Admissão e demissão remota: como funciona para o colaborador que trabalha home office?
Por Tatiane Castro
9minutos de leitura
Publicado em: 30 de julho de 2024
9minutos de leitura
Desde a pandemia, o mundo mudou e a forma como trabalhamos também. A admissão e demissão remota de colaboradores em regime home office tem se tornado cada vez mais comum, especialmente com o avanço da tecnologia e a necessidade de flexibilização do trabalho.
Esse processo apresenta algumas particularidades que diferem do modelo tradicional presencial, exigindo portanto adaptações tanto por parte da empresa quanto do novo colaborador.
Neste artigo, vou apresentar os processos de admissão e desligamento no modelo de trabalho home office, assim como um checklist completo para cumpri-los corretamente e manter a conformidade da sua empresa.
Confira!
Como funciona a admissão remota?
O processo de admissão e demissão remota, comparado ao modelo tradicional, possui pequenas diferenças, principalmente na utilização de tecnologia.
Em ambas as modalidades, a legislação trabalhista deve ser aplicada, como a elaboração do contrato de trabalho e o registro na CTPS.
A seguir, veja como funciona a admissão no modelo home office:
1. Processo seletivo
O primeiro passo na admissão de um colaborador home office é a realização de um processo seletivo eficiente.
As entrevistas podem ser conduzidas por videoconferência, permitindo uma avaliação completa das habilidades técnicas e comportamentais do candidato.
Os testes online também podem ser aplicados para verificar competências específicas necessárias para a função.
Algumas dicas para um processo seletivo online são:
Utilizar uma internet estável: já que a entrevista é online, não existe outra forma de substituir uma conversa presencial sem internet. Portanto, garanta que a conexão esteja boa o suficiente.
Quebre o gelo: em uma entrevista presencial, o candidato chega com antecedência e já vai se adaptando ao local, ficando mais à vontade até o momento da entrevista. Porém, na entrevista online isso não é possível antes da conversa iniciar.
Mantenha o contato visual: devido ao ângulo da câmera, não é possível ter uma visão geral do candidato. Por isso, manter o contato visual é fundamental para analisar melhor o candidato.
Testes personalizados: para esse tipo de seleção, evite os testes triviais e proponha algo que o candidato seja desafiado sem a ajuda da internet e IAs. Afinal, provas escritas por exemplo, podem facilmente ser coladas ou respondidas com pesquisas em sites.
2. Contrato de trabalho
Uma vez selecionado, é fundamental formalizar a contratação com um contrato de trabalho que inclua cláusulas específicas sobre o regime home office.
Essas cláusulas devem abordar questões como fornecimento de equipamentos, reembolso de despesas relacionadas ao trabalho remoto, políticas de segurança da informação e expectativas de desempenho.
É importante que os pontos específicos do contrato relacionados ao home office, sejam mencionados antecipadamente na entrevista. Assim, evita que o novo colaborador se surpreenda com algo ou até mesmo desista da vaga na etapa final do processo.
3. Jornada de trabalho
Mesmo no modelo home office, os limites da jornada de trabalho devem ser cumpridos corretamente obedecendo aos intervalos, interjornada e intrajornada, e a correta apuração das horas extras ou banco de horas.
O controle de jornadas remotas é essencial para garantir a produtividade e o cumprimento das normas trabalhistas.
Utilizar ferramentas digitais, como softwares de gestão de tempo e aplicativos de ponto eletrônico, facilita o registro preciso das horas trabalhadas. Pois essas plataformas permitem que os colaboradores marquem início, pausas e término do expediente de forma prática e transparente.
Uma das queixas mais frequentes no home office, é o fato de muitas vezes o colaborador não vê a hora passar e acabar excedendo a sua jornada diária. Porém, a legislação trabalhista não permite uma jornada diária maior que 10 horas.
Em resumo, a admissão de colaboradores em home office exige um planejamento cuidadoso e o uso de tecnologias adequadas para garantir uma integração eficiente e um desempenho satisfatório.
