A automatização de processos traz muita eficiência operacional, principalmente se for aplicada ao setor financeiro de uma organização. Esse departamento tem muitas rotinas que se repetem da mesma forma, tanto para o mesmo cliente quanto para diversos deles. Tornar esses procedimentos automáticos traz ganho de produtividade.
É por isso que vamos abordar esse fascinante assunto no presente artigo. Ao lê-lo, você entenderá a importância que esse tema tem para uma companhia. E mais: vamos apresentar um passo a passo para você implantar corretamente a automatização de processos na empresa pela qual é responsável. Preparado para a aventura? Então prossiga!
Ao automatizar os procedimentos de um departamento financeiro, proporciona-se mais agilidade aos processos e fluxos de trabalho. Isso é importante para ganhar velocidade na resolução das dores dos clientes, relacionadas ao planejamento financeiro. A troca de informações entre diferentes setores torna-se mais fluída, o que faz com que uma empresa seja mais eficiente.
Outro ponto de grande importância diz respeito à segurança da informação. Sistemas informatizados automatizados possuem camadas extras de proteção, que previnem ataques hackers à organização. Ainda é possível a criação de níveis de acesso, o que garante a segurança no acesso aos dados internamente na empresa.
Além disso tudo, a redução de erros é um favor importante, pois muitas tarefas passam a ser realizadas sem a possibilidade de erros humanos. Com isso, fica dispensada, também, a necessidade de retrabalho. Essas ações são verdadeiros drenos financeiros, e não mais mantê-las proporciona melhor resultado quanto aos recursos.
Além disso, com a automação, os prazos governamentais não são mais perdidos por de esquecimento de algum membro da equipe. Como são feitos de forma automática, as multas e os juros incidentes em atrasos não acontecem mais e constituem importante forma de preservação do capital.
Para que tudo saia da melhor forma possível, é recomendável seguir passos predefinidos e obedecê-los à risca. Com isso, as chances de cometer erros são reduzidas, e o sucesso pode ser alcançado. Acompanhe, a seguir, um fluxo padrão de implantação do procedimento de automação.
Para implantar a automação do setor financeiro, é necessário fazer o mapeamento de quais deles são possíveis. Na prática, quase todos estão passíveis de automação. Dessa forma, uma boa dica é identificar quais são os procedimentos que tomam mais tempo da equipe e passá-los para o modo automático.
Saiba ser possível realizar faturamento de modo automático, para que as notas fiscais sejam enviadas de imediato; o reajuste de contratos também pode ser efetuado dessa forma, evitando prejuízos advindos de atrasos de renovação; automatizar o registro de boletos e procedimentos de cobrança também é bastante útil, pois evita atrasos maiores que 90 dias e, portanto, reduz o índice de inadimplência.
Para que a automação seja bem-sucedida, é imprescindível que o trabalho seja desempenhado no ambiente virtual. Isso significa que a documentação deve ser digitalizada, e o fluxo de trabalho, ocorrer dessa forma.
É inviável ter processos automáticos em um departamento financeiro, cultivando os antigos métodos analógicos de trabalho. Ainda que seja possível (o que não é nada provável), eles tornarão a produtividade da equipe muito baixa pela lentidão causada. E isso, definitivamente, vai na contramão do objetivo proposto pela automação.
Neste caso específico de implementação de automação, será necessário adotar um software que contemple o fluxo de trabalho de todos os setores da empresa. Ou seja, a organização passará a trabalhar com um programa de planejamento de recursos da empresa — como é mais conhecido em inglês, enterprise resource planning (ERP).
Portanto, a tarefa se concentra em encontrar um ERP que suporte a automatização de todos os procedimentos do setor financeiro que se tem por intenção automatizar. A maioria dos fornecedores desses programas atende sob demanda. Então, é possível solicitar ajustes personalizados à empresa contratante.
Vários dados e diferentes tipos de informações devem ser compartilhados entre os diferentes setores da organização. As vendas do setor comercial, por exemplo, devem estar disponíveis ao setor financeiro para efeitos de cadastro, faturamento e cobranças.
O programa utilizado deve permitir que as variadas áreas da empresa se comuniquem de forma eficiente. O compartilhamento de informações deve acontecer de forma automática, pois, assim, a companhia ganhará agilidade em seus processos, e a produtividade aumentará.
Pensar que o processo de implantação de automação será perfeito e que erros não acontecerão é algo que beira a ilusão. Ou seja, é natural que aconteçam alguns equívocos, e isso já deve ser previsto pelo gestor.
No entanto, não há motivos para pânico. Basta que eles sejam corrigidos, e, assim, o trabalho pode continuar. Uma boa dica é tentar evitar falhas que já ocorreram antes em outras empresas e evitá-las. Exemplo típico desse acontecimento é tentar automatizar todos os departamentos de uma vez. Não faça isso, vá com calma e automatize um setor por vez.
Implementar um novo procedimento, complicado como a automação, sem proporcionar treinamento adequado aos envolvidos, é literalmente "dar um tiro no pé". Não faça isso, contrate instrução a todos os envolvidos e garanta que erros humanos não ocorrerão por falta de preparo adequado.
O processo pode tornar-se pouco eficiente se o responsável pela implantação não souber qual foi exatamente o ganho conseguido. Dessa forma, a mensuração do resultado deve ser necessariamente feita. Uma forma simples de conseguir fazer uma boa comparação é medir o tempo gasto em determinadas tarefas antes e após a automação ter sido implementada.
A automatização de processos é capaz de gerar resultados incríveis ao departamento financeiro de uma organização, seja ela do porte que for. A agilidade e produtividade alcançadas são tão expressivas que rapidamente a sensação de organização espalha-se pela equipe e, certamente, chega aos clientes. Os ganhos são diversos e, é claro, também melhoram os resultados financeiros do time.
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