Muito se fala em produtividade e quando esse termo é empregado geralmente se tem a ideia de fazer mais coisas em menos tempo. Contudo, a produtividade em si é a capacidade de produzir, e se, produzir muito em menos tempo só gerasse de fato resultados positivos para as empresas, todas tenderiam a apenas acelerar os processos. Portanto vamos falar sobre a gestão do tempo e gestão de tarefas.
O fato é que, por meio de um conceito mais amplo, a produtividade tem que necessariamente fomentar resultados de qualidade, pois do contrário, apenas gera métricas que não levam as empresas a alcançarem seus objetivos.
Então, para que de fato uma alta produtividade signifique excelentes resultados para as empresas, todos os colaboradores na proporção dos seus desafios devem entender como fazer uma boa gestão do tempo e uma boa gestão das tarefas.
Ora, caro leitor! Você pode estar se perguntando filosoficamente: mas a gestão das tarefas não está contida na gestão do tempo?
A resposta é: não necessariamente! São diferentes conceitos e as pessoas podem ser boas em apenas uma das duas gestões e mesmo assim entregar um bom resultado. Contudo o que almejamos nas nossas empresas são resultados excelentes, concorda?
Assim, vamos falar um pouco sobre as duas gestões com o intuito de provocar "insights" que ajudem você e sua equipe a ter a melhor estratégia nos dois casos, ou apostar fortemente em um deles.
Existem técnicas de gestão do tempo as quais passam por planejamento, organização e disciplina. Ter claro na sua rotina do que é urgente, importante, contra produtivo, irrelevante e etc, é fundamental. Então perceba que gestão do tempo tem muito mais haver com priorização pra conseguir fazer o que é importante em tempo hábil e não muitas tarefas em um determinado espaço de tempo.
Também há ferramentas e exercícios do controle consciente do tempo empregado em cada atividade. Por exemplo, uma técnica de gestão do tempo inclui um conjunto de atividades, processos e decisões com foco na coordenação de objetivos administrados dentro de limitações de tempo para fazê-las.
Gerir seu tempo é fazer ele ser direcionado para o que é prioridade e agrega mais resultado deixando ele menos disponível nos demais casos. Assumir o controle de fazer essas priorizações virarem naturais no dia a dia é transformador na vida profissional.
A ausência de foco nas reuniões também limita a eficiência dos profissionais. Se não houver foco, o assunto pode se tornar cíclico rapidamente, ou mesmo fugir para assuntos periféricos que não faziam parte do objetivos da reunião.
Prioridade é o foco e uma boa dica é eleger sempre um moderador ou condutor da reunião, pois esta pessoa tem autonomia de conduzir ou reconduzir o assunto para o foco proposto.
Agora multiplique apenas 30 minutos a todas as reuniões que você já participou que não tivesse um moderador ou que as pessoas não se preocupassem muito com o tempo. Se controlar o tempo é chato, acredite que perder dinheiro é muito mais.
A gestão de tarefas requer muita organização e controle, principalmente quando você trabalha com prazos legais que podem gerar prejuízos financeiros em caso de descumprimento.
Contudo, uma boa gestão de tarefas que proporcione o aumento da produtividade, nem sempre quer dizer que precisa fazer muitas atividades, e sim, cuidar e ter mecanismos para garantir que essas atividades sejam executadas. Nós estamos falando de automação.
Quando uma tarefa for repetitiva ou tomar muito tempo e esforço, se pergunte se alguém já descobriu uma maneira de fazer melhor. Essa simples pergunta dá a possibilidade de descobertas de automação e melhores práticas que evitam retrabalho. Para isso, comece com as tarefas menos animadoras de serem executadas, pois superar o obstáculo será caso de sucesso para sempre buscar soluções para tarefa desta mesma natureza.
Invista em sistemas com processo de robotização e inteligência artificial para o seu ramo de trabalho. Hoje esse conceito já está bem mais maduro no mercado e geralmente as software housers tem muito a oferecer a seus clientes.
Perceba que a prioridade das coisa é completamente diferente das melhores formas de fazer com que estas coisas sejam realizadas. Otimizar tempo e tarefas é sem dúvida fundamental nas organizações. Às vezes parece que precisamos de mais tempo, mas é possível começar a arrumar a bagunça na agenda de forma simples, mesmo quando parece que não tem mais volta.
É importante ter isso claro, pois dependendo do ramo do seu negócio isso pode se tornar um genuíno diferencial competitivo, colaborando nos processos para que você atenda seu cliente dentro da jornada dele na sua empresa da melhor e mais otimizada forma possível. Se você é contador, veja esta planilha sobre gestão do tempo para escritórios contábeis.
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Se você gostou deste artigo, aproveite para ler esse também sobre produtividade escrito pela minha colega Élida Almeida.
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