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eSocial na Prática: veja os 3 passos para enviar seus dados com nossa solução

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Escrito por Luanna Araujo
Atualizado em: 07/03/2019 Tempo estimado de leitura: 10 minutos

Você sabia que o prazo de adesão ao eSocial para as empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões está acabando? Para elas, a obrigatoriedade de envio da carga inicial teve início em 8 de janeiro e encerra-se dia 28 de fevereiro. Entender como funciona o eSocial na Prática é um desafio, mas estamos seguros que, com nossas dicas, você vai ficar muito mais preparado para enviar todos os dados que precisa. 

Você já começou a realizar as correções e envio dos dados ao ambiente do eSocial? Vamos te mostrar como é simples fazer isso através da nossa solução Fortes Pessoal. Olha só!

O processo se divide em três etapas básicas:

1ª Etapa: Instalação do Agente do eSocial na Prática

  • O que seria?

O agente funciona como um webservice de comunicação online e instantâneo. Ele é o responsável por transmitir os dados do Fortes Pessoal para o eSocial de forma automática, ou seja, sem a necessidade de gerar arquivos e importá-los por meio de programas validadores.

  • Requisitos necessários para instalação do Agente

Para instalação do agente alguns requisitos devem ser atendidos:

– Seu setor ou técnico de TI devem verificar as configurações de segurança de sua máquina (permissões, portas de acesso, firewall, anti-malware e antivírus) para que o agente possa ser executado sem problemas;

– Para certificado digital A3 é obrigatório que o agente e o certificado estejam instalados na mesma máquina;

– A versão do Windows deve ser a partir do Windows XP (Service Pack 3). Já o Firebird (gerenciador do banco de dados) compatível com o eSocial é a partir da versão 2.1;

– É recomendável que o agente seja instalado no servidor, pois é uma máquina mais robusta e que geralmente não possui intervenção de usuários.

  • Como instalar?

Acesse a pasta Fortes, onde fica o seu banco de dados e execute o “FortesACAgenteInstalador”. Feita a instalação, o Agente será inicializado e rodará como uma aplicação na máquina.

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Importante! A máquina na qual o agente foi instalado deverá permanecer ligada, com o agente em execução, até que todos os dados sejam transmitidos para o eSocial.

2ª Etapa: Assistente de Adesão

  • O que seria?

O assistente contempla o passo a passo para envio da carga inicial de forma simples, onde o usuário poderá parametrizar desde a qualificação cadastral dos empregados, empregadores e autônomos até a configuração do certificado digital.

  • Como fazer?

No Fortes Pessoal acesse o menu Utilitários > eSocial > Assistente de Adesão. Essa ferramenta agrupa as seguintes parametrizações:

Qualificação cadastral

É possível realizar a qualificação dos empregados, empregadores e autônomos. São validados nome, data de nascimento, CPF e NIS (NIT/PIS/PASEP) dos trabalhadores para verificar se estão aptos a serem enviados ao eSocial.

Lotações tributárias

É responsável por identificar a classificação da atividade para fins de atribuição do código FPAS e código de terceiros (outras entidades). Será necessário o registro de pelo menos uma lotação tributária por empresa para prosseguir com a adesão. Vale ressaltar que a data de criação da lotação tributária exigida no ambiente pré produção é 01/2016.

Mapeamento de eventos (rubricas)

Para envio ao eSocial, os eventos, chamados Rubricas, deverão ter uma natureza associada em seu cadastro, assim como as incidências tributárias inerentes à cada verba (INSS, FGTS, IRRF e Contribuição Sindical).

Estabelecimentos distribuídos

Basicamente, o eSocial precisa saber se todos os estabelecimentos da sua empresa são gerenciados juntos ou de forma independente, por exemplo: você possui matriz e filial, onde cada estabelecimento é o responsável pelas suas operações e utilizam, portanto, bancos de dados diferentes. Podem ainda, ter sistemas de folha diferentes e até podem estar em um mesmo sistema e mesma base, mas cadastrados como empresas distintas, embora tenham o mesmo CNPJ raiz.

