Conheça as 7 dicas essenciais para abrir seu escritório de contabilidade

Quando falamos em iniciar um negócio, seja ele qual for, sempre nos deparamos com muitos desafios até que se alcance o seu êxito. Isto não é diferente para se ter escritório de contabilidade, principalmente, por sabermos que o mercado está cada vez mais aquecido e competitivo.

É por esse motivo que vou abordar, de maneira prática, algumas dicas que certamente pode ajudar na suas tomadas de decisões no momento que decidir abrir seu escritório de contabilidade.

Nesta matéria, elenco 7 dicas essenciais para você abrir seu escritório de forma estratégica e rentável. Acredite, mesmo com tantos concorrentes, você também tem chance de se destacar. Veja minhas dicas:

1) Acompanhe e entenda o mercado

Realize uma pesquisa ou análise do mercado em sua região. Entenda em que tipo de segmento contábil poderá trabalhar e desenvolva as estratégias compatíveis com seu negócio. Busque espelhar-se nos escritórios e profissionais de sucesso, analise de que forma eles atendem e oferecem seus serviços aos clientes.

Pesquise quais os principais anseios dos clientes em geral. Seria a qualidade e valor do serviço? As entregas das obrigações? O atendimento? A estrutura do escritório?

Você deverá possuir um capital suficiente para iniciar seu empreendimento e a ideia deste valor varia de acordo com o segmento contábil e estrutura que pretende ter. É necessário que você, antes de verificar seu capital para investimento, preencha alguns requisitos necessários, tais como: ser bacharel em Ciências Contábeis e tenha o devido registro no CFC.

É imprescindível a experiência e conhecimento do negócio, embora tenha que enfrentar sua primeira experiência como proprietário. Caso ainda não se sinta preparado, busque mais experiência e conhecimento até que se ache mais confiante. Uma alternativa, quando possível, é de iniciar ou participar em sociedade com alguém que tenha mais experiência no segmento que você.

Enfim, vale lembrar que no momento em que passar a assumir a responsabilidade profissional da área contábil de uma empresa, terá que agir com muita organização e ética, já que qualquer erro ou não cumprimento de obrigações acessórias poderá ser refletida em multas. Toda concentração se faz necessária, principalmente quando se trata de seu novo negócio!

2) Boa localização e estrutura para sua empresa

Outro fator importante é sobre onde será instalado seu negócio. Dê preferência a imóveis bem localizados e que tenham um bom "custo X benefício". Existem portais imobiliários na web que podem lhe ajudar na busca da melhor escolha. Caso seja possível, contrate um serviço de Assessoria Imobiliária, também será uma ótima alternativa.

A estrutura física de seu escritório irá depender de suas expectativas quanto ao tamanho de sua empresa e o quanto terá de capital disponível. Um Escritório de Contabilidade pode funcionar com um contador, profissional qualificado para a função, e mais um auxiliar de escritório.

Se este for o caso, uma área física de 30m² pode atender a demanda, considerando que praticamente todas as atividades serão desempenhadas por dois profissionais.

Caso sua expectativa seja em ter um Escritório de Contabilidade de melhor porte, com estrutura para atender demandas maiores, sugiro um espaço físico maior e a departamentalização dos setores.

Boas opções são as casas disponíveis para aluguel no centro das cidades, já que se adaptam bem para a estrutura necessária e costumam ter o custo x benefício mais vantajoso em relação as salas comerciais.

Outra alternativa que vem obtendo muitos adeptos é o Coworking. Trata-se do modelo de trabalho pelo qual pessoas não necessariamente da mesma empresa compartilham o mesmo ambiente de trabalho. Vale a pena conferir se há a possibilidade em sua cidade!

3) Exigências Legais e Específicas

Como ocorre na abertura de qualquer empresa, principalmente no Brasil, não poderá escapar da parte burocrática. Para abrir um Escritório de Contabilidade, você deverá seguir algumas exigências iniciais, para então tornar-se apto para se estabelecer no mercado.

