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Chegamos em um momento em que todos já devem ter conhecimento da obrigatoriedade do eSocial, programa do Governo Federal que começou a entrar em vigor em Janeiro deste ano, e da importância de adequar os setores das empresas.
Se você está lendo esta matéria, é bem provável que você esteja dentro da obrigatoriedade desde janeiro de 2018, pois bem! Na primeira fase os empregadores enviaram o cadastrado da empresa e suas tabelas. Pelo menos espero que tenham enviado!
Ou se a sua empresa não está dentro do Grupo 1, com faturamento acima de R$ 78 milhões em 2016, fico muito feliz de você já estar buscando conhecimento para adequar sua empresa o quanto antes. O ideal é que em julho, todas as empresas do Grupo 2 já estejam com seus setores, processos e sistemas já adequados para enviar corretamente as informações.
Passada a fase de enviar os dados da empresa e dos empregados, chegamos na fase dos eventos não periódicos e depois na fase que achamos uma das mais críticas, a folha de pagamento.
Para você entender um pouco melhor do que se trata, vou te dar uma breve explicação de cada uma delas, mas não se preocupe. Ao final dessa matéria tenho uma surpresa para você. Então, continue acompanhando.
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No momento, estamos vivenciando a segunda fase do projeto, para as empresas que tiveram faturamento superior a R$ 78 milhões, em 2016. Nesta segunda fase, as empresas devem enviar até 30 de abril, o cadastro dos colaboradores ativos, então fique ligado e não perca este prazo.
Ah! Não poderia deixar de citar que muitas empresas estão com dificuldade em conseguir o CPF dos dependentes. Sem essa informação você não vai conseguir enviar o cadastro do empregado, então nada de excluir dependentes do sistema de folha ou preencher o CPF com zeros, erros que percebemos que são bastante comuns. Tente providenciar essa informação o mais rápido possível.
Bem, além do cadastro dos colaboradores outras informações passam a ter o envio obrigatório, então vamos para alguns exemplos e também algumas dicas que irão te ajudar nessa empreitada.
Bom, você já deve saber que o prazo para o envio da admissão é até o final do dia anterior ao início do trabalho do novo colaborador, logo, isso já está valendo desde 01 de março.
DICAS
O eSocial possibilita receber a nova admissão com bastante antecedência. Para ser mais especifica, você pode enviar a admissão até 30 dias antes. Mas não esqueça! Este prazo termina no dia anterior ao início da atividade do novo colaborador. Isso vai servir para planejar melhor o processo admissional, então tente se planejar e tudo dará certo.
Agora vamos a uma dificuldade enfrentada por empresas incluindo os escritórios contábeis: a documentação do novo colaborador.
Se você não tem toda a documentação e está correndo o risco de perder o prazo, existe uma solução chamada admissão preliminar, que é o envio apenas de algumas informações como CPF, Data de admissão, NIS e data de nascimento. Lembrando que o prazo é o mesmo.
Costumo brincar que o eSocial quer saber até da respiração do trabalhador, logo, tudo que venha a ocorrer em relação a ele, deve ser enviado ao ambiente nacional do programa.
Se ocorrer mudança de endereço, nome, sexo, etc., estaremos diante de uma alteração cadastral e você também deve enviar, sendo o prazo até o dia 7 do mês subsequente.
Já a alteração contratual se refere a dados relacionados ao contrato de trabalho como mudança de jornada de trabalho, salário, prazo do contrato, transferências, entre outros. Lembrando que o prazo é o mesmo, porém, lembre-se que a alteração contratual pode interferir nos pagamentos, por exemplo, a mudança de salário, logo, você não pode deixar para enviar essas informações depois de enviar a folha não é mesmo? Por isso, fique atento!
Os afastamentos são um pouquinho mais complexos e por isso você deve ter muita atenção, primeiramente, aos prazos. Se o atestado é de até 15 dias, você tem até o dia 7 do mês subsequente, no entanto, se for superior, o prazo termina no 16° dia do afastamento.
Atenção também ao tipo de afastamento, pois se o afastamento é devido a acidente de trabalho, mesmo que ele tenha a duração de apenas 1 dia, ele deve ser enviado. Já em caso de doença, não há obrigatoriedade de envio quando o afastamento não ultrapassar 2 dias.
Por fim, cuidado na hora de informar o término do afastamento. Como essa informação também é enviada ao eSocial, o ideal é que seja informada data fim, quando de fato isso ocorrer, senão, você terá que retificar esse registro, caso o empregado não retorne às suas atividades na data prevista.
Esse tópico é mais tranquilo, pois tanto o aviso prévio trabalhado quanto o desligamento têm prazo de 10 dias, para ser enviado, a partir de sua ocorrência. Vale lembrar que na segunda fase, não há envio do pagamento da rescisão, mas apenas a informação do desligamento, ou seja, os valores calculados na rescisão, serão enviados apenas na 3° fase.
No dia 09 de abril foi liberado a regra do Extemporâneos, mas calma! Vou facilitar o seu entendimento.
Trata-se apenas da ordem de envio dos arquivos. É preciso ter atenção a essa ordem, isto é, determinada informação deve ser enviada quando de fato ocorrer. Não é interessante você enviar uma alteração de salário depois que você enviar a folha do empregado, concorda?
Um exemplo usado pelo próprio manual do eSocial é a retificação da data de admissão de um trabalhador para data posterior à data de início de um afastamento. Logo, se a data de admissão for posterior ao afastamento que já foi informado, não será possível enviar a retificação da admissão, caso o afastamento não for excluído primeiro.
Imagine também que você faça o registro da admissão do trabalhador, porém ele ainda está com o status de “A enviar”, ou seja, ainda está em processo de envio. Neste caso, obviamente você não pode enviar uma retificação desse mesmo trabalhador, pois o primeiro registro nem chegou ainda à base do eSocial, isto é, somente após o envio da primeira informação, é que você pode enviar uma segunda e assim, por diante. É uma questão de lógica.
No entanto, toda regra tem exceção e no eSocial não é diferente. Em alguns casos você poderá quebrar a ordem cronológica.
Vou te dar outro exemplo: imagine que você enviou a admissão, depois fez uma alteração de salário e posteriormente percebeu que errou o endereço do trabalhador. Neste caso, basta realizar a retificação, sem a necessidade de excluir a alteração salarial.
Bom, em um outro momento vamos detalhar melhorar a 3° fase do eSocial, o envio da Folha de pagamento, mas agora é importante saber que ela entra em 08 de maio de 2018 e que você deve ter atenção ao detalhamento da folha, principalmente nas incidências das rubricas, pois qualquer informação errada, vai ter consequências negativas nos recolhimentos.
Além disso, caso haja desligamento entre 1º e 07 de maio, o evento de desligamento deverá ser enviado a partir do dia 08, incluindo as informações das verbas rescisórias.
Será necessário enviar as folhas de janeiro em diante? Com certeza não, apenas as folhas a partir de maio para as empresas que entraram em janeiro.
Bom, a intenção não foi assustar, mas deixar você preparado para tantas mudanças. Tentei detalhar os pontos mais importantes para te ajudar a superar todos os desafios trazidos pelo eSocial, por isso, tenha confiança, estamos aqui para esclarecer ao máximo as suas dúvidas e diminuir os impactos nessa fase de adaptação. E falando nisso, agora vem a surpresa que citei no início do texto.
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