O departamento pessoal tem como principal função exercer atividades envolvendo assuntos trabalhistas. A área técnica, também conhecida como “DP”, é especializada em fazer o gerenciamento dos colaboradores de uma empresa. 

Por se tratar de uma área que lida com muitas informações, ela exige eficiência e controle na produção e no gerenciamento dos dados. Por isso, muitas organizações investem em um sistema de departamento pessoal.

Este tipo de sistema possibilita estabelecer estratégias para atrair talentos, analisar indicadores de turnover, acompanhar a jornada dos colaboradores e executar toda a gestão de recursos humanos com grau de controle e eficiência superiores.

Porém, a escolha do software adequado pode ser um grande desafio, especialmente em razão das exigências técnicas necessárias para que o sistema traga benefícios concretos para o negócio.

Pensando nisso, desenvolvemos este conteúdo especial sobre o assunto. No decorrer do texto, você vai compreender a importância do sistema departamento pessoal, seus benefícios, como funciona e as melhores dicas para escolher o mais adequado às necessidades da sua empresa. Continue a leitura para saber mais!

Neste post, vamos explicar:

Qual é a importância do sistema de departamento pessoal?

Como você verá no tópico seguinte, no departamento pessoal, são realizados muitos processos para a rotina da empresa, incluindo aqueles relacionados aos funcionários e ao gerenciamento de documentos.

Assim, é fácil imaginar que todos requerem muita atenção, tornando qualquer erro cometido um grande problema. Além disso, quanto maior for o número de colaboradores, mais difícil será o acompanhamento.

Em algumas situações, o controle manual é totalmente inviável. Não é por acaso que o uso de sistema de departamento pessoal tem se tornado uma prática cada vez mais comum.

O departamento pessoal ainda faz a intermediação do contato da empresa com vários órgãos públicos, para emitir guias e declarações imprescindíveis para a companhia se manter regularizada.

Com o controle adequado, é possível acompanhar o cumprimento das normas e, assim, evitar eventuais processos trabalhistas para a empresa.

Além da necessidade de cumprir a legislação trabalhista, fiscal e tributária, a empresa precisa estar atenta à Lei Geral de Proteção de Dados. Neste contexto, o uso de software traz mais segurança no tratamento dos dados dos colaboradores.

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Quais são os benefícios e funcionalidades do sistema de departamento pessoal?

A transformação digital garante diversas vantagens para as empresas de todos os portes e segmentos de mercado. Além disso, a rotina de gestão e tratamento de um número de dados tão expressivo requer um tratamento informatizado.

É justamente neste contexto que a tecnologia se torna uma necessidade, tanto sob a ótica da automação quanto da proteção dos dados e agilidade na execução das tarefas.

Se você necessita que o setor funcione de maneira independente e integrada, é preciso investir em soluções profissionais que sejam específicas para o departamento pessoal.

As vantagens do sistema de departamento pessoal mostram por que esse software é tão necessário. A seguir, falamos um pouco mais sobre cada uma delas. Confira!

Capacidade de armazenamento

O sistema de departamento pessoal tem a capacidade de armazenar inúmeros dados de forma remota. Todos esses dados ficam organizados e podem ser acessados por qualquer usuário autorizado, de qualquer dispositivo e a qualquer momento.

Essa dinâmica facilita a rotina dos funcionários, já que o software auxilia a proteger as informações e a tornar os processos (antes manuais) muito mais ágeis.

Assinatura e envio de registros

Um software de qualidade torna os trâmites de admissão e demissão de funcionários, como assinatura, envio e registro dos documentos mais fáceis e rápidos para ambos os setores envolvidos e para o colaborador. 

Sabemos que todos esses trâmites envolvem uma série de processos que devem seguir padrões rigorosos. Além de facilitar essa rotina, ele também pode ajudar informando a proximidade de prazos e a necessidade de providenciar documentos, assinaturas, recolhimento de guias, entre outros.

Gestão automatizada de pagamentos

Outra grande vantagem é observada no momento dos pagamentos, com o gerenciamento da folha e o envio dos holerites de forma automatizada, garantindo maior agilidade. Para isso, ele recebe os arquivos e faz a integração com as folhas de pagamento.

Agendamento e controle de férias

É muito mais simples acessar um único programa para agendar e controlar o período de férias ao invés das planilhas internas. Com o software correto, os registros necessários para essas fases de afastamentos são monitorados a fim da verificação de seu cumprimento.

Dessa forma, os colaboradores podem tirar férias no momento definido, sem imprevistos e erros nos prazos, algo que pode causar constrangimento aos líderes, frustração aos funcionários e até problemas trabalhistas.

Quais são as melhores dicas para escolher o sistema ideal para sua empresa?

Você já percebeu que o sistema de departamento pessoal traz dinamismo para a rotina das empresas. Mas tão importante quanto conhecer os benefícios deste tipo de software é saber como escolher o sistema ideal.

