Automatização de tarefas contábeis: como descobrir o que merece prioridade?

Muita gente já associa a contabilidade com um tipo de trabalho burocrático, repetitivo e extremamente meticuloso. Mas isso não precisa ser verdade: com a automatização de tarefas contábeis é possível aumentar a produtividade e a motivação da equipe, que se tornará muito mais importante como recurso estratégico para a empresa.

Cruzar dados, produzir relatórios e emitir documentos são algumas das atividades que as máquinas já fazem melhor e com menos gastos que os humanos. Investir nessa tecnologia permite que o setor da contabilidade seja mais enxuto e efetivo.

Neste artigo, vamos descobrir o que deve ser priorizado quando se implementar uma automatização de tarefas no segmento contábil, aumentando a produtividade e reduzindo os custos.

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A automatização de tarefas na contabilidade

Em qualquer segmento, o ideal é que um processo gere o máximo de valor possível com o menor esforço e recursos investidos. A automatização de tarefas repetitivas e simples é uma das melhores formas de conseguir reduzir o investimento humano e financeiro em um trabalho.

Mas, para implementar essa tecnologia, é preciso saber por onde começar e em quais processos ela pode ser encaixada. Ainda não é possível, por exemplo, deixar automático uma atividade que exija uma análise humana, como a elaboração de um modelo completo de controle contábil de um empresa.

Já as atividades mais simples, como produção de balancetes e conferências contábeis, podem ser facilmente feitas por bons sistemas contábeis, liberando o tempo dos colaboradores da equipe para tarefas mais estratégicas que vão exigir mais da sua competência.

Automatização de tarefas no que traz mais valor ao negócio

Uma dica natural é listar os processos da área e descobrir quais são os que trazem mais valor ao negócio, lembrando que devem ser tarefas com regras claras e que não exigem a intervenção e análise humana.

Algumas vezes, essas atividades são bem simples, como a geração de guias de pagamento e conciliação bancária: automatizar esse tipo de tarefa faz com que o trabalho seja feito muito mais rápido, com bem menos erros.

Softwares nunca se cansam e o índice de erros é quase zero em seus processos. Um processo automatizado é também uma certeza de que ele não será afetado por lapsos e descuidos inerentes à natureza humana. A automatização é mais efetiva sempre.

Além disso, o processo de automatização de tarefas ainda reduz o impacto desmotivador de uma rotina chata no cotidiano dos colaboradores que tinham que executá-la.

Ninguém estudou e se formou em contabilidade para carimbar papéis, mesmo que sejam documentos virtuais.

Tarefas repetitivas sugam a motivação e o tempo dos colaboradores. Portanto, elas são prioridade na hora da automatização.

Portanto, quando for implementar uma tecnologia de automatização de tarefas em uma empresa de contabilidade, comece pelo que é maior e sentirá mais o impacto, trazendo o máximo de valor para a empresa o mais cedo possível.

Tarefas com valor agregado percebido pelo cliente

A prioridade é sempre automatizar as tarefas que vão trazer mais valor ao negócio, mas é preciso ter cautela com aquelas cujo valor é algo percebido pelo cliente.

Não que a automatização vá piorar o desempenho dessas atividades, porém, quando um trabalho é feito manualmente, é possível que um 'toque pessoal' ou detalhe menor seja, na verdade, algo de extrema importância para o cliente.

Portanto, quando for automatizar uma tarefa, sempre tenha o cuidado de perceber se a experiência do cliente será afetada.

Não é uma regra, mas quase sempre, as tarefas mais importantes e visíveis aos clientes são aquelas em que a intervenção manual ainda é um pouco necessária.

Isso vale tanto para escritórios que atendam clientes externos quanto setores de empresas que só lidam com a contabilidade da organização.

Dessa forma, mesmo que pareça que a tarefa é apenas o envio de dados diários formatados sobre a contabilidade de uma empresa, verifique com cautela se não existe nenhum tipo de ‘toque pessoal’ que agrade quem recebe e, possivelmente, seria eliminado com a automatização.

Mas isso não quer dizer que a automatização deve ser descartada nesses casos. Pelo menos parte do trabalho pode ser feito pelo software, deixando a finalização e personalização com os contadores.

Ferramentas disponíveis para a automatização de tarefas

Ao começar a implementação de tecnologias para automatizar tarefas no escritório ou setor de contabilidade, entender como o trabalho é feito atualmente é algo essencial.

É preciso conhecer quais tarefas são repetitivas, como os processos se estruturam, o que traz mais valor ao negócio e o que faz esse valor ser notado pelo cliente.

Para um processo ser automatizado, é muito importante que ele tenha regras claras, que possam ser facilmente interpretadas e aplicadas pelo sistema. Portanto, se um relatório pode ser feito apenas com números e cruzamento de dados, é bem simples automatizá-lo.

Mas se esse modelo de relatório exigir algum tipo de avaliação mais subjetiva desses dados e, por exemplo, sugestões de ações a partir deles, isso pode ser mais complexo.

Depois dessa avaliação, o passo seguinte é conhecer as ferramentas disponíveis no mercado para saber como elas podem impactar a realidade da empresa.

É importante ter uma tecnologia inovadora e precisa

Muitas vezes, processos que a equipe nem imaginava que poderiam ser automatizados podem ficar mais simples com uma tecnologia inovadora.

Uma recomendação é fazer pesquisas sobre softwares de automatização na internet, se aprofundar no assunto e tentar então conversar com empresas parceiras especializadas em sistemas e automatização. Depois de levantar algumas opções, é hora de apresentar essas soluções para o time de contadores e, se possível, testar algo na prática.

Com essa dinâmica, o contador será capaz de visualizar como transformar os processos e o crescimento do seu escritório com base em seu conhecimento e nas novas tecnologias disponíveis.

Portanto, nunca adote uma solução sem antes consultar o time e entender se ela será realmente adotada nos processos do dia a dia da empresa.

Agora que você já aprendeu mais sobre como a contabilidade pode ser melhorada com automatização de tarefas, entre em contato com a gente e descubra como a produtividade da sua empresa pode aumentar com essa tecnologia.