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Todos os anos as empresas precisam apresentar ao Fisco uma série de obrigatoriedades cujos dados demonstram que suas atividades estão sendo desenvolvidas dentro do que determina a legislação.
Neste contexto, a Relação Anual de Informações Sociais – RAIS é uma forma de a organização fornecer dados essenciais das condições trabalhistas para que a administração governamental averigue o cumprimento das normas ao mesmo tempo em que traça um mapeamento do mercado de trabalho no país.
Desse modo, preparamos este artigo para você tirar todas as suas dúvidas sobre a emissão e entrega da RAIS. Continue a leitura e acompanhe!
O que é e qual a função da RAIS?
A Relação Anual de Informações Sociais representada pela sigla RAIS é uma declaração acessória, ou mesmo um relatório anual que as empresas e empregadores pessoa física, determinadas pela legislação, devem enviar ao Ministério da Economia.
Estabelecida em 23/12/1975 pelo Decreto 76.900, a RAIS é uma das principais fontes de informações e estatísticas trabalhistas e sociais do mercado de trabalho formal no Brasil, de forma que sua amplitude é tida como um censo.
Ela serve também como base de dados para que o Governo Federal e diversos outros órgãos governamentais possam realizar em conjunto, uma análise mais aprofundada da situação do emprego no Brasil. Resumidamente, a Relação Anual de Informações Sociais permite:
- a fiscalização do cumprimento da legislação trabalhista no país;
- o controle dos registros do FGTS;
- a monitoração dos sistemas de arrecadação e de concessão de benefícios previdenciários;
- a elaboração de estudos técnicos de informações estatísticas e atuarial relacionadas ao trabalho;
- tomadas de decisões e criação de medidas visando impulsionar o mercado de trabalho;
- identificação dos trabalhadores que têm o direito ao Abono Salarial do PIS/PASEP;
- fornecimento de elementos para o Cadastro Nacional de Informações Sociais — CNIS, que gera dados a respeito da população brasileira.
A importância da RAIS é muito abrangente, por isso, mesmo quando a companhia permaneceu inativa ou não empregou nenhum colaborador no ano anterior ela também deve apresentar o relatório — que neste caso é chamado de RAIS Negativa.
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Qual a obrigatoriedade legal da RAIS?
De acordo com a legislação ficam obrigados a entregar a Relação Anual de Informações Sociais — RAIS:
- inscritos no CNPJ com ou sem empregados — o estabelecimento que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está obrigado a enviar a RAIS Negativa;
- todos os empregadores, conforme definidos na CLT;
- todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresas públicas domiciliadas no País, com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério da Economia/Secretaria Especial da Previdência e Trabalho, nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica;
- companhias individuais, inclusive as que não têm empregados;
- cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
- empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base;
- órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais;
- condomínios e sociedades civis;
- empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base;
- filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior;
- grupos 3, 4, 5 e 6 definidos no eSocial.
Quais dados devem ser apresentados na declaração?
Os principais dados que devem constar no GRAIS entregue eletronicamente, são:
- dados cadastrais do estabelecimento: data de admissão, razão social, parâmetros de inscrição do empreendimento, etc.;
- informações econômicas: aqui segue o preenchimento sobre a natureza jurídica da organização, ramo de atividade, porte, etc.
- dados dos trabalhadores: data de nascimento, função exercida, tipo de vínculo empregatício, data e motivo da rescisão de contrato, valores pertinentes a verbas rescisórias, etc.;
- programa alimentação do trabalhador: sobre o sistema de controle de ponto, participação da companhia no PAT, etc.;
- informações sindicais: dados referentes às contribuições sindicais, assistenciais, associativas e confederativas, entre outras informações relevantes.
Na RAIS não deve ser informados os empregados domésticos, autônomos sem funcionários, estagiários, ocupantes de cargos eletivos (como vereadores, prefeitos, deputados, etc.) e diretores sem vínculo empregatício, já que para esses não há recolhimento de Fundo de Garantia por Tempo de Serviço — FGTS.
Em relação ao Microempreendedor Individual – MEI, se não houve contratação de nenhum empregado no ano anterior à declaração, é necessário apenas enviar a RAIS negativa. Contudo, se teve um ou mais colaboradores, deve ser informado no Relatório RAIS.
Como funciona a elaboração e envio da RAIS?
Anualmente, o Fisco disponibiliza um software Gerador de Arquivos RAIS — GDRAIS específico para o ano-base no qual os estabelecimentos devem enviar a Relação Anual de Informações Sociais em prazo estabelecido em lei. Assim, é possível ao contribuinte importar dados da sua folha de pagamento ou, até mesmo, fazer o preenchimento de forma manual.
Aqui vale ressaltar, que todo esse trabalho pode ser facilitado e melhorado por meio de tecnologias especializadas, isto é, softwares de automação que gerenciam todas as informações pertinentes à gestão de pessoas e dados de uma empresa de forma totalmente segura e eficaz.
É importante lembrar também que organizações que possuem filiais, agências ou sucursais devem transmitir um relatório específico para cada Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ.
A entrega da declaração acessória somente pode ser feita por meio eletrônico, e seu envio deve ser efetuado pela função “Gravar Declaração” e em seguida “Transmitir Declaração”.
Antes do envio, porém, é fundamental verificar se há inconsistências no Relatório RAIS, no momento da geração do arquivo o aplicativo avisará se existem ou não erros a serem corrigidos.
Estabelecimentos que possuem onze empregados ou mais devem realizar a entrega por meio de um certificado digital, ferramenta utilizada para garantir segurança e confidencialidade na transmissão eletrônica de dados.
O certificado digital somente é obtido e tem validade se estiver dentro dos padrões ICP Brasil, ou seja, se for validado por Autoridades Certificadoras devidamente credenciadas a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP Brasil.
Após seguir os passos anteriores, é preciso seguir com a comprovação da entrega da RAIS. Depois do envio, o próprio Software gera um protocolo no qual consta um número do Controle de Recepção/Expedição de Arquivo – CREA que serve para acessar o recibo da RAIS que fica disponível para impressão em até cinco dias úteis após a transmissão e pode ser emitido na função “Impressão de Recibo”.
É imprescindível ficar atento ao prazo de envio determinado na legislação, pois o seu não cumprimento está sujeito a multas. Para não correr esse risco e ainda ganhar otimização prática no preenchimento correto de todas as informações, vale a pena contar com ferramentas especializadas de automação.
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