Com as estratégias corretas, é possível aproveitar ao máximo os benefícios do trabalho remoto, tanto para a empresa quanto para o colaborador.
Como funciona a demissão remota?
O processo rescisório de um colaborador em regime home office requer atenção especial para garantir que todos os procedimentos legais e éticos sejam seguidos, minimizando dessa forma, os impactos negativos tanto para a empresa quanto para o colaborador desligado.
Confira como funciona a demissão remota.
1.Comunicação da demissão
A demissão remota deve ser comunicada de forma clara e respeitosa, preferencialmente por videoconferência. Isso permite uma interação mais humana e a oportunidade de esclarecer dúvidas imediatamente.
Evite desligar um colaborador por mensagem ou e-mail, trate o funcionário home office como se ele estivesse presencial.
Pois se a entrevista foi através de videoconferência, não há motivos para o desligamento ser diferente.
2. Documentação
Após a comunicação, é essencial formalizar a rescisão por meio de documentos legais, como a carta de demissão e o termo de rescisão do contrato de trabalho.
Esses documentos devem ser enviados digitalmente e assinados eletronicamente.
Além disso, é preciso enviar o documento para assinatura e destacar diretamente para o funcionário alguns pontos importantes afim de garantir que o mesmo esteja realmente ciente.
3. Devolução de equipamentos
A devolução de equipamentos fornecidos pela empresa, como laptops e celulares, deve ser organizada previamente.
A empresa pode optar por enviar um serviço de coleta ou fornecer instruções claras para que o colaborador devolva os itens de forma segura.
Vale ressaltar que o custo para devolver os equipamento deve ser bancado pela empresa, portanto, não peça para o colaborador fazer a devolução e pagar o frete do próprio bolso.
4. Suporte emocional e orientação
Nem sempre o colaborador é desligado por ser não ser um bom funcionário, por isso, é importante que a empresa o apoie nesse momento tão difícil.
Oferecer suporte emocional e orientação para recolocação pode ser um diferencial positivo no processo rescisório.
Pois os programas de outplacement, que auxiliam o colaborador a encontrar novas oportunidades no mercado de trabalho , demonstram a responsabilidade social da empresa.
5. Pagamento de verbas rescisórias
Realizar o pagamento de todas as verbas rescisórias dentro do prazo legal, incluindo saldo de salário, férias proporcionais, 13º salário proporcional e eventuais multas rescisórias, é fundamental para evitar problemas legais e demonstrar o compromisso da empresa com a ética e a justiça.
Quanto a isso, não existe diferença entre funcionário presencial e home office. Pois a lei é igual para ambos os casos.
Checklists para admissão e demissão remotade um colaborador
Para facilitar a sua rotina, veja abaixo dois checklists que auxiliam na admissão e demissão remota dos colaboradores em jornada home office.
AdmissãoRemota
O processo de admissão envolve diversos passos importantes, pois é nesse momento que o novo colaborador precisa enviar vários documentos.
1. Documentação pessoal
Como toda contratação, é necessário que o novo colaborador envie todas as documentações para efetivar sua contratação, os documentos solicitados são:
Cópia da carteira de identidade (RG).
Cópia do CPF.
Comprovante de residência.
Certidão de nascimento ou casamento.
Título de eleitor.
Certificado de reservista (para homens).
Foto 3×4.
Quanto à Carteira de Trabalho, não é mais preciso o envio do documento. Pois a CTPS agora é digital e a empresa pode registrar o funcionário através do número de PIS/PASEP ou CPF.
2. Documentação profissional
Ter os certificados e diplomas permite que o gestor possa fazer um PDI e Plano de Carreira mais eficiente do colaborador. Pois não vai exigir do funcionário um conhecimento que ele ainda não tem total habilidade.
Veja alguns documentos que podem ser solicitados:
Currículo atualizado.
Diplomas e certificados de cursos.
Certificados de treinamentos específicos.
3. Documentação para contratação
Tenha sempre em mente que o funcionário home office não está vivenciando a cultura da empresa o tempo todo, ficando assim, dependente das interações e acompanhamentos online.