Você deverá providenciar os registros nas seguintes instituições competentes:

• Junta Comercial;
• Secretaria da Receita Federal (CNPJ);
• Secretaria Estadual de Fazenda;
• Prefeitura do Município para obter o alvará de funcionamento;
• Enquadramento na Entidade Sindical Patronal;
• Cadastramento junto à Caixa Econômica Federal no sistema “Conectividade Social - ICP”;
• INSS/FGTS;
• Corpo de Bombeiros Militar, para a obtenção de licença de funcionamento;
• Registro do escritório de contabilidade junto ao Conselho Regional de Contabilidade;

4) A operacionalidade do seu negócio

Geralmente, quando o Contador inicia com seu escritório, começa sozinho ou em sociedade com outro colega e conforme a demanda de serviços vai crescendo, surge a necessidade de aumentar o número de colaboradores.

A seguir, sugerimos os profissionais que são necessários para trabalharem em um Escritório de Contabilidade. Escolha aqueles que em um primeiro momento, considera essenciais para a abertura de seu empreendimento:

• Secretária;
• Encarregado de Escrita Fiscal;
• Encarregado de Departamento de Pessoal;
• Contador;

Inicialmente, você deve estar presente em todas as operações, principalmente, acompanhando o desenvolvimento das atividades inerentes ao Escritório de Contabilidade.

5) Use a tecnologia ao seu favor

O uso de sistemas específicos para o seu negócio é fundamental para o registro dos documentos fiscais, controle das empresas atendidas, obtenção de certidões e outros documentos que hoje já estão disponíveis digitalmente. A tecnologia será a aliada para otimização do tempo e melhoria dos processos rotineiros do seu escritório.

Tenha preferência por aquelas soluções de empresas que estão sempre bem ranqueadas nas pesquisas de satisfação. Opte pelo bom atendimento, pelas funcionalidades dos produtos, por módulos integrados, cumprimento das obrigações etc. Ainda tem a opção de você escolher aquele sistema que você praticou por algum tempo em suas aulas de prática contábil na sua faculdade. Nós da Fortes Tecnologia oferecemos isso e muito mais, fica a sugestão!

6) Mostre a que veio!

Para que seu escritório tenha visibilidade, será de muita importância que ele possua canais de divulgação e contato com seus atuais e futuros clientes. Indico a criação de um site e criação de perfis do seu escritório nas principais redes sociais (facebook, twitter, instagram, youtube).

Mas atenção! Apenas criar os perfis de seu negócio nas redes sociais não garantem a sua visibilidade. Você precisará manter a frequência dos conteúdos e se possível, patrocinar as principais postagens, assim conseguirá mais visualizações. Seguindo estes passos já no início de seu projeto, terá uma boa divulgação de sua marca e uma boa fonte captação de novos clientes.

7) Siga os eventos de Classe

Na área contábil, o principal evento ocorre de quatro em quatro anos, o tão conhecido Congresso Brasileiro de Contabilidade, sempre em estados diferentes.

Há vários outros eventos durante o ano, com enfoques específicos, em que você poderá comparecer no sentido de sempre manter-se atualizado com os assuntos do momento. Faça o mapeamento dos momentos que deseja participar e organize sua agenda com antecedência. A seguir, alguns dos principais sites que você pode acompanhar periodicamente:

• CFC – Conselho Federal de Contabilidade
• CRC – Conselho Regional de Contabilidade
• FENACON – Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisa
• IBRACON – Instituto dos Auditores Independentes do Brasil
  
  Os CRC’s (Conselhos Regionais de Contabilidade), também oferecem diversos eventos em suas respectivas regiões. Indicamos que verifique com frequência os sites desses orgãos, para que se mantenha informado sobre os eventos que se realizam no decorrer de cada exercício social. Acessem também os sites da FENACON e IBRACON.

Espero que estas dicas tenham ajudado de alguma forma àqueles que desejam empreender e iniciar seu Escritório de Contabilidade. Lembre-se que com conhecimento, organização e afinco tudo se tornará possível.