Um sistema de DP (Departamento Pessoal) é uma solução eficiente para melhorar os processos do setor, otimizando o tempo e conferindo mais segurança e confiabilidade para os processos, ao mesmo tempo que reduz erros, seja qual for a tarefa realizada. Como o setor de DP atua com grandes processos burocráticos, como registros, documentação, entre outros processos que antes exigiam uma grande atenção e tempo dispendido, contar com uma ferramenta tecnológica é fundamental.

No entanto, para que essa aquisição seja possível, é preciso contar com o aval do chefe, e conhecer as funcionalidades da ferramenta, a sua importância para o setor e para o desenvolvimento dos processos da empresa é fundamental.

Para ajudar você a ter argumentos para convencer o seu chefe a ter um sistema de Departamento Pessoal, preparamos este artigo. Acompanhe!

Como funciona o sistema de DP e qual a sua importância?

Um sistema de DP é uma ferramenta tecnológica capaz de otimizar todo o processo das atividades do setor, pois reúne em uma única plataforma recursos para o gerenciamento da folha de pagamento, atestados e afastamentos, registro de ponto, admissões e demissões, eSocial, férias, benefícios, passivos trabalhistas, entre outros.

Nesse cenário, a importância de um sistema de DP se dá pela otimização das atividades, organização e também redução de erros, já que todas as funções do sistema são parametrizadas, o que reduz as chances de equívocos que possam gerar prejuízos para a instituição.

Quais as vantagens de ter o sistema de DP para as empresas?

Uma boa forma de convencer o seu chefe a adquirir um sistema de DP é mostrar para ele as vantagens da ferramenta. Listamos as principais para você a seguir. Acompanhe!

1. Redução de erros

Como é bastante relevante a quantidade de dados que o DP manipula no seu dia a dia, pode acontecer de erros ocorrerem com frequência nas atividades manuais. Isso é desencadeado por diversos fatores, como cansaço, falta de treinamento do funcionário ou mesmo falta de atenção.

Erros no DP podem causar grandes transtornos, deixando a empresa passível de multa, conforme legislação. Ao contar com um sistema para empresas, você tem à sua disposição um recurso que faz o armazenamento de dados dos colaboradores com eficiência, reduzindo significativamente as chances de erros.

2. Organização dos documentos

Quem trabalha no setor de DP sabe que a quantidade de dados manipulados é bem significativa, e quando essas atividades são realizadas de forma manual, geram muitos papéis que, além de ocupar espaço, deixam o ambiente desorganizado, ou requerem a contratação de pessoas e espaços para mantê-los em uma sequência e organização aceitáveis.

Com o advento da transformação digital é possível armazenar todos os documentos em um sistema, e os dados ficam armazenados na nuvem com segurança garantida pela criptografia de dados e pelos backups de rotina. 

Nesse cenário, uma boa forma de argumentar com o seu chefe para adquirir um sistema de DP, é reforçar os avanços tecnológicos dos últimos anos, e que a digitalização já é uma realidade de toda organização que deseja se manter competitiva no mercado.

3. Redução de custos

Trabalhar com a otimização dos recursos é o que toda organização espera dos seus gestores, e esse é um excelente argumento para reforçar com o seu chefe, levando-a a ter um sistema de DP.

Isso acontece porque há uma redução nas papeladas do escritório e a mão de obra do setor pode ser otimizada para assuntos mais estratégicos do negócio. Além disso, com a diminuição de papéis e impressões, a companhia se torna mais sustentável, fator que contribui para a sua imagem positiva no mercado. 

4. Aumento da produtividade

Ao contar com um sistema de DP as rotinas são simplificadas e também se tornam mais ágeis. Isso porque, com a automatização dos processos, é preciso contratar menos profissionais responsáveis pela organização e verificação dos documentos. Além disso, os funcionários que já fazem parte da equipe podem se dedicar a funções mais estratégicas, assegurando uma maior eficiência nos resultados, o que contribui para o desenvolvimento de toda a empresa.

5. Segurança da informação

Como o setor de Departamento Pessoal lida com dados sensíveis dos seus funcionários, é preciso garantir que eles sejam bem armazenados, para atender às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

É por essa razão que esses dados devem estar protegidos devidamente para evitar a violação, ou mesmo caiam nas mãos de pessoas não autorizadas. Ao contar com um sistema de DP, é possível garantir a segurança das informações utilizando senhas e outros recursos de proteção. 

Além disso, como os dados são armazenados em nuvem, mesmo que haja imprevistos com os equipamentos, os dados permanecem intactos e não são perdidos.

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Como convencer seu chefe de ter um sistema de DP?

Para convencer o seu chefe a ter um software de DP, você deve apresentar os problemas vivenciados no dia a dia das atividades, como o tempo gasto nas tarefas operacionais, além das grandes chances de erros, que podem levar a empresa a arcar com multas bastante pesadas.

Portanto, o mais indicado é fazer uma lista de todos os processos manuais que podem ser digitalizados. Procure fazer uma estimativa de tempo empregado em cada atividade e, em seguida, faça uma somatória das horas diárias e mensais. Procure também cases de sucesso de empresas que já implementaram o sistema de DP e os benefícios que elas estão colhendo ao longo do tempo. 

Outro ponto é evidenciar a otimização da mão de obra, já que com o sistema de DP é possível agilizar as atividades, o que requer menos pessoal no setor, ou a utilização desses para atividades mais estratégicas.

Ao perceber uma abertura da chefia, reforce os benefícios que listamos e reforce as funcionalidades da ferramenta. Além disso, muitas empresas de softwares liberam demonstrações gratuitas, o que pode ajudar a embasar as suas argumentações para a aquisição de um sistema de DP.

Como vimos, convencer o seu chefe a ter um sistema de DP não é uma tarefa tão difícil, já que a otimização do tempo e a redução das chances de erro são fundamentais para manter a competitividade de qualquer negócio. Além disso, a adoção da tecnologia ainda ajuda a elevar a produtividade do setor e, dessa forma, é possível contribuir de forma efetiva com os resultados de toda a organização.

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