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eSocial na Prática: veja os 3 passos para enviar seus dados com nossa solução

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Escrito por Luanna Araujo

Você sabia que o prazo de adesão ao eSocial para as empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões está acabando? Para elas, a obrigatoriedade de envio da carga inicial teve início em 8 de janeiro e encerra-se dia 28 de fevereiro. Entender como funciona o eSocial na Prática é um desafio, mas estamos seguros que, com nossas dicas, você vai ficar muito mais preparado para enviar todos os dados que precisa. 

Você já começou a realizar as correções e envio dos dados ao ambiente do eSocial? Vamos te mostrar como é simples fazer isso através da nossa solução Fortes Pessoal. Olha só!

O processo se divide em três etapas básicas:

1ª Etapa: Instalação do Agente do eSocial na Prática

  • O que seria?

O agente funciona como um webservice de comunicação online e instantâneo. Ele é o responsável por transmitir os dados do Fortes Pessoal para o eSocial de forma automática, ou seja, sem a necessidade de gerar arquivos e importá-los por meio de programas validadores.

  • Requisitos necessários para instalação do Agente

Para instalação do agente alguns requisitos devem ser atendidos:

– Seu setor ou técnico de TI devem verificar as configurações de segurança de sua máquina (permissões, portas de acesso, firewall, anti-malware e antivírus) para que o agente possa ser executado sem problemas;

– Para certificado digital A3 é obrigatório que o agente e o certificado estejam instalados na mesma máquina;

– A versão do Windows deve ser a partir do Windows XP (Service Pack 3). Já o Firebird (gerenciador do banco de dados) compatível com o eSocial é a partir da versão 2.1;

– É recomendável que o agente seja instalado no servidor, pois é uma máquina mais robusta e que geralmente não possui intervenção de usuários.

  • Como instalar?

Acesse a pasta Fortes, onde fica o seu banco de dados e execute o “FortesACAgenteInstalador”. Feita a instalação, o Agente será inicializado e rodará como uma aplicação na máquina.

Importante! A máquina na qual o agente foi instalado deverá permanecer ligada, com o agente em execução, até que todos os dados sejam transmitidos para o eSocial.


2ª Etapa: Assistente de Adesão

  • O que seria?

O assistente contempla o passo a passo para envio da carga inicial de forma simples, onde o usuário poderá parametrizar desde a qualificação cadastral dos empregados, empregadores e autônomos até a configuração do certificado digital.

  • Como fazer?

No Fortes Pessoal acesse o menu Utilitários > eSocial > Assistente de Adesão. Essa ferramenta agrupa as seguintes parametrizações:

Qualificação cadastral:

É possível realizar a qualificação dos empregados, empregadores e autônomos. São validados nome, data de nascimento, CPF e NIS (NIT/PIS/PASEP) dos trabalhadores para verificar se estão aptos a serem enviados ao eSocial.

Lotações tributárias:

É responsável por identificar a classificação da atividade para fins de atribuição do código FPAS e código de terceiros (outras entidades). Será necessário o registro de pelo menos uma lotação tributária por empresa para prosseguir com a adesão. Vale ressaltar que a data de criação da lotação tributária exigida no ambiente pré produção é 01/2016.

Mapeamento de eventos (rubricas):

Para envio ao eSocial, os eventos, chamados Rubricas, deverão ter uma natureza associada em seu cadastro, assim como as incidências tributárias inerentes à cada verba (INSS, FGTS, IRRF e Contribuição Sindical).

Estabelecimentos distribuídos:

Basicamente, o eSocial precisa saber se todos os estabelecimentos da sua empresa são gerenciados juntos ou de forma independente, por exemplo: você possui matriz e filial, onde cada estabelecimento é o responsável pelas suas operações e utilizam, portanto, bancos de dados diferentes. Podem ainda, ter sistemas de folha diferentes e até podem estar em um mesmo sistema e mesma base, mas cadastrados como empresas distintas, embora tenham o mesmo CNPJ raiz.

Assim como na DIRF, é necessário que exista um estabelecimento “centralizador”, um CNPJ responsável pelas alterações dos eventos da empresa (eventos s-1000, s-1005) e pela reabertura e/ou fechamento das competências para apuração dos tributos (eventos s-1298 e s-1299).

