Se a sua empresa estiver sintonizada com a nossa época, isso significa que ela sabe usufruir de diversas soluções tecnológicas. Por meio delas, é possível automatizar uma série de procedimentos operacionais. Porém, os processos só funcionarão na mais perfeita harmonia se houver uma compactação dos sistemas utilizados. 

Para isso, você pode recorrer a variados tipos de integração de sistemas. Continue a leitura e descubra tudo o que você precisa saber sobre integração de sistemas!

Por que a sua empresa precisa da integração de sistemas?

Muitas empresas adotam diferentes sistemas de gestão. Nesses casos, há um sistema contábil e outro voltado à gestão financeira. Quando necessário, outro sistema comum é aquele usado para gerenciar o estoque. Geralmente, Como os setores de uma organização são interligados, é comum que alguns conjuntos de dados apareceram em mais de um sistema.

Até aí, tudo bem. O problema se inicia quando os sistemas utilizados se comunicam de uma forma precária, consequência da ausência da integração entre eles. Na prática, o que se vê é o total comprometimento da velocidade do fluxo de trabalho. Com o passar do tempo, isso tende a prejudicar as receitas da empresa, alterando significativamente a margem de lucro projetada.

Quais são as vantagens da integração para a empresa?

Como você já deve prever, a integração dos sistemas proporciona um impacto extremamente positivo para o negócio. O fluxo de trabalho passa a ser realizado sem intervalos ociosos ou lacunas, já que a ligação entre os processos é aperfeiçoada. Eis as principais vantagens comprovadas dessa integração:

Aumento e melhora da produtividade

Uma das vantagens mais evidentes é o ganho de produtividade. Sistemas bem integrados criam um ambiente de trabalho muito mais prazeroso para os colaboradores. Satisfeitos, eles executarão as suas funções com maior empenho.

Como os gargalos são eliminados, cria-se o meio necessário para que o fluxo de trabalho seja realmente contínuo. Não se trata meramente de acelerar a realização dos processos. Sim, as conclusões ficam mais rápidas. No entanto, o que chama a atenção é a manutenção de produtos ou serviços muito com uma qualidade muito maior do que a anterior.

Diminuição dos erros

Sem a qualidade desejada, o simples aumento da produtividade é inócuo. A integração entre sistemas garante um resultado final melhor e entregue em menos tempo. Isso porque os sistemas ficam aptos a compartilhar os dados que precisam para concluir cada processo. Com isso, o índice de retrabalho é praticamente zerado.

Um dos melhores exemplos quanto à diminuição de erros se aplica ao novo cálculo do ICMS. Devido à exigência de variadas alíquotas, muitos escritórios de contabilidade ficam sujeitos a equívocos. Uma das maneiras mais salutares de lidar com procedimentos complexos como esse é justamente se amparar em sistemas automatizados e integrados.

Redução de custos

E eliminação do retrabalho é reflexo da diminuição de erros operacionais. Muitas vezes, as informações utilizadas são conflitantes ou duplicadas. Nessas circunstâncias, é comum que haja um retorno de um processo que já deveria ter sido finalizado.

Com a exclusão dos gargalos, ocorrências como essa se tornam bem menos frequentes. Quando ocorrem, o gestor já sabe que há um bom motivo para isso. Ele sabe que o problema não é devido a uma falha do modelo de gestão operacional. A integração de sistemas, então, ajuda no próprio gerenciamento de custos da empresa.

Otimização dos processos

A otimização gerada pela integração de sistemas também merece destaque. A partir do momento em que os processos comecem a fluir, a própria mão de obra da empresa é melhor aproveitada.

Por que isso é importante? Porque você pode delegar tarefas mais relevantes para os funcionários. A automatização eficiente dispensa boa parte da necessidade de monitoramento de colaboradores. Assim, eles ficam livres para se dedicar a outras atividades mais urgentes ou que possam ampliar ainda mais a receita da organização.

Ampliação do diferencial competitivo no mercado

A adoção de uma integração de sistemas eficaz causa um efeito interessante na imagem da empresa. Com essa estratégia, ela transmite a mensagem de que sabe realmente utilizar a tecnologia a favor do negócio. O resultado é a ampliação do grau de confiabilidade da empresa perante os seus stakeholders.

Toda esta organização interna valoriza a marca e atrai novos investidores, interessados em aplicar recursos em negócios bem-sucedidos. Mais do que isso: eles fazem questão de participar de iniciativas que demonstrem um futuro a médio e longo prazo embasado em pilares sólidos.

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Quais são os tipos de integração de sistemas existentes?

Com relação aos tipos de integração de sistemas propriamente ditos, você têm 3 opções:

• integração banco a banco;
• integração via compartilhamento de dados eletrônicos;
• integração por meio de API (Application Programming Interface).

Integração banco a banco

Neste caso, a integração dos sistemas se dá pela utilização de um banco de dados em comum. Por meio de um software de extração de dados, eles são modificados para o uso apropriado. Tudo depende dos objetivos do seu negócio. O importante é contar com programas bem desenvolvidos para o fim desejado.

Integração via compartilhamento de dados eletrônicos

Nesta variante, os dados utilizados são exportados de um sistema para outro. O processo inverso (de importação) também pode ser realizado. Independentemente de o processo ser automatizado, o sucesso da estratégia depende de boa uma gestão do mecanismo de integração.

Integração por meio de API

Aqui, os conjuntos de dados desejados transitam de um sistema ao outro em tempo real. Por oferecer essa troca concomitante, a integração através da API tende a ser uma das mais indicadas. Ela garante maior velocidade no tráfego de dados, além de uma comunicação direta. Afinal, esta modalidade de integração dispensa processos intermediários, mesmo que sejam efetuados por um determinado sistema.

Como garantir uma integração mais alinhada?

Depois de avaliar as alternativas de integração de sistemas, observe que a implantação do mecanismo selecionado deve ser feita com muito cuidado. Para isso, é necessário:

• mapear os processos — esse procedimento visa identificar as falhas inerentes a cada processo mantido pela empresa. Assim, fica mais fácil providenciar os ajustes finos de integração exigidos para a melhoria do fluxo operacional;
• treinar os colaboradores — devido ao impacto da mudança, os funcionários precisam ter plena confiança quanto à adoção do modelo de integração. Portanto, prepare as equipes para o novo;
• avaliar os resultados da integração — para se certificar de que o modelo de integração está surtindo os efeitos esperados, meça os resultados. Além disso, um controle contínuo é vital para avaliar a própria adaptação dos colaboradores em relação à integração.

Você acaba de conferir os tipos de integração de sistemas disponíveis para levar a gestão da sua empresa a outro nível. Após planejar, implantar e monitorar os resultados, você terá a certeza que tomou a decisão certa! Mas você sabia que ainda é possível aprimorar mais ainda a gestão do seu negócio?

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