Conforme prevê o artigo 74 da CLT, as empresas com mais de vinte colaboradores são obrigadas a utilizar um sistema de ponto. Os gestores podem escolher entre o sistema manual, mecânico ou eletrônico.

Entre as opções disponíveis, o ponto eletrônico é o mais indicado em razão da praticidade e segurança. Independente do porte do negócio, investir em um sistema de ponto é uma boa prática de gestão, trazendo flexibilidade e maior controle dos dados.

Neste artigo, conheça mais sobre o sistema de ponto e dicas práticas que vão auxiliar na escolha do software mais adequado para o seu negócio. Continue a leitura e descubra!

O que é um sistema de ponto?

O sistema de ponto é um mecanismo de captação e armazenamento de informações a respeito da jornada laboral dos colaboradores.

Os funcionários registram, diariamente, o seu horário de entrada, a pauta para almoço e saída.

No sistema manual isso é feito por meio de anotações de caneta, no sistema mecânico, se usa uma espécie de carimbo, já no ponto eletrônico, o registro é realizado por meio de um sistema digital e informatizado.

O ponto eletrônico surgiu a partir da necessidade de utilização de um sistema mais funcional e dinâmico para o controle da jornada de trabalho.

Além de trazer praticidade, ele reduz o risco de divergências e até fraudes, trazendo segurança e organização para a empresa e para os colaboradores.

Com o avanço da tecnologia, foram desenvolvidos os sistemas de ponto eletrônicos alternativos, que capturam as informações por meio de aplicativos, tablets e computadores. Esse sistema eliminou a necessidade de um relógio de ponto físico — que antes era instalado nas empresas.

Leia mais:

• Pagamento de comissão: um guia para analistas e gestores de departamento pessoal
• Acidente de trabalho: conheça os direitos e procedimentos essenciais para empresas
• O que é salário-família e quais os direitos do trabalhador?
• Férias coletivas: o que são e quais as regras?
• Aviso prévio indenizado ou trabalhado: entenda a diferença

Por que utilizar um sistema de ponto eletrônico?

O objetivo principal do ponto eletrônico é garantir a captação de informações sobre os horários de entrada e saída dos colaboradores. Conforme destacamos, a Consolidação das Leis Trabalhistas é taxativa com relação à obrigação das empresas de realizar esse controle. Veja o que diz o artigo 74:

Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.         

§ 1º (Revogado).       

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. 

§ 3º Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo.  

Neste contexto, a primeira razão para que as empresas utilizem o sistema de ponto é a obrigatoriedade de lei.

Embora existam modelos manuais, os sistemas de ponto que usam a tecnologia facilitam a rotina de trabalho dos setores de Recursos Humanos ou do Departamento Pessoal.

Neste contexto, além de identificar os horários, eles facilitam a elaboração de relatórios que, por sua vez, trazem insights relevantes no contexto da tomada de decisões.

Somado a isso, o tratamento automatizado do ponto contribui para reduzir o risco de fraudes e da ocorrência de possíveis erros humanos, minimizando os custos para a empresa. Portanto, entre as vantagens observadas, podemos destacar:

• maior controle da marcação de ponto;
• facilidade para quem trabalha em regime híbrido e home-office;
• possibilidade de analisar indicadores de RH e métricas gerenciais;
• facilidade na gestão dos documentos;
• facilidade na gestão da folha de pagamento;
• redução de erros;
• redução de gastos atrelados a tarefas repetitivas.

Como escolher um sistema de ponto adequado?

Antes de adquirir um sistema de ponto é recomendado que a empresa analise alguns aspectos básicos atrelados às suas necessidades, aos custos e às opções disponíveis no mercado.

Em razão da existência de diversos sistemas, é importante que o sistema seja simples, seguro e dinâmico. Para ajudá-lo na escolha selecionamos alguns pontos de atenção que devem ser considerados. Confira!

Avalie as suas necessidades

Antes de pesquisar alternativas de sistemas de ponto eletrônico é necessário compreender quais são as demandas do seu negócio.

Entenda como é a rotina da empresa, quais as determinações aplicadas a sua empresa e quais são as deficiências do sistema de ponto utilizado atualmente.

Busque informações junto ao setor de Recursos Humanos

O setor de RH ou o DP podem ajudar a avaliar as necessidades da empresa. Os colaboradores que atuam no departamento pessoal conhecem a rotina de gestão do ponto, sabem quais são as principais dificuldades enfrentadas, com o conhecimento necessário para identificar ferramentas de trabalho que ajudariam na sua rotina.

O gestor da empresa deve avaliar as dificuldades e sugestões apontadas pelo time, analisando se as atividades de registro de ponto estão impactando na eficiência e produtividade.

A partir do feedback da equipe de recursos humanos e departamento pessoal, será mais fácil identificar as funcionalidades necessárias para o sistema que será adquirido.

Considere o custo-benefício

Avalie os custos e o benefício da troca de sistema. Embora a aquisição de um sistema de ponto demande um investimento inicial, é válido destacar que este valor retorna para a empresa por meio da otimização, da segurança dos dados e da eficiência operacional.

Conheça as funcionalidades e benefícios

Antes de fechar a compra do produto, avalie com atenção cada detalhe das funcionalidades oferecidas. Há muitas opções de sistemas disponíveis no mercado, porém, nem todas estarão alinhadas com as necessidades da sua empresa.

Analise aspectos práticos de implantação e suporte

Outro cuidado importante diz respeito à implementação. Lembre-se que o processo que envolve o início da utilização do novo sistema precisa ser feito com atenção.

O suporte do fornecedor é essencial já que trará mais segurança tanto para os colaboradores quanto para o time de recursos humanos.

Neste contexto, vale recomendar a escolha de fornecedores com experiência no mercado. A Fortes Tecnologia está há mais de 30 anos no mercado. Especialista no desenvolvimento de softwares para gestão de pessoas e gestão empresarial, ela se destaca por oferecer um atendimento diferenciado.

O propósito da Fortes é garantir que os seus clientes alcancem eficiência em suas operações por meio do uso de ferramentas tecnológicas, entregando produtos personalizados e treinamento aos usuários.

Com as nossas soluções, a sua empresa diminui o tempo gasto com as mais variáveis rotinas do setor de contabilidade, automatizando tarefas repetitivas, e, garantindo mais produtividade e integração.

Como você viu, a tecnologia é uma grande aliada no controle de ponto. Para empresas com mais de vinte funcionários, esse controle obrigatório e o uso de um sistema de ponto pode fazer toda a diferença.

Porém, o sucesso da sua implementação depende de um bom planejamento, análise das necessidades, e escolha de fornecedores especializados. Começar a usar um sistema de ponto vai fazer toda a diferença na rotina de gestão do setor de recursos humanos, contribuindo ainda para o sucesso do seu processo de tomada de decisões.

Gostou deste artigo? Aproveite para conhecer o Sistema de Ponto Fortes – Fortes Ponto + Colabore.