A rotina de toda empresa e escritórios de contabilidade conta com uma série de obrigações acessórias que devem ser elaboradas com muita atenção e critério. Entre as obrigatoriedades se destaca a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social — GFIP. Portanto, é importante saber como consultar GFIP de uma empresa.
A legislação trabalhista pressupõe uma ordem de cuidados em relação aos trabalhadores e um dos mais relevantes é o recolhimento do Fundo de Garantia.
Sendo assim, essa declaração faz parte das atividades do departamento pessoal das companhias e para manter tudo o que diz respeito aos seus colaboradores em dia, todo empresário deve saber o que é e qual a importância da GFIP.
A sua importância se caracteriza, principalmente, por manter em um único documento as informações referentes à jornada dos funcionários, promovendo economia de tempo na busca por informações. Dessa forma, o serviço junto aos postos do INSS pode ser otimizado.
Embora a declaração tenha sido criada há mais de duas décadas, muitas organizações ainda não possuem um controle efetivo quanto às condições necessárias para a geração e o envio da guia, o que pode acabar em pagamento em duplicidade, multas e juros, além de muito retrabalho nas retificações.
Este artigo demonstra de forma simples e prática como consultar a GFIP de uma empresa. Veja a seguir os principais tópicos abordados e boa leitura!
GFIP é a sigla para Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social. Trata-se de um documento que reúne informações dos vínculos empregatícios bem como remunerações dos trabalhadores segurados da Previdência Social.
É por meio desta guia que os empregadores apresentam à Administração Pública os dados sobre o recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço — FGTS, que promove benefícios aos trabalhadores brasileiros contratados no modelo CLT — Consolidação das Leis do Trabalho.
Além disso, todas as informações relativas aos fatos geradores de contribuições previdenciárias simplificam, agilizam e otimizam o atendimento do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).
A GFIP teve origem com a Lei nº 9.528, de dezembro de 1997. No artigo 32, é citado:
Inciso IV — informar mensalmente ao Instituto Nacional do Seguro Social — INSS, por intermédio de documento a ser definido em regulamento, dados relacionados aos fatos geradores de contribuição previdenciária e outras informações de interesse do INSS.
1º O Poder Executivo poderá estabelecer critérios diferenciados de periodicidade, de formalização ou de dispensa de apresentação do documento a que se refere o inciso IV, para segmentos de empresas ou situações específicas.
2º As informações constantes do documento de que trata o inciso IV, servirão como base de cálculo das contribuições devidas ao Instituto Nacional do Seguro Social — INSS, bem como comporão a base de dados para fins de cálculo e concessão dos benefícios previdenciários.
3º O regulamento disporá sobre local, data e forma de entrega do documento previsto no inciso IV.
Contudo, foi definitivamente regulamentada e teve a sua obrigatoriedade estabelecida em 06 de maio de 1999, por meio do Decreto nº 3.048. Essa lei estabeleceu as regras e detalhes de como deveria ser feita a apresentação da guia.
Dessa forma, além do recolhimento dos valores referentes ao FGTS, o documento passou a ter um caráter declaratório com envio mensal, mesmo que a empresa não tenha pagamentos a serem feitos.
Para o perfeito funcionamento da Previdência Social é necessário uma série de dados como o recolhimento do fundo de garantia, envio de informações dos segurados e dados pessoais.
A partir dessas informações é possível garantir e conceder aos trabalhadores seus direitos trabalhistas, assim como os benefícios do INSS corretamente.
Portanto, os principais objetivos da GFIP são:
De acordo com a legislação a GFIP deve ser enviada por todas as pessoas físicas ou jurídicas que se enquadrem nas características a seguir:
Assim, sempre que configurar as seguintes necessidades:
Conforme informa o manual da GFIP, há companhias que estão desobrigadas ao envio da guia. Tais como:
O primeiro passo é justamente entender se a organização se enquadra dentro dos critérios de obrigatoriedade, pois se sim, haverá a necessidade de emissão e envio da guia GFIP.