Assim como na DIRF, é necessário que exista um estabelecimento “centralizador”, um CNPJ responsável pelas alterações dos eventos da empresa (eventos s-1000, s-1005) e pela reabertura e/ou fechamento das competências para apuração dos tributos (eventos s-1298 e s-1299).

Configuração do tipo de certificado

Os certificados exigidos pelo eSocial, são do tipo A1 ou A3 (Certisign). Para tal, seguem recomendações:

  • Embora o eSocial aceite os dois tipos de certificados, recomendamos a utilização do A1, já que este possui maior rapidez no envio (cerca de 10x mais rápido que o A3) e não há a necessidade de mídia (token, por exemplo);
  • Para escritórios de contabilidade, recomendamos por questões de segurança e praticidade de envio, que solicitem aos seus clientes a procuração eletrônica (outorga) que pode ser concedida via portal eCAC, assim utilizarão apenas um único certificado digital para envio dos dados de seus clientes para o eSocial.

Importante! Para conclusão da adesão no assistente, são obrigatórios apenas a configuração da lotação tributária e a configuração do certificado digital. Vale ressaltar que o não preenchimento dos demais dados solicitados podem acarretar em erros no ambiente do eSocial e deverão ser corrigidos no gerenciamento de retorno (etapa 3ª).

Outros cadastros:

Além das informações apresentadas no assistente de adesão, existem outros cadastros que serão validados na carga inicial, como:

  • Empresa (evento s-1000):

– Acesse no menu Movimentos> Situações> Empresa.

  • Estabelecimentos e Obras (evento s-1005):

– Acesse no menu Movimentos> Situações> Estabelecimentos, e Cadastros > Obras & Tomadores, opção Histórico.

  • Cargos (evento s-1030):

– Acesse no menu Cadastros > Cargos, opção Histórico.

  • Funções (evento s-1040):

– Acesse no menu Cadastros > Funções, opção Histórico.

  • Horários (evento s-1050):

– Acesse no menu Cadastros > Horários > Jornadas de Trabalho e Turnos de Trabalho.

  • Processos Administrativos e Judiciais (evento s-1070):

– Acesse no menu Cadastros > Processos Administrativos e Judiciais (eSocial), opção Histórico.

  • Cadastramento Inicial do Vínculo:

Evento não periódico, s-2200, transmitido em pré produção. Já em ambiente de produção somente a partir de 03/2018.

– Acesse no menu Cadastros > Empregados.

É fundamental a revisão desses cadastros, pois com a adequação ao eSocial novos campos foram criados e devem ser complementados, garantindo assim o correto envio das informações para o Ambiente Nacional.

3ª Etapa: Gerenciamento de Retorno

Através do gerenciamento de retorno é possível fazer o acompanhamento da transmissão dos dados para o eSocial. Após a adesão no Fortes Pessoal, acesse o menu Movimentos > eSocial > Gerenciamento de Retorno.  Serão apresentadas as seguintes informações:

1) Na área processamento serão apresentados a relação dos eventos do eSocial a serem transmitidos, indicando ainda a descrição de cada evento. Ao lado dos eventos, é possível ver o andamento do envio: “A enviar”, “Processando” e “Com erro”.

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2) Além disso, é possível acompanhar os detalhes sobre cada evento que está em “Fila de envio”, “Em processamento” e “Com erro”. Orientamos marcar a opção “detalhe automático” para que o sistema demonstre o detalhamento do XML.

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3) Já na área ocorrências poderemos verificar os eventos que apresentaram inconsistências cadastrais.

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4) Selecionando o evento com erro, por exemplo s-1005, será apresentada a inconsistência identificada pelo eSocial para ser corrigida, além dos detalhes abaixo:

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5) Para fazer a correção, clique em editar e o sistema abrirá a tela do cadastro envolvido no evento. No nosso caso, ele vai abrir o Histórico do Estabelecimento porque ele é que será enviado no registro s-1005.