Dessa forma, ele precisa ser bem instruído sobre todas as políticas da empresa e os cuidados necessários para garantir a segurança na sua jornada de trabalho.
A seguir, alguns documentos que o novo colaborador precisa receber antes de começar a trabalhar:
Ficha de registro de empregado.
Contrato de trabalho (especificando regime home office).
Termo de confidencialidade.
Termo de responsabilidade pelo uso de equipamentos.
Política de segurança da informação.
Política de uso de internet e equipamentos.
4. Equipamentos e ferramentas
Quando o funcionário trabalha no escritório da empresa, os equipamentos de trabalho já estão o esperando. Porém, quando o trabalhador está à distância por meio da contratação home office é necessário que esses equipamento cheguem até ele.
Veja alguns aparelhos essenciais para o trabalho dele, assim como outras ferramentas tão importante quanto:
Computador/Notebook.
Monitor.
Teclado e Mouse.
Headset.
Conexão de Internet (verificar velocidade mínima).
Softwares necessários (VPN, ferramentas de comunicação, etc.).
5. Acesso e configurações
No primeiro dia de trabalho, o novo funcionário deve receber as primeiras contas que o conectarão com o restante da empresa, inclusive configurações essenciais para que sua jornada de trabalho ocorra como o esperado.
Listei abaixo algumas configurações que precisam ser feitas antes ou assim que o colaborador chegar:
Criação de e-mail corporativo.
Acesso a sistemas internos (ERP, CRM, etc.).
Configuração de VPN.
Instalação de softwares de segurança (antivírus, firewall, etc.).
Configuração de ferramentas de comunicação (Teams, Zoom, Slack, etc.).
6. Treinamentos e integração
O tão conhecido onboarding é essencial para todo novo funcionário, principalmente quando ele é contratado no modelo home office. Por isso, planeje uma boa integração do novato com o restante do time, assim como ofereça todos os treinamento possíveis a ele.
Confira o que pode ser feito:
Treinamento sobre políticas da empresa.
Treinamento sobre ferramentas e sistemas utilizados.
Integração com a equipe.
Apresentação do gestor direto e colegas de trabalho.
Orientações sobre horários e rotina de trabalho.
7. Saúde e segurança
Quando o colaborador está trabalhando de casa, fica mais difícil para a empresa garantir sua saúde. Afinal, ela não está acompanhando o trabalhador de perto.
Desse modo, é ideal orientar e ajudar o funcionário a cuidar da sua saúde, com:
Avaliação ergonômica do local de trabalho.
Orientações sobre pausas e exercícios para evitar lesões.
Informações sobre suporte técnico e manutenção de equipamentos.
Inclusive, muitas empresa enviam para o novo colaborador, alguns equipamento importantes para manter sua saúde como:
Cadeiras novas e confortáveis.
Suporte para notebooks.
Mousepad com apoio para o pulso.
Apoio para os pés.
Massageadores de mãos, etc.
8. Comunicação e suporte
No presencial, quando o colaborador precisa de ajuda logo vai até o setor responsável e resolve o seu problema. Porém no home office fica impossível esse contato imediato.
Por isso, garanta que o novo trabalhador tenha acesso direto e rápido às principais áreas da empresa sempre que precisar.
Alguns desses contatos são:
Recursos Humanos e Departamento Pessoal.
Suporte Técnico de TI e Segurança da Informação.
Gestor imediato, além de demais gestores no caso de ausência do primeiro.
Liderança de Marketing.
9. Outros
Os benefícios não só são importantes para atrair novos talentos, como alguns são obrigatórios por lei. Dessa forma, planeje para que eles sejam acessíveis e úteis para o colaborador home office.
Não adianta, por exemplo, a empresa oferecer benefícios que funcionam na cidade onde está sediada e não funciona em demais regiões do país.
Por isso, pense sempre em benefícios nacionais antes de aderir esse modelo de contratação à distância.
Alguns exemplos são:
Vale alimentação.
Plano de saúde.
Parcerias de descontos com Universidades.