Configuração do tipo de certificado:

Os certificados exigidos pelo eSocial, são do tipo A1 ou A3 (Certisign). Para tal, seguem recomendações:

  • Embora o eSocial aceite os dois tipos de certificados, recomendamos a utilização do A1, já que este possui maior rapidez no envio (cerca de 10x mais rápido que o A3) e não há a necessidade de mídia (token, por exemplo);
  • Para escritórios de contabilidade, recomendamos por questões de segurança e praticidade de envio, que solicitem aos seus clientes a procuração eletrônica (outorga) que pode ser concedida via portal eCAC, assim utilizarão apenas um único certificado digital para envio dos dados de seus clientes para o eSocial.

Importante! Para conclusão da adesão no assistente, são obrigatórios apenas a configuração da lotação tributária e a configuração do certificado digital. Vale ressaltar que o não preenchimento dos demais dados solicitados podem acarretar em erros no ambiente do eSocial e deverão ser corrigidos no gerenciamento de retorno (etapa 3ª).

Outros cadastros:

Além das informações apresentadas no assistente de adesão, existem outros cadastros que serão validados na carga inicial, como:

  • Empresa (evento s-1000):

– Acesse no menu Movimentos> Situações> Empresa.

  • Estabelecimentos e Obras (evento s-1005):

– Acesse no menu Movimentos> Situações> Estabelecimentos, e Cadastros > Obras & Tomadores, opção Histórico.

  • Cargos (evento s-1030):

– Acesse no menu Cadastros > Cargos, opção Histórico.

  • Funções (evento s-1040):

– Acesse no menu Cadastros > Funções, opção Histórico.

  • Horários (evento s-1050):

– Acesse no menu Cadastros > Horários > Jornadas de Trabalho e Turnos de Trabalho.

  • Processos Administrativos e Judiciais (evento s-1070):

– Acesse no menu Cadastros > Processos Administrativos e Judiciais (eSocial), opção Histórico.

  • Cadastramento Inicial do Vínculo:

Evento não periódico, s-2200, transmitido em pré produção. Já em ambiente de produção somente a partir de 03/2018.

– Acesse no menu Cadastros > Empregados.

É fundamental a revisão desses cadastros, pois com a adequação ao eSocial novos campos foram criados e devem ser complementados, garantindo assim o correto envio das informações para o Ambiente Nacional.

3ª Etapa: Gerenciamento de Retorno

Através do gerenciamento de retorno é possível fazer o acompanhamento da transmissão dos dados para o eSocial. Após a adesão no Fortes Pessoal, acesse o menu Movimentos > eSocial > Gerenciamento de Retorno.  Serão apresentadas as seguintes informações:

1) Na área processamento serão apresentados a relação dos eventos do eSocial a serem transmitidos, indicando ainda a descrição de cada evento. Ao lado dos eventos, é possível ver o andamento do envio: “A enviar”, “Processando” e “Com erro”.  

2) Além disso, é possível acompanhar os detalhes sobre cada evento que está em “Fila de envio”, “Em processamento” e “Com erro”. Orientamos marcar a opção “detalhe automático” para que o sistema demonstre o detalhamento do XML.

3) Já na área ocorrências poderemos verificar os eventos que apresentaram inconsistências cadastrais.

4) Selecionando o evento com erro, por exemplo s-1005, será apresentada a inconsistência identificada pelo eSocial para ser corrigida, além dos detalhes abaixo:

5) Para fazer a correção, clique em editar e o sistema abrirá a tela do cadastro envolvido no evento. No nosso caso, ele vai abrir o Histórico do Estabelecimento porque ele é que será enviado no registro s-1005.

Você pode editar e corrigir o que o eSocial reportou de erro. No nosso exemplo, a alíquota RAT é incompatível com o CNAE Preponderante. Ao confirmar o ajuste, automaticamente o sistema vai mudar o status do histórico para a enviar, submetendo novamente os dados para validação pelo eSocial.

Como identificar a recepção dos eventos após adesão?

