As novas tecnologias já tem impactado diretamente os escritórios contábeis, principalmente, o armazenamento em nuvem ou cloud computing. Ultimamente, a contabilidade tem usado das mais diversas tecnologias para tornar o trabalho cada vez mais dinâmico e produtivo.
Seja na prestação de serviços, melhorando as informações prestadas para tomada de decisões, como também em todas as exigências do fisco que estão cada vez maiores, a tecnologia tem sido primordial para o fluxo e geração de todos esses dados.
A necessidade das informações em tempo hábil faz com que busquemos cada vez mais ferramentas que nos auxiliem nesse processo. A Cloud Computing surge como mais um aliado, na medida em que traz diversos benefícios. E é sobre ela e como pode ser usada de forma estratégica que vou destacar neste artigo. Confira, pois você pode melhor sua gestão contábil e transforma sua empresa. Acompanhe!
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O cloud compunting (computação em nuvem, em tradução livre) é o termo utilizado à computação em servidores disponíveis na internet a partir de diferentes provedores. O conceito, já destacado e mencionado em pesquisa, se refere à utilização da memória e da capacidade de armazenamento e cálculo de computadores e servidores compartilhados e interligados por meio da internet, seguindo o princípio da computação em grade.
O armazenamento de dados é feito em serviços que poderão ser acessados de qualquer lugar do mundo, a qualquer hora, não havendo necessidade de instalação de programas ou de armazenar dados. O acesso a programas, serviços e arquivos é remoto, através da Internet - daí a alusão à nuvem.
No fim, o que importa realmente é a companhia investir em soluções capazes de potencializar seus resultados. Ou seja, é preciso que cada investimento feito tenha como foco a questão estratégica da empresa.
É preciso se planejar para alinhar a modernidade com os objetivos do empreendimento. Isso diz respeito a fazer com que executivos de negócios e de TI unam suas forças na busca por soluções concentradas nos objetivos da organização.
Com a tecnologia em nuvem, você transfere a especialistas a responsabilidade pelo suporte, manutenção preventiva e atualizações do sistema, dando à sua equipe disponibilidade para trabalhar com foco em questões estratégicas, algo fundamental para gerar resultados. Discutimos melhor sobre assunto em nosso artigo sobre como cloud computing e como ele impacta o seu negócio.
Dentre os mais diversos benefícios que o Cloud Computing pode trazer, separei 5 benefícios reais e que considero os principais para o uso imediato em seu escritório. São ganhos que vão ajudar tanto na melhoria da sua rotina de trabalho como, principalmente, prospecção de novos e bons clientes. Veja:
Sem o uso da tecnologia em nuvem, existe a necessidade de investir cada vez mais na aquisição e manutenção de servidores físicos de alta capacidade de processamento, além de manter sempre uma equipe de TI concentrada para trabalhar nesse processo. Quanto mais a empresa cresce, maior a necessidade de ampliar essa estrutura demandando cada vez mais gastos.
A Cloud Computing traz consigo a redução desses custos, pois não existe a necessidade de investimento em hardwares tão poderosos, visto que essa estrutura será toda mantida pela empresa contratada para armazenar esses dados. Dessa forma a empresa não tem limitações para seu crescimento, podendo investir o dinheiro que seria gasto em estrutura física em outros setores do escritório.
Tudo isso é possível graças a possibilidade dessas empresas que mantem essa tecnologia de ratear os custos pelos diversos clientes que a utilizam, tornando assim uma alternativa menos onerosa para todos os usuários.
Uma das maiores preocupações dos escritórios de contabilidade é a segurança dos seus dados, pois além de serem informações de caráter confidencial são a principal produção da contabilidade e essas informações geradas precisam estar armazenadas de maneira segura.
Para isso faz-se necessário a rotina de backups nos mais diversos dispositivos de armazenamento de mídias, como pen drives, cds, hds externos e outros computadores. Processos que demandam tempo e muito cuidado.
A Cloud Computing reduz essa preocupação a medida em que dispõe de uma estrutura capaz de proteger esses dados de ataques de malwares e mantem backups dos mesmos em mais de um servidor, dando assim mais confiabilidade e segurança, tanto ao escritório quanto aos seus clientes.
Toda a informação compartilhada e armazenada em nuvem está disponível 24 horas por dia e pode ser acessada de qualquer lugar, bastando apenas que se tenha um dispositivo conectado à internet. Esse é um facilitador incrível para o trabalho dos contadores. O profissional que antes era visto como aquele que não poderia sair de dentro do escritório poderá conquistar cada vez mais espaços fora dele.
Já imaginou poder estar em qualquer lugar e acessar as informações dos seus clientes do escritório? Poder apresentar os dados naquela reunião sem precisar carregar sempre consigo vários arquivos e dispositivos de armazenamento, correndo o risco de extravia-los ou danificá-los? A tecnologia em nuvem traz esse aumento de acessibilidade e mobilidade que tanto sonhamos.
Ao aderir ao sistema de computação em nuvem, os escritórios de contabilidade terão acesso a tecnologias cada vez mais inovadoras, pois os maiores fornecedores de Cloud Computing possuem estruturas gigantescas e mantém sistemas sempre atualizados e altamente desenvolvidos, proporcionando acesso às mesmas a um custo bem menor do que teríamos se fôssemos adquiri-las ou até mesmo desenvolvê-las.
Dessa maneira, aquelas ferramentas que pareciam distantes de serem alcançadas pelos profissionais da contabilidade, tornam-se cada vez mais acessíveis, o que possibilita o avanço cada vez maior da contabilidade através da utilização de tecnologias mais avançadas.
Com a tecnologia em nuvem é possível otimizar processos e aumentar a produtividade do escritório de contabilidade. Como a responsabilidade de suporte, manutenções e atualizações dos sistemas ficam a cargo de uma empresa especializada, resta um tempo maior para dedicar-se a atividades do escritório, dando celeridade a outros processos e trazendo modernidade para todos os departamentos. Você e toda a equipe poderão focar em outras questões estratégicas dentro do negócio, podendo dessa forma gerar ainda mais resultados.
Depois de mostrar esses cinco benefícios, espero que isso tenha despertado a curiosidade de vocês de pesquisar e analisar um pouco mais sobre novas tecnologias e como elas podem ser grandes aliadas no momento de prestar o melhor serviço e ser um diferencial na área contábil.
Vale lembrar que é muito importante atentar-se a escolha das empresas para aplicação dessa tecnologia, procurem escolher aquelas que já possuam um nível alto de confiabilidade e tempo de mercado, pois apesar de todos os benefícios listados, uma escolha errada nesse sentido pode virar uma grande dor de cabeça. Procure por referências antes de migrar para nuvem, depois é só aproveitar tudo que ela tem a oferecer.
A transformação digital dentro dos escritórios contábeis está caminhando em um ritmo acelerado. Cada vez mais, conheço empresas utilizando softwares para otimização de tempo, inteligência artificial para automação de processos, big data para análise de dados e técnicas de relacionamento com o cliente, para melhorar a experiência e diminuir a taxa de churn.
No entanto, ainda existe uma grande parcela de contadores que já estão cientes da necessidade de inovações na contabilidade, mas ainda não sabem como implementá-las em seus escritórios, correndo o risco de ficarem para trás. Se este é também o seu caso, acompanhe o meu texto até o final e conheça como o contador 2.0 deve se portar diante deste cenário de transformações.
Para isso, fizemos um guia gratuito sobre as tendências de mercado para o setor contábil e conquiste mais cliente com um serviço diferente da sua concorrência.
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