Muito se fala sobre tecnologia no Departamento Pessoal (DP), já que esse é um dos setores responsáveis pelas questões mais burocráticas em uma empresa, em especial aquelas que estão ligadas aos colaboradores, como processos de recrutamento, admissão e demissão.

Dependendo do porte da empresa, a quantidade de documentos com que o DP lida diariamente é muito grande. E isso exige muito cuidado, pois a menor falha humana pode desencadear graves consequências. Não é por coincidência que a gestão da folha de pagamento e o controle do banco de horas são apenas algumas das questões que estão sendo otimizadas pela digitalização.

Ainda duvida de que a presença da tecnologia no Departamento Pessoal pode ser revolucionária? Então, acompanhe a leitura deste artigo para conferir algumas das funções que podem ser melhoradas com o auxílio de um sistema integrado!

Folha de pagamento online

Sem dúvida, uma das responsabilidades mais importantes do DP é o gerenciamento da folha de pagamento, que envolve assuntos como:

• salários;
• benefícios;
• férias;
• décimo terceiro;
• recolhimento de taxas — FGTS, Imposto de Renda e INSS.

Os profissionais que atuam nessa área têm como função administrar todos esses pontos, assegurando que os cálculos estejam corretos. Isto é, os descontos devem cumprir com as normas estabelecidas pelos órgãos federais. Qualquer erro, por mais insignificante que possa parecer, pode acarretar processos trabalhistas, multas e sanções judiciais.

Sendo assim, o uso da tecnologia para otimizar o controle de ponto é uma das melhores formas de facilitar o trabalho de emissão da folha de pagamento. Isso ocorre porque todos os dados sobre frequência são calculados pelo sistema de maneira automatizada e segura, o que é determinante na hora de estabelecer se deve ou não haver descontos. Desse modo, o DP se torna muito mais ágil e produtivo, já que não precisa conferir todas as informações manualmente.

Controle de ponto

O controle de ponto, por muitos anos, era feito por meio de papéis impressos, assinados diariamente pelos funcionários, que, depois, deviam passar pelo DP para ser contabilizados.

Felizmente, com o avanço da tecnologia no Departamento Pessoal, hoje, existem sistemas de automação do controle de ponto que permitem monitorar, em tempo real, aspectos como horários de entrada, intervalo e saída, além de registrar o banco de horas extras dos colaboradores, garantindo segurança tanto para a empresa quanto para os empregados.

Com todas as informações devidamente armazenadas no sistema, a gestão se torna muito mais simples, e as chances de que ocorram erros humanos são exponencialmente reduzidas.

Gestão de documentos web ou mobile

Lidar com documentação é uma das tarefas mais repetitivas que o DP tem sob sua responsabilidade, não é mesmo? Todos os dias, é preciso emitir, receber e analisar informações sobre formalização de contratações, férias e horas extras, entre outras demandas.

Anotar tudo isso em planilhas é algo que se tornou obsoleto, principalmente nos tempos em que vivemos, nos quais toda informação é digitalizada e armazenada em servidores na nuvem.

Sendo assim, uma das vantagens da tecnologia no Departamento Pessoal é que toda a gestão de documentos pode ser realizada por meio da internet (navegador ou software) ou via dispositivos móveis, o que garante muito mais mobilidade e agilidade.

Gestão de licenças e férias

Outro impacto positivo da tecnologia no Departamento Pessoal é que existem ferramentas que gerenciam todos os assuntos pertinentes a licenças, afastamentos, atestados e, até mesmo, acidentes de trabalho. O programa é munido dos dados, alimentando a folha de pagamentos e intermediando a comunicação com os órgãos públicos.

Além disso, as férias dos funcionários também são gerenciadas pelo DP, que, após registrar todas as informações, faz o monitoramento para analisar a efetivação do cumprimento dos períodos. Desse modo, os colaboradores são beneficiados com seu direito ao intervalo de descanso sem que ocorram erros nos prazos ou imprevistos.

Representação junto aos órgãos oficiais e fiscais

Uma das responsabilidades do Departamento Pessoal é administrar todos os registros de passivos trabalhistas, correto? Além disso, o setor precisa emitir inúmeros documentos para os órgãos fiscalizadores, como:

• Guia de Recolhimento do FGTS;
• Guia da Previdência Social;
• declarações da CIPA;
• Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA).

Com um bom sistema de gestão contábil, essas e outras responsabilidades são enviadas aos seus devidos destinos de maneira muito menos burocrática e mais simplificada e automatizada, o que aumenta bastante a produtividade do departamento e evita que a empresa corra riscos de sofrer sanções da Receita e do governo.

Recrutamento, admissões e demissões

Certamente, lidar com processos seletivos, recrutamentos, admissões e demissões é um dos pontos que mais sobrecarregam o DP, demandando energia e esforço de toda a equipe. Afinal, são os processos de RH que lidam com a qualidade do time de colaboradores da empresa.

Dito isso, ter a tecnologia como uma aliada na hora de realizar os procedimentos pertinentes à contratação e demissão dos funcionários é uma das melhores maneiras de alinhar a empresa a uma visão inovadora e moderna sobre gestão.

Para que você tenha uma ideia, um bom software de gerenciamento de pessoas é capaz de automatizar e otimizar uma série de formulários que precisam ser preenchidos, como:

• abertura da vaga externa e anúncio da mesma;
• solicitação de contratação ao superior do departamento e sua aprovação;
• solicitação ao RH para iniciar o processo seletivo;
• pesquisa interna de currículos;
• chamamento dos candidatos escolhidos para os processos de admissão;
• seleção de currículos e chamada dos candidatos selecionados para testes ou entrevistas;
• análise de documentos;
• início do processo de integração (onboarding).

Como você pôde conferir neste conteúdo, a presença da tecnologia no Departamento Pessoal não é um mero diferencial competitivo, mas uma necessidade de sobrevivência no mercado, visto que cada vez mais empresas têm adotado ferramentas e sistemas que automatizam os mais diversos assuntos ligados à gestão. Se você pretende manter seu negócio atualizado e não quer ser ultrapassado pela concorrência, considere aderir à ideia de investir em inovação para o DP.

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