Após realizar a adesão, seja em ambiente pré-produção ou produção, existem algumas formas de identificar a recepção dos eventos para o eSocial, são elas:

1) Através dos Históricos:

É possível verificar o status das movimentações, onde teremos as legendas “A enviar”, “Em processamento”, “Processado” e com “Erro”. A informação só terá sido transmitida para o eSocial quando no histórico o status apresentado for processado. Conforme imagem abaixo:

Os cargos são transmitidos através do evento S-1030. Para verificar o status do envio, acesse o menu Cadastros > Cargos, localize um que esteja sendo utilizado e clique em histórico, como podemos observar a situação do cargo apresentada está verde, o que significa que foi processado com sucesso pelo eSocial.

2) Relatório Eventos Enviados eSocial

Através deste relatório podemos fazer o acompanhamento da transmissão dos eventos para o eSocial. Para visualizá-lo acesse o menu Movimentos > eSocial > Eventos Enviados eSocial.

Serão apresentadas as seguintes informações:

  • relação de cada evento;
  • data/hora da transmissão;
  • data/hora de recepção;
  • chave de identificação do evento;
  • código de resposta do eSocial, e;
  • número do recibo do respectivo evento.

Será possível ainda verificar no relatório as legendas referentes aos protocolos de respostas do eSocial.

Obs: Esse relatório está disponível tanto em ambiente pré-produção como em ambiente produção.

3) Recibos de Entrega

Cada evento recepcionado pelo eSocial possui um recibo de entrega, que fica armazenado na pasta 3Recibos localizada na pasta Agente > XML > pasta com o código da empresa.

Sobre a adesão e os ambientes do eSocial na Prática

Recomendamos que a adesão ao eSocial seja feita inicialmente em ambiente de pré-produção, para que sejam identificados os erros e realizadas as correções, já que esse tipo de ambiente permite a chamada “desadesão”, que nada mais é que a retirada de todos os dados da empresa do ambiente eSocial. Somente após a correção das inconsistências cadastrais, deve-se realizar a adesão em ambiente produção. Esta não poderá ser desfeita.

Vale ressaltar que o ambiente de pré-produção valida, além da carga inicial, vários outros dados, como os empregados e afastamentos, que são eventos não periódicos, e ainda as folhas de pagamento, que são eventos periódicos.  

No entanto, a adesão em produção irá respeitar o faseamento do eSocial, ou seja, o cronograma de envio. Caso a empresa faça a adesão em produção durante o mês de fevereiro, serão levados ao ambiente do eSocial apenas a chamada carga inicial. Em março e abril, serão recepcionados os eventos não periódicos e a partir de maio, os eventos periódicos.

Para não perder o prazo!

Ressaltamos que pendências relativas aos empregados não impedem a adesão em ambiente de produção, pois estes serão enviados em produção apenas a partir de 03/2018. Por isso, fique de olho no faseamento para não perder o prazo!

A carga inicial, que se refere à primeira fase do eSocial, termina no dia 28 de fevereiro e contempla os seguintes eventos:

  • S-1000 – Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público
  • S-1005 – Tabela de Estabelecimentos, Obras de Construção Civil ou Unidades de Órgãos Públicos
  • S-1010 – Tabela de Rubricas
  • S-1020 – Tabela de Lotações Tributárias
  • S-1030 – Tabela de Cargos/Empregos Públicos
  • S-1035 – Tabela de Carreiras Públicas
  • S-1040 – Tabela de Funções/Cargos em Comissão
  • S-1050 – Tabela de Horários/Turnos de Trabalho
  • S-1060 – Tabela de Ambientes de Trabalho
  • S-1070 – Tabela de Processos Administrativos/Judiciais
  • S-1080 – Tabela de Operadores Portuários

Caso no Fortes Pessoal todos os eventos acima (se existirem em sua empresa) foram enviados com sucesso, você já pode dar início a adesão em ambiente produção.

Sobre o autor

Luanna Araujo

Graduada em Ciências Contábeis pela Faculdade Católica Rainha do Sertão, com MBA em Gestão e Planejamento Tributário pela UNI7, atua há 7 anos na área contábil. Na unidade Fortes Quixadá atuou como consultora e coordenadora de suporte. Atualmente trabalha como Técnica de Atendimento Sênior no Grupo Fortes nos sistemas Pessoal, Fiscal e Contábil, sendo responsável pela capacitação e desenvolvimento das equipes técnicas, pela criação de conteúdos educacionais, além de atuar como instrutora do Fortes na Prática ministrado para os clientes do Grupo Fortes.

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