Feedback: A importância no processo de melhoria contínua

Feedback: A importância no processo de melhoria contínua
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É muito comum ouvirmos que o feedback deve fazer parte da rotina das empresas e, principalmente, da gestão de equipes. Mas, afinal, qual é a real importância do feedback na gestão de pessoas? 

Dentro das organizações, o feedback é uma forma direta de gestores e colegas de trabalho compartilharem com um colaborador suas impressões profissionais sobre o trabalho executado e a performance dele na organização, bem como permitir a esse colaborador saber do que se espera dele e ouvi-lo sobre como ele percebe o seu próprio trabalho.

O que é feedback?

Feedback é um termo inglês que traduzido se refere a “retroalimentação”.

No âmbito profissional, assume uma característica informal e serve como um importante norteador para guiar os colaboradores em relação ao caminho que devem seguir para atender ao que a empresa espera dele. 

É fundamental entender que o feedback nas empresas não é uma avaliação subjetiva, ao contrário disso, esse momento precisa ser dinâmico e estar sempre amparado por dados e argumentos sólidos que validem o retorno que o funcionário está recebendo por seu trabalho, bem como sobre a percepção do líder sobre suas entregas. 

O feedback pode ser relacionado a questões comportamentais (soft skills), estando relacionadas a:

  • Empatia
  • Escuta Ativa
  • Comunicação não violenta 
  • Capacidade de resolução de conflitos
  • Flexibilidade 
  • Adaptabilidade
  • Outros

Qualquer um pode dar e receber feedbacks, desde que o façam da forma correta e desenvolva uma relação de confiança com a outra pessoa.

Saiba a sua importância

Feedback não é para ser encarado como uma “bronca” e nem uma sequência de elogios.

O feedback é uma ferramenta estratégica para alinhar e realinhar os profissionais da empresa em relação:

  • Aos seus comportamentos, 
  • Aos seus resultados, 
  • Ao impacto que traz para a empresa, 
  • Como pode otimizar os resultados até agora obtidos. 

Uma característica que não pode “deixar de ter” em nenhum feedback empresarial é a ideia de que ele deve ser construtivo e oferecido no momento que acontece algo a ser alinhado. 

O feedback é uma forma muito simples e prática de melhorar diversas questões referentes à gestão de pessoas e clima organizacional nas empresas. Irei destacar alguns pontos importantes nesse processo:

Motive sua Equipe

Empresas que incentivam a prática do feedback mantém as equipes mais motivadas e, consequentemente mais produtivas. Isso acontece porque os colaboradores são reconhecidos pelas coisas boas que fazem e recebem ajuda naquelas que têm mais dificuldade.

Dessa forma, a organização como um todo atua em conjunto, de forma colaborativa, a fim de alcançarem as metas individuais e coletivas, sem intrigas e disputas.

Contribua para o crescimento profissional 

É através do feedback que cada colaborador tem uma noção de como está sendo o seu desempenho.

Diante disso, o profissional tem a consciência de quais são os seus pontos fortes a serem mantidos e aprimorados e servir como base para o plano de desenvolvimento individual e serem trabalhadas as deficiências para o seu crescimento de carreira.

Melhore a comunicação 

O feedback aplicado da forma correta estimula a comunicação mais clara e aberta entre os colaboradores. Com isso, essa se torna uma prática cotidiana, mesmo em situações nas quais normalmente não se espera algum retorno.

Como resultado, os problemas são identificados e resolvidos de forma muito mais ágil, visto que as equipes estão bem integradas e alinhadas. O diálogo mais fluido também melhora o clima organizacional e torna as pessoas mais satisfeitas com suas atribuições.

Como dar e receber feedbacks?

Depois de ver todos os benefícios que um feedback bem aplicado tem a proporcionar, você deve estar curioso para saber como levar essa prática da forma correta para a sua empresa, não é mesmo? Então, veja algumas dicas importantes que separamos logo abaixo.