Esse processo é realizado pelo Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social - SEFIP, plataforma desenvolvida pela Caixa Econômica Federal. Nela é realizada a consolidação dos dados cadastrais e financeiros da companhia e seus empregados e posteriormente gerada a guia GFIP.
É importante lembrar que a ausência de valores a serem recolhidos não exclui a obrigatoriedade do envio da GFIP, pois toda empresa possui dados cadastrais, financeiros e econômicos de interesse da Previdência Social. Sendo assim, o documento deve ser enviado mesmo sem a existência de movimento, como veremos em um tópico mais a frente.
É fundamental conhecer todas as informações obrigatórias para o correto preenchimento da GFIP. A ausência de qualquer dado pode incorrer em inconsistências invalidando o envio e a apresentação de dados incorretos podem resultar até mesmo em multas.
Confira a seguir a relação de informações que devem constar na declaração:
Essas informações parecem básicas e a elaboração da guia pode parecer uma tarefa simples quando o porte da empresa é pequeno. Contudo, a partir de um quadro de colaboradores maior é preciso muita atenção às informações que serão disponibilizadas para os órgãos competentes, já que o desafio é maior e exige uma gestão muito mais cuidadosa.
Cada situação requer a inclusão de códigos específicos de recolhimento. Conheça-os a seguir e entenda quando utilizar cada um:
Código 115 — recolhimento ao FGTS e informações à Previdência Social: é válido para situações que não se enquadram nos demais códigos;
Código 130 — recolhimento ao FGTS e informações à Previdência Social referentes ao trabalhador avulso portuário: é específica para esses colaboradores, sendo necessária a intermediação de um órgão gestor de mão de obra;
Código 135 — recolhimento ao FGTS e informações à Previdência Social referentes ao trabalhador avulso não portuário: é voltada aos serviços urbanos e rurais não portuários. O trabalhador pode ou não ser sindicalizado, sem vínculo empregatício, mas com a intermediação do sindicato;
Código 145 — recolhimento ao FGTS de diferenças apuradas pela Caixa Econômica Federal: é usado para recolher diferenças de valores apuradas pela Caixa devido a pagamento menor que o correto, quando em comparação com o salário informado;
Código 150 — recolhimento ao FGTS e informações à Previdência Social de empresas prestadoras de serviços com cessão de mão de obra e organizações de trabalho temporário em relação a empregados cedidos ou de obra de construção civil, com empreitada parcial: é válida para esses casos. A empresa de construção civil não é responsável pela matrícula da obra no INSS;
Código 155 — recolhimento ao FGTS e informações à Previdência Social de obra de construção civil, com empreitada total ou obra própria: é utilizado nas situações em que a empresa é responsável pela matrícula da obra no INSS;
Código 211 — declaração para a Previdência Social de cooperativa de trabalho relativa a contribuintes individuais cooperados que prestam serviço a tomadores: é exclusivo para prestar informações nesse caso;
Código 307 — recolhimento de parcelamento do FGTS: é usado para recolher prestações derivadas de parcelamento administrativo quando os valores são devidos ao trabalhador e ao FGTS;
Código 317 — recolhimento de parcelamento do FGTS para empresas com tomador de serviço: é o mesmo caso anterior, mas voltado para companhias nessa situação;
Código 327 — recolhimento de parcelamento de débito com o FGTS, com priorização dos valores devidos aos trabalhadores: é o mesmo caso dos anteriores, com essa diferença de prioridade de valores;
Código 345 — recolhimento de parcelamento de débito com o FGTS relativo à diferença de recolhimento, com priorização dos valores devidos aos trabalhadores: é similar, mas o objetivo é ajustar o pagamento menor efetuado;
Código 418 — recolhimento recursal para o FGTS: é adotado em casos de depósito estabelecido pelo artigo 899 da CLT, para interposição de recurso contra decisão judicial de uma causa trabalhista;