Há uma série de opções disponíveis no mercado, cada uma com suas particularidades. A seguir, listamos um passo a passo com os principais critérios que devem ser analisados antes de adquirir um software de DP. Confira!

Entenda todas as suas necessidades

Primeiramente, é preciso entender as reais necessidades dos seus funcionários. Ou seja, ninguém é mais indicado para falar sobre o que o departamento pessoal precisa do gerenciamento de pessoas do que os colaboradores que atuam no setor.

O gestor deve entender quais são as principais queixas e necessidades apontadas pelos seus colaboradores, os desafios da rotina e as atividades que mais demandam tempo.

Com base no feedback do time responsável pelo departamento pessoal, ele terá condições de procurar um sistema cujo foco seja atender a essas demandas.

É recomendado que a escolha do sistema seja feita com o acompanhamento do gestor do departamento pessoal. Só quem está no dia a dia, integrado à rotina, sabe quais são as reais necessidades de funcionalidades em termos práticos.

Conheça as funcionalidades do software

Cada sistema costuma diferenciar-se em um ponto específico. Nesse sentido, o que é bom para uma empresa, pode não ser bom para outra. Um exemplo? Diversas soluções não atendem ao que a equipe de gestão de pessoas necessita por estarem mais voltadas para a estratégia de negócio.

Dessa forma, é fundamental conhecer as funcionalidades dos sistemas avaliados e compreender que um software que enfatiza os recursos humanos atenderá com mais eficiência às suas demandas.

Neste ponto, é válido buscar o suporte de empresas de tecnologia que tenham experiência no desenvolvimento de softwares para o segmento contábil, corporativo, de gestão de pessoas e de gestão empresarial.

Em geral, as empresas mais segmentadas têm condições de oferecer produtos já testados por outras organizações, desenhados a partir das necessidades específicas do DP.

Cogite dar um treinamento especializado

Toda instalação de um novo software requer um aprendizado para utilizá-lo. Com isso em mente, fica clara a importância de considerar se o sistema escolhido propicia o treinamento necessário para as operações.

Além disso, cabe ressaltar que certos fornecedores podem, inclusive, cobrar os treinamentos e a capacitação do time de departamento pessoal da sua empresa.

Além do treinamento, não deixe de avaliar o atendimento oferecido pela empresa de software.

Depois da implementação é natural que surjam dúvidas na rotina de utilização do sistema. Neste contexto, é indispensável contar com o suporte de uma empresa disposta e disponível para tirar todas as dúvidas e oferecer as orientações necessárias no pós-venda.

Faça a projeção do custo-benefício

Outra questão a ser pensada está relacionada ao valor que o sistema pode agregar à sua empresa. Assim, entendendo suas necessidades, observando o volume de funcionários, os tipos de clientes alcançados, entre outros fatores, permitirá que você encontre a melhor solução com o custo-benefício ideal para o seu departamento pessoal.

Quais são os diferenciais da Fortes Tecnologia?

A Fortes Tecnologia está há mais de 30 anos no mercado. Especialista no desenvolvimento de softwares para o setor contábil, gestão de pessoas e gestão empresarial, a empresa oferece atendimento de alto padrão.

Somado a isso, somos focados na entrega de conteúdos educativos voltados para treinamento, especialização e aprendizado.

Para a escolha do melhor sistema de departamento pessoal para a sua empresa, a Fortes tem como diferencial acompanhar a jornada dos seus colaboradores, desde a admissão até o seu desligamento.

Assim, com o sistema Fortes Pessoal, é possível fazer o gerenciamento da sua folha de pagamento e dos benefícios, bem como gerar de forma automática as guias de recolhimento tributário e demais obrigações acessórias, permitindo controlar e gerenciar os processos com uma solução adaptada ao eSocial.

Com as nossas soluções, a sua empresa diminui o tempo gasto com as mais variáveis rotinas do setor de departamento pessoal, automatizando tarefas repetitivas, e ainda garante mais produtividade e integração nas seguintes etapas:

• gerenciamento de todos os benefícios;
• facilidade na hora da contratação;
• controle de férias e rescisões;
• folha de pagamento;
• envios ao e-Social; e,
• muitas outras funcionalidades.

Como você viu, o sistema de departamento pessoal é a solução perfeita para a empresa que deseja otimizar suas atividades, promovendo agilidade, segurança e qualidade na rotina do setor de DP.

Para obter os melhores resultados, é necessário entender claramente quais são as necessidades do seu negócio, o tipo de sistema que melhor se adapta a elas, bem como os módulos e as funções que não podem faltar.

Com o suporte de uma empresa de tecnologia especializada, fica mais fácil encontrar o produto adequado, alinhado às suas expectativas, de fácil usabilidade e com alto grau de proteção dos dados e informações.

Gostou de conhecer mais sobre as nossas tecnologias? Para saber ainda mais, entre em contato conosco.