Ouça de forma ativa

Ouvir de forma ativa significa dar total atenção ao que o outro está dizendo. Parece simples, mas isso requer um grande esforço para conter a vontade de intervir com respostas e justificativas, que nem sempre são plausíveis.

Portanto, quando alguém for lhe dar um feedback, pare o que estiver fazendo e direcione todo o foco da sua atenção ao que essa pessoa está dizendo. Espere ela terminar e então, repita com suas palavras para confirmar se entendeu corretamente. Só então, pense sobre o assunto e absorva os conselhos oferecidos.

Seja sincero

Ao dar um feedback é essencial que você seja 100% sincero. Cuidado para não ser rude ou ofensivo, mas diga a verdade. Se não gostou de algo que o colega fez, fale isso a ele e explique seus motivos. Exponha os fatos de forma tranquila e calma, mantenha um tom de conversa saudável e evite adjetivos negativos.

Tenha empatia

Tanto ao dar quanto ao receber um feedback, adote uma postura empática à outra pessoa. Ou seja, procure se colocar no lugar dela, pensar em como ela chegou nessa conclusão ou tomou aquela atitude.

Quando você dá o feedback, a empatia ajuda a mostrar para o outro que você entendeu o comportamento ou atitude dele, mas que não concorda, ou que ele teve um desempenho muito bom e que percebe seu esforço.

Quando você recebe, o papel da empatia é absorver melhor o que o outro quer dizer com aquele retorno, de forma a tomar as providências mais adequadas seja para corrigir um problema, seja para tomar um elogio como referência para outras questões.

Não foque apenas em pontos negativos

“Um erro muito comum nas empresas é achar que todo feedback é para dar notícia ruim.” O CHRO da OLX, Sérgio Povoa explica que feedback é pra ser algo natural e simples.

O problema disso é que os colaboradores já esperam pelo pior toda vez que um líder diz que quer conversar. A cultura do feedback deve ser disseminada para críticas e elogios.

Mesmo os retornos negativos devem vir acompanhados de sugestões e uma oferta de apoio. Afinal, a intenção do feedback é ajudar o colega, líder ou liderado a corrigir seus erros e aprimorar seus acertos, não apontar o dedo e expor suas fraquezas.

Fale de forma clara e objetiva e apresente soluções

Mais importante do que dar um feedback é ter a certeza de que a mensagem foi compreendida corretamente. Por isso, seja claro e objetivo ao falar com o outro, use palavras mais próximas da linguagem que ele é capaz de entender e ao final da fala pergunte a ele o que ele entendeu de tudo o que foi falado.

Evite dar muitas voltas no assunto, isso aumenta a expectativa e a tensão em ambas as partes e pode prejudicar a clareza das informações. Sempre que for falar sobre pontos negativos, proponha soluções ou cite alternativas que poderiam ter sido utilizadas explicando por que elas teriam gerado resultados melhores.

Uma das formas de tornar o feedback mais usual e trazê-lo para o dia a dia da gestão de pessoas pode ser utilizando um recurso chamado feedback one-on-one (expressão que pode ser traduzida como “cara a cara”). Como o nome indica, ela envolve o encontro entre apenas duas pessoas, proporcionando uma conversa mais individualizada e específica.

O que é reunião one-on-one?

Mais do que nunca, um dos pilares da gestão de pessoas é o desenvolvimento dos colaboradores com os quais você lida dentro da empresa. 

É importante entendermos as vantagens que esse processo de feedback pode trazer para você, para a equipe e também para a empresa.

Geralmente, as reuniões one-on-one (ou 1:1 e 1-1) acontecem entre o gestor e o colaborador, quando eles discutem projetos e trocam feedbacks ou acontece um momento particular de coaching, observando as necessidades e os objetivos de ambos.

O feedback 1:1 precisa ser preparado previamente pelo colaborador, com pauta específica e com duração de aproximadamente 30 minutos e periodicidade semanal ou quinzenal a depender da necessidade de cada equipe e projeto.

