Para aumentar a produtividade contábil é necessário compreender o cotidiano de um escritório de contabilidade que é bastante intenso e cheio de desafios. Porém, apesar desses desafios, a produtividade é essencial para aumentar receita no escritório.
A rotina da operação sempre lida com informações de vários clientes, atendimento, orientação, prazos definidos, além da própria gestão do escritório e pequenos contratempos que acabam comprometendo a produtividade da equipe.
E quando se trata de ganhar tempo e aumentar o montante da receita, basicamente existem duas maneiras: ou se diminui os custos da operação ou aumenta as entradas de valor por cliente, produto ou serviços.
Utilizando mais tecnologia no dia a dia do contador é possível aumentar a produtividade, ganhando tempo na execução das tarefas e com isso criando a possibilidade de aumentar o número de clientes na carteira do escritório.
Para isso, a sistema principal de um escritório de contabilidade pode ajudar substancialmente, seja oferendo processos mais dinâmicos ou mesmo oferendo possibilidades de integração para busca e envio de informações.
Pensando nisso, selecionamos 7 dicas de funcionalidades incríveis no Fortes Contábil que ajudarão otimizar ao máximo a produtividade do seu negócio.
Assim como qualquer outra empresa, o escritório contábil preciso está em constante crescimento e lucratividade. Confira:
A conciliação bancária, consiste na comparação do saldo de uma conta bancária de movimento com uma informação externa à contabilidade (extrato bancário), de maneira que se possa ter certeza quanto a exatidão do saldo em análise, em uma determinada data.
Ela consiste em fazer uma comparação física entre o saldo das contas bancárias com o controle financeiro interno de uma empresa.
Aparentemente não é muito simples, nem rápido quando feito manualmente, por isso para ajudar aos contadores e aumentar a produtividade contábil, o sistema Fortes Contábil já disponibiliza uma funcionalidade que permitirá que seja realizada essa conciliação dos dados financeiros originado de seu respectivo extrato com o razão da conta contábil, sendo executado de forma rápida e prática.
É possível oferecer sempre uma posição concreta da situação financeira aos seus clientes. Basta solicitar que seu cliente baixe e envie o arquivo OFX (o Open Financial Exchange é um formato de arquivo usado para arquivos de dados financeiros que contêm transações) do banco e importar para iniciar o processo.
Ainda falando sobre conciliação, o processo de análise dos saldos das contas contábeis e sua respectiva movimentação, também consome uma boa parte do tempo do setor contábil. É necessário realizar esse confronto do documento externo com as informações digitadas na contabilidade.
Pensando em agilizar esse processo, foi incluído no sistema Fortes Contábil a identificação do número do documento no lançamento contábil, que proporcionará uma conciliação automática dos lançamentos. Por exemplo, quando identificado que existe um lançamento de provisão e pagamento do contas a receber de um determinado fornecedor.
Conforme pesquisa feita pelo consultor Roberto Dias Duarte, 40% das empresas contábeis brasileiras digitam a maioria dos dados dos seus clientes. Entre esses dados existe uma carga muito grande da conta bancos, pois os clientes costumam enviar impressos ou em arquivo pdf.
Talvez você nunca tenha pensado nisso, mas é muito fácil fazer essa análise. Isso porque em todas as telas dos sistemas Fortes, existe uma rotina que permite que você realize diversas análises com base nos lançamentos efetuados, a Análise Dinâmica.
Com Análise Dinâmica, é possível identificar daquela empresa que tem a maior movimentação, quantos lançamentos são realizados de forma manual, via integração com os outros módulos ou via importação de arquivos. Também é possível ordenar por estabelecimento ou centro de resultado.
Com base na origem dos lançamentos contábeis, é possível identificar, por exemplo, se a equipe está passando muito tempo fazendo lançamentos manuais, quando esses lançamentos poderiam entrar em outro fluxo de recebimento e estarem sendo importados ou recebidos via integração com outros sistemas.
Com os fluxos automatizados, você tem mais segurança, agilidade e organização em seus processos. Lembrando que tudo isso também possibilita que se tenha tempo disponível para receber mais clientes e assim aumentar a receita do escritório.
Para os casos em que a equipe realmente precisar fazer o lançamento manual, no sistema Fortes Contábil várias situações também podem ser facilitadas. Através de lançamentos modelos, você pode salvar aqueles lançamentos costumeiros , ou seja, já deixa-los pré-configurados com as contas e mesmo o histórico da operação.
Quando for fazer o lançamento manual, basta informar qual o código da ocorrência e pronto. Rápido, fácil e seguro.
Outro ponto que é super importante ressaltar é que no decorrer da movimentação contábil de uma empresa são realizadas centenas de lançamentos e podem aparecer alguns erros que se, não corrigidos antes do encerramento, deixarão os saldos das contas contábeis irreais em todos os demonstrativos. Por isso, é preciso produtividade também na conferência dessas informações.
Assim, vamos elencar dos erros mais comuns que prejudicam a produtividade contábil:
Para esses erros, pegando como exemplo a inversão de contas, hoje pode ser complicado você identificar quando existe uma conta com o saldo invertido ou virado e o pior, pode demorar a notar a inconsistência, principalmente se costumeiramente for conferido mais detalhadamente por ocasião dos encerramentos de execício.
Para facilitar e ajudá-lo a identificar essas inconsistências mais rápido, a dica é visualizar o relatório de Saldo Divergente e ainda destacaremos quando o saldo da conta está divergente com a sua natureza.
Se os clientes fiéis correspondem a uma fatia considerável do faturamento do seu escritório contábil, então invista sempre em ações diferenciadas para eles. As operações padrão "contabilidade, folha de pagamento e fiscal" todos os escritórios oferecem, portanto, a dica é ir além.
O Fortes Contábil possibilita que você ofereça algo a mais, como relatórios financeiros e contábeis que ajudarão no embasamento das tomadas de decisão com informações mais eficientes (balancetes mensais, evolução patrimonial, lucro ou prejuízo, entre outros).
Passar feedback e ofertar uma visão comparativa com o mercado é uma maneira simples de oferecer serviços com valor agregado, capaz de estreitar seu relacionamento com o cliente e de ajudar ao contador a ser cada vez mais visto como um consultor de negócios confiável.
A dica é que esses relatórios "a mais" podem ser apresentados como um serviço novo do escritório e uma análise diferenciada que pode ou não ser incorporada ao pacote de serviços do cliente.
E por falar em oferecer serviços diferenciados, o contador, cada dia mais desempenha o importantíssimo papel de consultor de negócios. Por isso, o Fortes Contábil lhe auxilia na elaboração e acompanhamento dos orçamentos empresariais, tanto dos seus clientes, como da própria empresa contábil, afinal, há pessoas que veem crise e outras que visualizam oportunidades!
Esse acompanhamento possibilita a visualização dos valores orçados e realizados período a período, bem como nos casos de remanejamento de verbas ou mesmo se algumas das contas tenham extrapolados os valores estipulados.
Agora você já sabe das funcionalidades que mais te ajudam a ganhar tempo na sua rotina aumentando a produtividade contábil. Já utiliza alguma delas? Compartilha com a gente e deixa nos comentários.
Você ainda pode ver aqui também, como descobrir a melhor ferramenta contábil para seu escritório. Saiba como!
Sistemas de gestão completos, inovadores e conectados em tempo real. Há mais de trinta anos trazendo mais tecnologia à gestão do seu negócio.
.webp)
