A redução de custos deve ser uma prática contínua em empresas dos mais variados portes. Em momentos de crise, é importante ter um caixa forte e o controle de gasto na organização. A otimização desses recursos ajudará a passar por momentos turbulentos, além de levar a companhia à prosperidade.

Se você ainda não sabe como reduzir custos sem perder produtividade, este artigo foi feito para você! Por meio desta leitura, você entenderá, primeiramente, a diferença entre custo e despesa. Após tomar ciência da importância dessa prática, receberá as melhores dicas possíveis. Isso inclui conhecer uma ótima solução baseada em software. Confira!

Qual é a diferença entre custo e despesa?

Essa diferenciação é bastante útil, pois ajuda a entender o gasto que que precisa ser mantido e aquele que pode ser eliminado. Para tanto, vale observar que tudo aquilo que estiver ligado à fabricação de um produto, ou que se faz necessário para que um serviço seja oferecido, é enquadrado como custo. Ou seja, eles são vitais para o funcionamento do negócio.

Incluem-se aí o estoque de indústrias de transformação, o gasto com mão de obra e energia elétrica, a depreciação de máquinas e equipamentos, além dos dispêndios com manutenção.

Já as despesas estão intrinsecamente ligadas às tarefas administrativas. Elas são importantes, mas devem ser vistas como atividades auxiliares ao negócio principal. Estamos falando dos departamentos de marketing e publicidade, materiais de escritório e, até mesmo, do lanche de funcionários. Vale ressaltar que este artigo visa à redução de gastos em geral, tanto aqueles classificados como custos quanto as despesas. A ideia é otimizar o gerenciamento de uma companhia.

Qual é a importância de promover a redução de custos em uma organização?

Há quem diga que, se uma empresa está praticando redução de custos, ela já está errada, pois os custos devem sempre permanecer baixos. A despeito da radicalização que essa frase promove, o fato é que algo precisa ser feito, se forem identificados gastos excessivos em determinado setor.

A concorrência cada vez mais acentuada exige que os recursos financeiros de uma organização estejam otimizados. Grande parte do dinheiro da empresa deve ser empregada em seu core business, ou seja, nos bens de capital. São eles que realmente retornam esse valor em mais receita para a companhia.

Além disso, existem os inevitáveis períodos de crise. Empresas que não estão preparadas costumam desaparecer nessas épocas. Assim, o controle dos gastos é importante não só para que haja um caixa forte em momentos de necessidade, mas também para que apenas o necessário seja gasto em tempos assim.

Quais são as 5 dicas para implementar uma redução de custos sem perda de produtividade?

Confira a seguir.

Automatize processos internos

A automação deve fazer parte dos processos gerenciais de qualquer empresa que pretende otimizar a sua gestão. Assim como, constitui uma enorme perda de tempo a geração de relatórios de forma manual, sendo fonte de grande ineficiência.

Como alternativa aos processos manuais, existem sistemas computacionais capazes de centralizar informações e disponibilizá-las a todos os interessados. Esses programas são capazes de gerar varias informações. Ganha-se agilidade ao realizar esse tipo de tarefa de forma automática.

Controle o estoque

A princípio, este item é fundamental na redução de custos da empresa. Trata-se de gerenciar bem tanto o estoque de entrada, responsável pelo acondicionamento de matérias-primas, quanto o de saída, onde ficam os produtos acabados.

Um alto estoque de entrada significa geração de um grande obsoleto. Por tabela, gera-se um custo muito alto, pois o dinheiro gasto nesses materiais poderia ser empregado de outra maneira. Da mesma forma, um alto estoque de saída significa descompasso entre produção e vendas, revelando falta de planejamento.

A solução para esses casos também passa pela implementação de ferramentas tecnológicas. Softwares de gestão indicam a necessidade do nível de estoque, isso otimiza o departamento de compras da empresa.

Analise minuciosamente o regime tributário

Acima de tudo, a contabilidade da empresa é importante para redução de custo do negócio. Isso se deve ao fato de que é possível optar por uma carga tributária menor, estando absolutamente dentro da legislação.

Para isso, deve-se contar com uma assessoria contábil competente. Ou seja, uma das formas de diminuir os tributos pagos é sempre analisar e fazer projeções a respeito do regime tributário da companhia. Ano a ano, ele pode sofrer alterações, e a escolha deve ser aquela que ensejar em um pagamento menor de impostos.

Pratique a renegociação com fornecedores

Em busca de baixar os gastos da organização, vale fazer uma revisão de todos os contratos firmados com os atuais fornecedores. Por meio dessa análise, é possível identificar se todas as parcerias foram feitas em condições de satisfação para ambos os lados.

Se for identificado preço abusivo ou condição de pagamento desfavorável, é necessário reavaliar o fornecimento. Contudo, essa é uma forma totalmente válida para reduzir custos. Em caso de desacerto, buscar outro fornecedor que atenda melhor às necessidades da empresa.

Revise custos fixos

Estes gastos não podem ser dispensados pelo negócio, devem ser otimizados. As operadoras de telefonia e internet, por exemplo, apresentam novos planos com relativa frequência. Vale observar se sua condição atual tornou-se desvantajosa com o tempo e, então, buscar uma que seja melhor.

Esse critério vale para todas as despesas fixas, das quais não se pode abrir mão. Nesse sentido, o próprio aluguel do estabelecimento deve ser considerado. Talvez pleitear um financiamento e ter sede própria pode ser uma opção vantajosa.

O processo de redução de custos é necessário para que as empresas continuem sendo prósperas e competitivas no mercado em que atuam. Um software de gestão é capaz de fazer esse trabalho e garantir maior controle sobre os gastos. A Fortes Tecnologia é especialista nesse assunto, tendo mais de 30 anos de experiência no fornecimento de soluções baseadas em softwares para auxiliar na gestão financeira empresarial.

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