O objetivo geralmente é o alinhamento de expectativas entre o líder e seu liderado, mas é também uma excelente oportunidade para que o colaborador seja ouvido, podendo expor suas ideias e opiniões sobre os projetos e processos de trabalho.

Quais são os benefícios da reunião one-on-one?

As reuniões 1:1 não devem ser negligenciadas nas organizações, pois trazem grandes vantagens e geram oportunidades de crescimento. Separei 8 benefícios que esse momento pode propiciar:

Aproximação entre líder x liderado

Para que gestão e equipe caminhem lado a lado com harmonia, é imprescindível que haja confiança e respeito mútuos entre ambas as partes. As reuniões one-on-one são perfeitas para desenvolver esses pontos!

Afinal, estar cara a cara, um com o outro, coloca tanto o gestor quanto o colaborador em uma posição de certa vulnerabilidade e igualdade, levando a conversa a fluir melhor e com mais naturalidade. 

Melhor troca de feedbacks

A reunião one-on-one representa momentos excelentes para que você e o colaborador possam trocar feedbacks sobre processos, projetos em desenvolvimento e, até mesmo, sobre o trabalho um do outro, de maneira próxima e particular.

Coaching dos colaboradores

Essas reuniões ajudam a desenvolver um processo de coaching dos colaboradores dentro da gestão de pessoas. As reuniões 1:1 são um ótimo espaço para que você desenvolva e guie o colaborador e os seus projetos.

A interação que vocês terão nesses encontros também é uma oportunidade de você verificar de perto a evolução do desempenho de cada um e desenhar planos de carreira.

Solução mais rápida 

Devido ao foco das reuniões 1:1, elas possibilitam que você colha as informações necessárias para desenhar estratégias que resultarão em soluções mais rápidas e eficientes para problemas encontrados na empresa.

Como organizar esse tipo de reunião?

Toda e qualquer reunião, para que seja eficaz, precisa de um planejamento mínimo, pautas bem definidas e uma periodicidade bem estabelecida. Para obter sucesso com sua reunião one-on-one, quem vai aplicar precisa observar alguns aspectos.

Seja regular

Para que as reuniões 1:1 cumpram seu objetivo de desenvolver os colaboradores, é importante que elas aconteçam regularmente. Tente agendá-las a cada 15 dias ou 30 dias! Procure marcá-las sempre nos mesmos dias e horários para cada colaborador, permitindo que eles se preparem para a reunião. Evite desmarcar.

Organize as pautas

As pautas devem ser organizadas pelo colaborador de acordo com a periodicidade das reuniões — isso é importante para que o assunto não fuja do que deve ser tratado e para que haja uma real evolução.

A primeira pode tratar de planejamento de projetos, por exemplo; a próxima, focar no coaching e em como desenvolver as competências desse colaborador; a outra, na discussão de resultados e na troca de feedback; e assim por diante.

Seja presente

O momento da reunião 1:1 é somente seu e do colaborador. Sendo assim, marque em um momento que o encontro não será interrompido por ligações, e-mails ou outras demandas. Da mesma maneira, cancelar ou remarcar a reunião passa a impressão de que você não se importa.

Roteiro para o feedback 1:1

  • Seja pontual e receba o colaborador com entusiasmo, certificando-se de que tudo esteja pronto para a reunião;
  • Inicie o momento revisando o que foi acordado na reunião anterior, veja o que foi cumprido do plano de ação e avalie os resultados obtidos com o que foi proposto;
  • Após revisar os pontos, passe para o assunto da reunião atual, que deve ocupar a maior parte do tempo, entre 15 e 20 minutos;
  • Nos minutos finais, elabore o plano de ação para a semana seguinte, deixando claro que ações devem ser realizadas pelo colaborador e como será feito o acompanhamento;
  • Encerre a reunião one-on-one.

A reunião one-on-one deve ser percebida pela gestão como uma ferramenta indispensável para o desenvolvimento da equipe e consequentemente o crescimento organizacional, esse momento é a forma mais eficaz de fazer com que boas ideias se transformem em grandes soluções, mantendo a organização sempre competitiva.

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