A adesão ao eSocial é, atualmente, parte do processo de qualquer departamento pessoal, porém ainda há muitas dúvidas quanto suas entregas.
O eSocial foi instituído pelo Decreto nº 8.373, de 11 de dezembro de 2014, é um projeto do Governo Federal que visa unificar a prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.
Sua finalidade é padronizar a transmissão, validação, armazenamento e distribuição dos dados, por meio de um ambiente nacional no qual os demais órgãos ou entidades terão acesso a consultar as informações que lhes são pertinentes, com o objetivo de reduzir a burocracia na transmissão dos vários dados.
Muitas empresas tinham dúvidas quanto a efetividade desse projeto, algumas até achavam que o Governo não iria exigir de fato o envio dessas informações, no entanto, desde janeiro de 2018, as empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões estão enviando seus dados para o Ambiente Nacional.
Então, não confie na sorte! O eSocial já é uma realidade para o departamento pessoal e você precisa adequar a sua empresa o quanto antes a essa obrigação.
Entenda o Cronograma do eSocial e as mudança nas datas de entrega da obrigação do Governo Federal.
Segundo o MOS (Manual de Orientação do eSocial), "todo aquele que contratar prestador de serviço, pessoa física ou jurídica, e possua alguma obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária, em função dessa relação jurídica, por força da legislação pertinente, está obrigado a enviar informações decorrentes desse fato por meio do eSocial”.
Podemos dizer que toda empresa com CNPJ Ativo deve aderir ao eSocial, a única exceção é o Microempreendedor Individual (MEI) que não tem empregado, este estará dispensado do cumprimento do eSocial. Os demais, mesmo que não tenham trabalhadores devem cumprir com a obrigatoriedade.
Por isso fique atento! Se antecipe e adeque já os seus processos para o cumprimento do eSocial.
Primeiramente, devemos entender que o eSocial vai impor uma mudança cultural nas empresas, aquele velho jeitinho brasileiro tende a ser extinto, pois as informações deverão ser enviadas dentro dos prazos definidos pela legislação.
As admissões, por exemplo, devem ser transmitidas até um dia antes do início da prestação do serviço, caso contrário, a empresa estará sujeita a multa cujo valor varia de R$ 800,00 a R$ 3.000,00, podendo dobrar em caso de reincidência. Outro exemplo, são os exames médicos, de acordo com as regras de Segurança e Saúde do Trabalho (SST) e até mesmo a folha de pagamento dos empregados.
Por isso, é fundamental que haja uma conscientização entre todos os setores da empresa sobre a importância de organizar os processos internos para adequação às exigências impostas pelo eSocial.
O eSocial vai exigir das empresas uma melhor estruturação tecnológica e por este motivo ter um setor de tecnologia ou um profissional que possa garantir um ambiente interno estável é muito importante para o sucesso no envio dos dados para o eSocial.
É necessário que a rede e internet sejam estáveis e de qualidade, pois no eSocial as transmissões serão feitas de forma online, e você não vai querer perder os prazos legais por falta de internet, não é?
Além disso, é necessário que as regras de segurança da máquina sejam revistas, deve-se adicionar às regras de exceção do firewall, antivírus e antimalwar, o aplicativo que será responsável por fazer as transmissões, para que ele não seja tratado como um vírus.
Também é fundamental que sejam realizadas periodicamente cópias de segurança do banco de dados, pois é neste que são armazenadas todas as movimentações da empresa, inclusive às do eSocial. Recomendamos que isso seja feito pelo menos uma vez por dia.
Para garantir um bom funcionamento do seu sistema e evitar eventuais problemas, é importante realizar manutenções preventivas no banco de dados, com o objetivo de manter a integridade dos dados.
Dica: mantenha sempre o seu sistema de folha atualizado, constantemente o Governo está fazendo alterações no leiaute do eSocial e você precisa acompanhar essas mudanças.
O departamento pessoal será o principal setor responsável pelo envio das informações para o eSocial, no entanto, ele precisa contar com o auxílio dos demais setores da empresa nesse processo.
Para que a admissão seja feita dentro do prazo, por exemplo, é necessário que toda a documentação do trabalhador seja recebida a tempo, então pra isso o setor de Recursos Humanos precisa ajustar o seu processo seletivo, contratando o trabalhador somente após recebidos todos os documentos necessários para a admissão.
O departamento fiscal também faz parte desse processo, pois será ele o responsável por enviar a EFD-Reinf, módulo do SPED que foi concebido como um complemento ao eSocial, onde serão escrituradas as retenções e outras informações fiscais. Juntos, o eSocial e a EFD-Reinf, conterão todas as movimentações necessárias para apuração da contribuição previdenciária.
Além desses setores, o Jurídico também é peça fundamental, pois ele irá fornecer informações relativas aos processos administrativos e judiciais que a empresa possua, devendo ser registrados no eSocial todos os processos que tenham influência na apuração das contribuições, dos impostos ou do FGTS.
Como pudemos ver, para que a empresa tenha sucesso no envio do eSocial é necessário que haja uma integração entre os diversos setores. O departamento pessoal não será o único responsável por isso, assim a empresa como um todo precisa se adequar a esta obrigação acessória.
O certificado digital é um documento eletrônico que serve como identidade virtual para uma pessoa jurídica ou pessoa física. Ele também é utilizado como uma assinatura que possui validade jurídica e fiscal, garantindo assim uma maior segurança na troca das informações.
Os eventos que compõem o eSocial devem ser transmitidos mediante autenticação e assinatura digital utilizando-se certificado digital válido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.
Poderá ser utilizado certificado digital do tipo A1 ou A3. Os certificados do tipo A1 são arquivos que ficam armazenados no próprio computador da empresa. Já o certificados tipo A3 são armazenados em dispositivos portáteis, podendo ser um cartão (smart card) ou token, que é uma espécie de “pendrive”.
Praticamente todos os empregadores deverão utilizar o certificado digital para transmitir suas informações para o eSocial. Destaco abaixo os que são desobrigados:
Os empregadores desobrigados poderão utilizar o código de acesso ao Portal do eSocial. Para pessoa física a obtenção do código de acesso requer o registro do CPF, data de nascimento e o número dos recibos de entrega da Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Física - DIRPF dos dois últimos exercícios. Não possuindo a DIRPF, deve ser utilizado o número do Título de Eleitor. E em caso de não possuir a DIRPF e título de eleitor, ele só poderá acessar o Portal do eSocial por meio de Certificação Digital.
É importante destacar que para transmitir as informações para o eSocial por meio de um sistema de folha, será necessário o uso de certificado digital, o código de acesso será utilizado apenas para acesso ao Portal do eSocial.
O eSocial não está exigindo nada novo, as informações que serão prestadas nesta declaração já eram enviadas através de diversas outras obrigações acessórias, como GFIP, RAIS, CAGED, entre outras. O que teremos agora será um novo formato no qual esses dados serão transmitidos.
Todas essas informações serão enviadas de forma online, e consequentemente, a fiscalização passa a ser eletrônica, e por esse motivo, ainda mais atuante. Então evite surpresas, adeque já a sua empresa para o eSocial!
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