O regime de caixa e regime de competência são ferramentas que servem para fins de contabilização das operações empresariais. Entre os dois existem diferenças nos reconhecimentos das receitas e das despesas, mesmo quando se baseiam nas mesmas operações. Sendo assim, o ideal é saber como funciona cada um deles e em que tipo de situação as opções são mais indicadas.
Neste artigo, você vai conhecer mais sobre o regime de caixa e o regime de competência, conhecer suas diferenças, além de verificar como eles funcionam, as suas vantagens e desvantagens e o direcionamento para a escolha daquele que é mais apropriado para a sua empresa. Ficou interessado? Então acompanhe.
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Fundamental para o entendimento tanto de regime de caixa quanto de competência é a definição a respeito do que é o evento contábil.
Em termos contábeis, sempre que existe uma movimentação capaz de afetar o patrimônio de uma empresa, ela dá origem a eventos, ou então, a lançamentos contábeis. Isso acontece em situações como compras, vendas, pagamentos, entre outras.
Os diferentes eventos contábeis que fazem parte da rotina precisam ser registrados pelas empresas, e é nesse sentido que surgem os regimes de caixa de competência. Simplificando, eles são maneiras diferentes de fazer o registros desses lançamentos.
Entendeu o que é um evento contábil? Então, agora podemos falar sobre os regimes de caixa e de competência de maneira mais específica.
O regime de caixa é um regime de tributação que considera os fatos como ocorridos apenas no momento em que há a entrada ou a saída de recursos financeiros. Isso significa que uma receita só é realizada de fato quando o recurso em questão estiver disponível para uso da empresa. Sendo assim, se ocorrer uma venda a prazo, a receita não será gerada, pois o recurso financeiro só estará disponível em data futura.
O mesmo raciocínio pode ser utilizado para as despesas: quando se trata de faturas de consumo de energia elétrica, telefone ou água, por exemplo, as despesas ainda não serão consideradas como ocorridas, pois o dinheiro estará disponível para ser usado pela empresa até a data do vencimento desses títulos.
Já o regime de competência não está relacionado com a entrada ou a saída de recursos na empresa, mas, sim, com o fato gerador, que é o evento que oficializa a ocorrência de uma receita ou de uma despesa.
No caso da venda a prazo, mesmo não entrando um centavo sequer para a empresa, a receita será considerada como incorrida (isto é, são registradas no período em que ocorreram, independentemente da data do pagamento agendado) e a empresa deverá, inclusive, recolher os tributos relativos a ela mesmo sem ter recebido nada pela venda.
A mesma situação ocorre com as despesas: no momento em que uma empresa recebe um comprovante de consumo, ele já deve ser registrado nos sistemas financeiros — mesmo que se trate de uma conta que compete ao mês seguinte, por exemplo (daí o nome “competência”).
A maneira mais simples de diferenciar o regime de caixa do regime de competência é verificar a forma de registro das operações nos sistemas empresariais. Basicamente, o regime de caixa se preocupa apenas com a entrada e com a saída de dinheiro. Sendo assim, qualquer operação de compra ou venda que não gere o fluxo de caixa não deve ser registrada no regime de caixa.
Já no caso do regime de competência, a necessidade do fato gerador é mais importante do que o fluxo de dinheiro dentro das entidades. Os registros devem estar de acordo e vão gerar as obrigações tributárias de uma instituição.
No futuro, quando a empresa receber os valores de uma venda a prazo, eles não terão qualquer influência sobre os valores de impostos a serem pagos, sendo apenas embolsados pelas instituições e registrados no caixa ou nas contas correntes bancárias.
Se analisarmos os dois regimes paralelamente, veremos que o regime de caixa é mais simplificado. Nele, a única preocupação é no momento da entrada ou da saída dos recursos para o reconhecimento das receitas e das despesas da empresa, sem qualquer preocupação com parcelamentos.
Nesse caso, o regime de caixa é ideal para empreendimentos que envolvem operações mais simples ou que não possuam estrutura para a realização de processos mais sofisticados.
Nessa mesma lógica, uma desvantagem a ser destacada é que, para estruturas maiores, a diferenciação de operações à vista e a prazo pode deixar os controles indissociáveis. Em outras palavras, a separação pode ser confusa e a identificação de quais valores correspondem às operações, dependendo do tamanho e da quantidade de operações realizadas em um mês, pode ser muito difícil, por exemplo.
Já o regime de competência tem como principal vantagem o fato de já provisionar, ou seja, de deixar registrado e separado o montante relativo às despesas e receitas nos momentos em que elas ocorrem, independentemente de serem com ou sem dinheiro.
Isso deixa os controles de uma empresa mais confiáveis e evita o pagamento de multas por recolhimentos de tributos por valores equivocados. Sendo assim, é a organização o principal diferencial do regime de competência.
Como desvantagem, podemos dizer que esse sistema apresenta a necessidade de sincronia entre o recebimento e o registro correto das operações rotineiras de uma empresa — nada muito difícil de ser colocado em prática, seja em empresas pequenas ou empresas maiores.
Agora que você já sabe de que maneira cada um dos regimes funciona, conheça também a forma como isso ocorre na prática.
Sendo assim, imagine a seguinte situação: você ganha R$ 5 mil por mês e gasta R$ 2 mil com o seu cartão de crédito no período, gasto esse proveniente de uma série de compras realizadas ao longo do mês. O seu cartão vence no dia 10 do mês seguinte, sendo este o dia do pagamento da fatura ou então a data do regime de caixa.
Existe também a data em que cada compra aconteceu durante o mês. Essa, a data em que aconteceu o fato gerador de cada despesa, pode ser entendida também como a competência das despesas.
No caso, a você tem R$ 5 mil de recebimentos e R$ 2 mil de pagamentos o que, analisando por meio de uma DRE, faz com que você apresente lucro de R$ 3 mil. Agora, imagine se você recebe o seu salário no dia 15 de cada mês.
Uma vez que o seu cartão de crédito vence no dia 10, no caso em questão você fica 5 dias em dívida com o pagamento do cartão, o que, analisado por meio de um DFC, representa uma deficiência de caixa.
Ficou mais claro agora? É essa a lógica que você deve aplicar na análise das movimentações da sua empresa. Perceba que ela muda quando considerado o regime de caixa e o de competência.
Se você já estava considerando a utilização do regime de caixa no início das operações do seu negócio, por ser mais simples, por facilitar a organização das operações, repense. O regime de caixa pode ser utilizado apenas por entidades sem fins lucrativos, organizações do 3º setor e por associações ou fundações.
Se a sua empresa tem o objetivo de lucro, não importa o tamanho dela, ela deverá obrigatoriamente registrar todas as operações com base no regime de competência.
A única exceção é dada para o microempreendedor individual (MEI), que tem uma série de benefícios do Governo Federal, e um deles é a isenção da obrigatoriedade da escrituração contábil, independente do regime.
De qualquer forma, mesmo que o regime de competência seja obrigatório para empresas com o objetivo de lucro, é importante que você saiba quais informações podem ser obtidas com o regime de caixa.
Ele permite avaliar o fluxo de caixa de uma empresa e fazer projeções com base nas políticas de prazos praticadas pela entidade — isto é, auxilia a gestão a saber exatamente com que dinheiro ela pode contar para fazer pagamentos ou compras.
Em resumo, tanto o regime de caixa quanto o de competência representam possibilidades para o aprimoramento da gestão empresarial. A questão aqui não é exatamente escolher uma entre elas, mas sim, saber como, de que maneira, ambas podem ser úteis para o registro de movimentações. Sendo assim, não deixe de se aprofundar no assunto.
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