoal ou sensíveis. O primeiro grupo compreende os dados que podem ser usados para identificar alguém, como nome, registro geral ou CPF. Já as informações sensíveis estão relacionadas a espectros políticos, orientações sexuais e opiniões políticas. Ou seja, são dados que podem comprometer uma pessoa, caso sejam expostos.
Os setores de Recursos Humanos das empresas precisam adaptar-se às novas orientações trazidas em Lei. Isso é refletido também no processo de contratação de novos colaboradores, pois, no procedimento de seleção, é necessário que o candidato forneça seus dados. Como isso também é caracterizado como coleta de informações pessoais, todo o processo deve observar a LGPD.
Nesse sentido, pelo menos, três pontos precisam ser observados com bastante rigor, pois não podem ficar de fora do novo modo de trabalho do RH. A primeira adequação diz respeito à autorização por parte do candidato. É preciso que ele assine (mesmo que virtualmente) um termo de consentimento, explicitando que concorda com o fornecimento dos seus dados pessoais.
O segundo aspecto (que deve estar evidente no termo de consentimento) é referente à finalidade para a qual os dados serão utilizados. Ou seja, não basta apenas concordar em ceder as informações pessoais, o proponente à vaga precisa saber de que forma elas serão usadas. Por fim, é necessário informar no termo o tempo durante o qual os dados serão armazenados.
De tudo isso, vale observar dois pontos também: um deles é que o procedimento descrito precisa ser seguido com fins de otimização de trabalho. Caso não seja feito, os dados pessoais dos aprovados para eventuais vagas devem ser excluídos, aumentando o retrabalho. Outro aspecto é a não necessidade de prestar contas das informações empregatícias, pois os dados fornecidos ao Governo são protegidos pela Lei.
Acompanhe as principais recomendações na adequação dos processos de novas contratações.
A manipulação de dados pessoais agora é uma atividade muito crítica para uma organização. Em se falando do setor de Recursos Humanos, a atenção deve ser ainda maior, pois é um departamento que tem, na sua essência, a organização dos colaboradores da companhia.
Sendo assim, os responsáveis por acessar o banco de dados com as informações pessoais dos candidatos devem ser plenamente identificados. Eles precisam ter autorização para tal, e é muito conveniente promover treinamentos para que nenhum erro venha a acontecer.
Com a chegada da Lei, uma característica se tornou fundamental para as empresas e seus RHs: a tácita autorização de coleta, uso e armazenamento de dados pessoais. Sendo assim, antes de requisitar os currículos, é necessário informar todos os tópicos descritos.
Para isso ser feito de modo adequado, a recomendação é documentar tudo. Sendo assim, tenha termos que explicitem todas as ações e intenções dos processos de recrutamento. Os candidatos precisam autorizar a ação, e seu consentimento expresso precisa ser arquivado.
É muito comum que setores de Recursos Humanos dos mais variados tipos de empresa utilizem sistemas informatizados para organizar sua documentação e seus arquivos. Ainda que não haja softwares especializados, tudo é feito por meio de computadores, o que já caracteriza uma virtualização.
Assim, o ambiente digital precisa contar com segurança. A própria LGPD elenca a aplicação de pesadas multas em caso de vazamento dos dados. Por isso, é essencial contar com uma infraestrutura tecnológica que dê apoio aos processos do departamento.
Esse é um ponto muito importante no momento de realizar a adequação do setor de Recursos Humanos. Em primeiro lugar (e mais óbvio), deve-se contar com um suporte eficiente para dirimir as dúvidas quanto ao uso correto dos sistemas adquiridos.
Em segundo lugar, os termos e demais procedimentos precisam ser acompanhados pelo departamento jurídico da organização. Ora, já que os processos precisam ser adequados a uma Lei, nada mais coerente do que ser supervisionado por um corpo que atue na área do Direito.
Atender à LGPD na contratação de novos colaboradores não é uma opção, mas uma obrigação para as empresas. Sendo assim, aquelas que ainda não o fizeram precisam adequar-se quanto antes, pois existem severas penalidades para os casos de descumprimento. Para atingir um nível de excelência, é primordial contar com sistemas modernos, como aqueles desenvolvidos pela Fortes Tecnologia. Já são mais de 30 anos ajudando os departamentos de Recursos Humanos em todas as suas demandas.
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