No passado, os processos de gestão e armazenamento de documentos fiscais eram muito onerosos. O volume de papel, a necessidade de espaços físicos e organização demandavam muito investimento de dinheiro e tempo.
A era digital promoveu uma grande revolução na forma de gerir tais documentos, tornando os processos mais fáceis, rápidos e econômicos. As empresas tiveram que se adaptar às mudanças e entender os novos mecanismos para não estagnar as atividades do negócio e incorrer em inconformidade com a legislação vigente.
Contudo, ainda assim, muitos empreendedores subestimam os procedimentos digitais que envolvem questões financeiras, contábeis, tributárias e fiscais, colocando em risco a continuidade do seu negócio.
Neste artigo, trataremos as particularidades da legislação referente ao armazenamento de NF-e com as principais informações sobre o assunto. Acompanhe a leitura e confira!
Primeiramente, é importante elencarmos como se dá o armazenamento das notas fiscais eletrônicas. As NF-e são armazenadas por meio do arquivo XML. Trata-se de um arquivo digital legalmente reconhecido em todo o país, como a própria nota fiscal eletrônica.
O arquivo XML apresenta um padrão nacional de registro fiscal que contém todas as informações das operações comerciais, ou de serviços, realizadas pelas companhias. Dados como:
Quando uma nota fiscal eletrônica é emitida pela empresa, em seu próprio software de gestão ERP integrado, ou diretamente nos programas da Receita Federal ou das Secretarias de Fazenda dos Estados (SEFAZ), automaticamente, um arquivo XML é gerado.
Todas as informações são asseguradas e contam com legitimidade jurídica por meio da assinatura digital.
Assim, quando é preciso apresentar a nota fiscal eletrônica para fiscalização ou para a realização de troca de produtos, o arquivo enviado é o XML, e não o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).
O DANFE é a versão impressa que funciona como representação simplificada da NF-e e serve para acompanhar a mercadoria durante todo o transporte até o seu destino.
O armazenamento de notas fiscais é uma prática antiga e obrigatória a todos os contribuintes emitentes ou destinatários. A conservação das notas tem o objetivo de trazer maior precisão e eficiência no processo de fiscalização das operações financeiras realizadas pelas empresas por parte da Receita Federal e pelos demais órgãos governamentais.
Também serve para assegurar as organizações durante o período de validade da nota fiscal em que é possível receber algum tipo de cobrança relativa a impostos supostamente não recolhidos.
Tendo o arquivo da nota, a companhia pode comprovar que, naquele determinado período, foi realizada a emissão do documento com o referido valor e que os impostos correspondentes foram devidamente pagos.
Portanto, o arquivo XML assinado e autorizado digitalmente deve ser armazenado, mantendo o formato transmitido. Guardar o DANFE – o documento em versão PDF da nota fiscal – não é obrigatório. A legislação determina apenas em um caso específico, que mostraremos mais adiante.
O arquivo XML da nota fiscal eletrônica, conforme a legislação, deve ser armazenado pelo período de cinco anos. É o tempo válido tanto para o emitente quanto para o destinatário do documento.
Durante esse período, órgãos da administração tributária, fiscais e auditores podem solicitar os documentos para realizar conferência e investigar se existe alguma inconsistência de informações e dados, algum erro ou alguma reclamação.
Sendo assim, para impedir prejuízos desnecessários, a corporação precisa ter fácil acesso ao documento, pois pode ser necessário comprovar a regularidade das operações.
Além disso, a própria empresa pode necessitar dos dados das notas em forma de relatórios gerenciais para realizar análises, projeções tomadas de decisões futuras para o negócio.
O art. 173 da Lei 5.172, de 25 de outubro de 1966, denominada Código Tributário Nacional, determina que o direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após cinco anos. Ou seja, o governo tem esse prazo para realizar a cobrança de impostos a partir da data de emissão do documento.
A observação desta norma é reforçada pelo Ajuste SINIEF 07/2005 que Institui a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), em sua cláusula décima, que diz:
O emitente deverá manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.
O descumprimento das normas estabelecidas em relação à gestão e ao armazenamento de NF-e podem incorrer em penalidades. A multa pode variar de 1% sobre o valor da operação em questão, a R$ 1500,00 por cada mês de atraso na regularização.
Além disso, a companhia pode sofrer processos judiciais e, dependendo do caso, também resultar em prisão dos responsáveis, uma vez que a sonegação de impostos é prevista em lei como crime.
É perfeitamente possível emitir as notas fiscais por meio dos programas das SEFAZ dos Estados e da Receita Federal, porém armazenar arquivos XML emitidos nos últimos cinco anos pode significar um volume realmente significativo em negócios que realizam operações comerciais diariamente.
Havendo uma fiscalização e solicitação de documentos, a empresa pode não conseguir apresentar dentro do prazo legal as informações exigidas pelas Autoridades tributárias ou, ainda, apresentar dados errados ou sem comprovação.
Dessa maneira, automatizar o armazenamento por meio de soluções seguras e práticas é fundamental para guardar as notas fiscais de forma organizada e eficiente.
A grande vantagem de um Sistema ERP de gestão de NF-e é contribuir para o adequado armazenamento de NF-e em nuvem, sem encher a memória dos computadores da corporação e integrando com as atividades dos demais departamentos.
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