Código 604 — recolhimento ao FGTS de entidades com fins filantrópicos: é específico dessas organizações e se refere a competências anteriores a outubro de 1989. É adotado quando há rescisão do contrato de trabalho com justa causa e/ou a pedido do trabalhador e para fins de uso em moradia própria;
Código 608 — recolhimento ao FGTS e informações à Previdência Social referente a dirigente sindical: adota-se nos casos da eleição de trabalhador para desempenhar mandato sindical, caso seja efetuado algum pagamento de remuneração;
Código 640 — recolhimento ao FGTS para empregado não optante: é específico para recolher valores a períodos de trabalho anteriores a outubro de 1988;
Código 650 — recolhimento ao FGTS e informações à Previdência Social referente a anistiados, reclamatória trabalhista, reclamatória trabalhista com reconhecimento de vínculo, dissídio, acordo ou convenção coletiva, comissão de conciliação prévia ou núcleo intersindical de conciliação trabalhista: serve para pagar os valores nessas situações;
Código 660 — recolhimento exclusivo ao FGTS relativo a anistiados, reclamatória trabalhista, reclamatória trabalhista com reconhecimento de vínculo, dissídio, acordo ou convenção coletiva, comissão de conciliação prévia ou núcleo intersindical de conciliação trabalhista: é igual ao anterior, mas exclusivo ao FGTS.
A fim de evitar penalidades e complicações é essencial conhecer o prazo de entrega da declaração. O envio da documentação é feito no aplicativo Conectividade Social.
A legislação determina o envio mensal das guias e deve obedecer aos seguintes prazos:
Observe que as informações declaradas correspondem sempre ao mês anterior, ou seja, em fevereiro, informam-se todas as movimentações do mês de janeiro e assim sucessivamente.
A contagem é feita em dias úteis — excluindo finais de semanas e feriados — portanto, caso a data limite de envio da GFIP e pagamento das guias caia em um dia em que não haja expediente bancário é preciso antecipar para o dia anterior em que os bancos estejam funcionando normalmente.
O correto preenchimento da GFIP além de uma obrigação previne a empresa de maiores prejuízos, isso porque enviar a declaração fora do prazo estabelecido em lei gera multas cujos critérios para aplicação são os seguintes:
Portanto, é fundamental que os responsáveis pela emissão e envio da guia na sua empresa estabeleçam um controle rigoroso e crie uma rotina visando atender todos os prazos determinados.
Uma dica simples e funcional é não deixar o envio e o pagamento para o último dia, se precavendo de quaisquer imprevistos que possam acontecer e também como consultar GFIP regularmente para fazer um acompanhamento mais preciso.
Quando inexiste fato gerador, ou seja, recolhimento ao FGTS e informações à Previdência Social a declaração é denominada “sem movimento”.
Mesmo nesses casos, é necessário a emissão e envio de um arquivo através do SEFIP e enviado pelo Conectividade Social em caráter declaratório, para informar os dados cadastrais e financeiros.
Não é necessário realizar a declaração todos os meses, o envio deve ser realizado ao menos uma vez no ano, para evitar multas. Basta ser enviado na primeira competência da ausência de fato gerador e posteriormente só quando houver informações a serem declaradas.
O Certificado Digital é um documento de identidade eletrônica de pessoas físicas e jurídicas que tem como objetivo atuar como acesso e assinatura digital com validade jurídica, confiabilidade e segurança em transações e outros serviços que forem realizados no âmbito virtual.
A GFIP bem como todas as demais obrigações acessórias as quais as empresas estão obrigadas a apresentar ao Fisco são realizadas em ambiente online e requerem recursos tecnológicos.
Sendo assim, para maior segurança e confiabilidade das informações geradas pela organização sobre os dados cadastrais e financeiros dos colaboradores, os dados relativos à relação trabalhista e previdenciária, é fundamental a utilização dessa ferramenta.
O aplicativo SEFIP por onde a GFIP é emitida é encontrado no site da Caixa Econômica Federal — CEF e o preenchimento dos dados é feito de forma eletrônica por geração e transmissão de arquivo e após a validação transmitida pelo canal eletrônico Conectividade Social.