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Você pode editar e corrigir o que o eSocial reportou de erro. No nosso exemplo, a alíquota RAT é incompatível com o CNAE Preponderante. Ao confirmar o ajuste, automaticamente o sistema vai mudar o status do histórico para a enviar, submetendo novamente os dados para validação pelo eSocial.

Como identificar a recepção dos eventos após adesão?

Após realizar a adesão, seja em ambiente pré-produção ou produção, existem algumas formas de identificar a recepção dos eventos para o eSocial, são elas:

1) Através dos Históricos:

É possível verificar o status das movimentações, onde teremos as legendas “A enviar”, “Em processamento”, “Processado” e com “Erro”. A informação só terá sido transmitida para o eSocial quando no histórico o status apresentado for processado. Conforme imagem abaixo:

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Os cargos são transmitidos através do evento S-1030. Para verificar o status do envio, acesse o menu Cadastros > Cargos, localize um que esteja sendo utilizado e clique em histórico, como podemos observar a situação do cargo apresentada está verde, o que significa que foi processado com sucesso pelo eSocial.

2) Relatório Eventos Enviados eSocial

Através deste relatório podemos fazer o acompanhamento da transmissão dos eventos para o eSocial. Para visualizá-lo acesse o menu Movimentos > eSocial > Eventos Enviados eSocial.

Serão apresentadas as seguintes informações:

  • relação de cada evento;
  • data/hora da transmissão;
  • data/hora de recepção;
  • chave de identificação do evento;
  • código de resposta do eSocial, e;
  • número do recibo do respectivo evento.

Será possível ainda verificar no relatório as legendas referentes aos protocolos de respostas do eSocial.

Obs: Esse relatório está disponível tanto em ambiente pré-produção como em ambiente produção.

3) Recibos de Entrega

Cada evento recepcionado pelo eSocial possui um recibo de entrega, que fica armazenado na pasta 3Recibos localizada na pasta Agente > XML > pasta com o código da empresa.

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Sobre a adesão e os ambientes do eSocial na Prática

Recomendamos que a adesão ao eSocial seja feita inicialmente em ambiente de pré-produção, para que sejam identificados os erros e realizadas as correções, já que esse tipo de ambiente permite a chamada “desadesão”, que nada mais é que a retirada de todos os dados da empresa do ambiente eSocial. Somente após a correção das inconsistências cadastrais, deve-se realizar a adesão em ambiente produção. Esta não poderá ser desfeita.

Vale ressaltar que o ambiente de pré-produção valida, além da carga inicial, vários outros dados, como os empregados e afastamentos, que são eventos não periódicos, e ainda as folhas de pagamento, que são eventos periódicos.

No entanto, a adesão em produção irá respeitar o faseamento do eSocial, ou seja, o cronograma de envio. Caso a empresa faça a adesão em produção durante o mês de fevereiro, serão levados ao ambiente do eSocial apenas a chamada carga inicial. Em março e abril, serão recepcionados os eventos não periódicos e a partir de maio, os eventos periódicos.

Para não perder o prazo!

Ressaltamos que pendências relativas aos empregados não impedem a adesão em ambiente de produção, pois estes serão enviados em produção apenas a partir de 03/2018. Por isso, fique de olho no faseamento para não perder o prazo!