As inconsistências relativas às informações apresentadas na GFIP podem ser retificadas no Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social — SEFIP. Para tanto é preciso enviar um novo arquivo com a mesma chave do documento anterior.
Vale ressaltar que os erros referentes ao regime tributário, por exemplo, incorrem em alteração na contribuição social. Dessa forma, o empresário terá que arcar com débitos no FGTS.
Como já foi abordado, a GFIP deve ser elaborada no SEFIP e transmitida por meio do aplicativo Conectividade Social. Após o envio, ela pode ser consultada de duas maneiras simples que é determinada pelo pagamento ou não da guia.
Quando o recolhimento da guia ainda não foi efetuado, a GFIP pode ser consultada por meio do SEFIP. É só clicar em “Relatórios RE”.
Depois se deve clicar em “Arquivo SEFIP”. Nesta etapa, é preciso informar o final do arquivo SFP que foi salvo quando os documentos foram enviados pelo responsável ou o contador.
A segunda forma de consulta ocorre quando a guia já foi recolhida. Neste caso, basta acessar as informações no Centro Virtual de Atendimento — e-CAC, no site da Receita Federal.
As dúvidas sobre a diferença entre GFIP e SEFIP são muito comuns, sobretudo entre os profissionais que estão começando a trabalhar com as atividades de folha de pagamento.
Como já visto, a GFIP trata-se de um documento eletrônico no qual devem constar as informações determinadas pela legislação. O SEFIP, por sua vez, é a plataforma online onde o arquivo deve ser preenchido.
Já a transmissão é realizada em um canal da Caixa Econômica Federal denominado Conectividade Social e que pode ser acessado após o download no site.
Os processos pelos quais as organizações tinham que fazer o recolhimento do FGTS e da Previdência Social e a forma como tinha que apresentar a documentação comprobatória às Autoridades Fiscais já foi bem mais burocrático e complexo.
A partir da implementação e também a maneira fácil de como consultar GFIP o processo passou a ser mais simples, além de ganhar facilidade e celeridade, e a promoção de maior segurança e confiabilidade dos dados.
A seguir pontuamos as principais vantagens da declaração, que contempla os direitos trabalhistas resguardando as empresas, os trabalhadores e até mesmo a própria Previdência Social contra possíveis judicialização.
Por ser um documento validado eletronicamente por meio de código de acesso ou Certificado Digital como já visto antes, os dados apresentados na GFIP estão assegurados e contam com maior transparência e confiabilidade. As informações referentes às companhias e aos seus funcionários são acessadas exclusivamente pela Previdência.
Os processos eletrônicos de todas as obrigações acessórias promoveram maior praticidade às empresas no tange ao acesso às informações e principalmente a resolução de problemas, já que todos os dados são armazenados em nuvem, isto é, em um ambiente virtual.
A GFIP foi pensada e implementada com o objetivo de substituir a GRE-FGTS, tornando o processo mais ágil e dinâmico. Dessa forma, atualmente, os trâmites são bem mais práticos, visto que houve uma redução na documentação exigida pela Previdência.
A GFIP também permite que os depósitos relativos ao FGTS nas contas que estão vinculadas aos colaboradores sejam realizados de forma individual, evitando inconsistências no processo de transferência.
Ao longo deste artigo você pode entender os aspectos mais importantes no que se refere à declaração, o conceito, a legislação, os procedimentos, prazo, penalidades, como consultar GFIP etc.
Por fim, ressaltamos a fundamental importância de empresários e contadores dispor de soluções tecnológicas apropriadas para otimizar ainda mais a realização de todas as atividades de gestão do RH, do Departamento Pessoal e de suas obrigações acessórias.
É fundamental contar com um sistema de RH desenvolvido para auxiliar o seu negócio a crescer muito mais de maneira estratégica gerenciando todos os recursos e processos visando maior produtividade e eficiência.
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