A carga inicial, que se refere à primeira fase do eSocial, termina no dia 28 de fevereiro e contempla os seguintes eventos:

  • S-1000 – Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público
  • S-1005 – Tabela de Estabelecimentos, Obras de Construção Civil ou Unidades de Órgãos Públicos
  • S-1010 – Tabela de Rubricas
  • S-1020 – Tabela de Lotações Tributárias
  • S-1030 – Tabela de Cargos/Empregos Públicos
  • S-1035 – Tabela de Carreiras Públicas
  • S-1040 – Tabela de Funções/Cargos em Comissão
  • S-1050 – Tabela de Horários/Turnos de Trabalho
  • S-1060 – Tabela de Ambientes de Trabalho
  • S-1070 – Tabela de Processos Administrativos/Judiciais
  • S-1080 – Tabela de Operadores Portuários

Caso no Fortes Pessoal todos os eventos acima (se existirem em sua empresa) foram enviados com sucesso, você já pode dar início a adesão em ambiente produção.

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Sobre o autor

Luanna Araujo

Graduada em Ciências Contábeis pela Unicatólica, com MBA em Gestão e Planejamento Tributário pela UNI7, atua há mais de 8 anos nas áreas Contábil e Trabalhista. Especialista em eSocial, atualmente Analista de Capacitação no Grupo Fortes, sendo responsável pela elaboração de materiais técnicos e de apoio aos profissionais das áreas Gestão de Pessoas e Contabilidade. Além de atuar também como instrutora do programa Fortes na Prática, ministrando treinamentos com foco em legislação trabalhista, previdenciária, fiscal e tributária.

7 comentários

  • bom dia…
    fiz uma tualização de versão do fortes. È necessario f azer atualização do aplicativo agentes para o esocial/

    • Bom dia Francisca.
      Sim, sempre que existir uma atualização do Fortes você deve também atualizar o agente. Para isso, na máquina que o agente estiver instalado, acesse a pasta fortes, em seguida a pasta AC e localize o arquivo FortesACAgenteInstalador, basta executar e selecionar a opção atualizar.
      Para maiores esclarecimentos por gentileza entrar em contato através de um dos canais de atendimento (telefone, chat ou email).
      Abraço.

  • Quando enviei o e-social de uma empresa, deu o seguinte erro código 301.
    entre o servidor e e-social, tenho que enviar novamente, creio não têm como fazer a correção.

  • Boa noite, enviei a produção da matriz e filial mas, não me atentei de marcar a matriz como base distribuída, agora todos os eventos da filial estão com erros e não permitidos a novos cadastros de funcionários. Como faço para concertar esse erro? Já tentei desaderir a produção mais não permite.
    Me ajuda por favor

    • Olá Andressa!
      Se você fez a adesão primeiro na Matriz significa que o cadastro da empresa (S-1000) já foi transmitido. Você precisa observar se as filiais (S-1005) também já foram enviadas, pode observar isso pelo próprio Portal Web do eSocial. Caso na adesão da Matriz as filiais já tenham sido transmitidas quando for aderir a Empresa Filial não poderá enviar novamente os eventos S-1000 e S-1005, no cadastro da filial deve ir na opção estabelecimentos editar e desmarcar a opção “eSocial”, assim o sistema não fará a transmissão do evento S-1005 referente a essa filial. Em seguida deve fazer a adesão indicando que você possui ambientes distribuídos e definir um prefixo para esse estabelecimento.
      Caso haja dúvidas nesse processo pedimos por gentileza que entre em contato com nosso suporte através dos canais de atendimento (telefone, email ou chat).

      Abraço.

  • Olá Luana,

    A fase do esocial para empresas do lucro presumido e lucro real sem movimento o evento S-1299, será enviando agora em novembro e depois em janeiro novamente?

    • Olá Mychely.
      As empresas do Lucro Presumido fazem parte do segundo grupo. Mesmo sem movimento precisam cumprir a primeira fase e enviar o cadastro do empregador (evento S-1000). No cronograma a primeira fase teve início no dia 16 de julho/18 a 09 de outubro/18. O evento S-1299 diz respeito a terceira fase que terá início em janeiro/2019, o prazo de transmissão é até o dia 07 do mês seguinte.
      Quanto o Lucro Real você tem que verificar em qual grupo a empresa se encaixa, o raciocínio será o mesmo que expliquei acima.
      Abraço.

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