Vale cultura, etc.
Além disso, você não pode esquecer da gestão de ponto. Quando o colaborador vai para o escritório, o ponto é registrado através de relógio, crachás, tótens, etc.
Mas no home office é necessário que a empresa providencie uma forma de o colaborador registrar sua jornada de trabalho. Algumas empresas utilizam planilhas, mas existem no mercado aplicativos como o Fortes Colabore que faz a gestão completa do ponto do colaborador.
Demissão Remota
Já quando se trata de desligamentos, a empresa deve estar atenta aos cálculos e documentos rescisórios, além da devolução de equipamentos e assinatura de documentos.
A seguir, os passos que você não pode ignorar em uma demissão remota!
1. Comunicação inicial
Se no presencial o colaborador é levado a um local reservado para ser comunicado o seu desligamento. No home office é necessário que a conversa ocorra da forma mais próxima possível.
Portanto, sempre demita por meio de uma chamada de vídeo, evitando assim, canais como WhatsApp e e-mails.
Após esse primeiro momento, algumas dicas são:
Notificação formal do desligamento (carta de demissão ou aviso prévio).
Agendamento de reunião de desligamento com o RH e gestor direto.
Comunicação à equipe sobre o desligamento (se aplicável).
2. Documentação
Assim como na contratação, é necessário providenciar a documentação de desligamento.
Vale lembrar que no caso de um colaborador que está no home office, as assinaturas precisam ser eletrônicas. Então, garanta que sua empresa tenha uma ferramenta para tal.
Veja os documentos necessários:
Termo de rescisão do contrato de trabalho
Guia de recolhimento rescisório do FGTS (GRRF)
Comunicação de dispensa (CD) para o seguro-desemprego
Homologação da rescisão (se aplicável)
Declaração de quitação de débitos trabalhistas
3. Devolução de equipamentos e materiais
Como vimos no começo, é preciso devolver os equipamentos da empresa que foram enviados ao colaborador.
Dessa forma, organize a forma como o funcionário vai fazer a devolução e garanta que ele jamais pague do bolso com as despesas de frete, por exemplo.
Esses são alguns equipamentos que as empresas costuma recolher:
Computador.
Teclado e Mouse.
Headset.
Celular corporativo (se aplicável).
Suportes.
Cadeira, etc.
4. Acesso e segurança
É preciso sempre comunicar à Segurança da Informação sobre um novo desligamento. Afinal, o colaborador que está saindo não pode mais ter acesso a qualquer conta da empresa.
Solicite o bloqueio de:
Sistemas internos (ERP, CRM, etc.).
E-mail corporativo.
Acesso à VPN.
Contas em ferramentas de comunicação (Teams, Zoom, Slack, etc.).
5. Benefícios e pagamentos
Nesse caso as regras não diferem dos funcionários que trabalham presencial, pois se tratam de leis trabalhistas e não regimentos internos.
Por isso, o único cuidado que deve ter é de garantir que o funcionário que está distante receba as documentações corretamente e assine tudo que for necessário.
Confira o que deve ser feito:
Cálculo e pagamento das verbas rescisórias.
Cancelamento de benefícios (vale alimentação, plano de saúde, etc.).
Orientações sobre saque do FGTS e seguro-desemprego.
Pagamento de férias proporcionais e 13º salário proporcional.
6. Entrevista de desligamento
A entrevista de desligamento é fundamental para ter feedbacks do funcionário sobre a empresa. No caso de home office, faça uma videoconferência e deixe o colaborador à vontade para falar o que pensa.
Esse não é o momento para questioná-lo, mas sim apenas ouvi-lo.
Após isso:
Registre os pontos de melhoria sugeridos pelo colaborador.
Destaque as qualidades que o colaborador vê na sua empresa.
Converse com os gestores e repasse os feedbacks.
Evite invalidar as opiniões do funcionário e analise cada ponto que ele abordou.
Sistema de RH e DP automatizado
Em resumo, a admissão e demissão remota exigem cuidados específicos para garantir conformidade legal, eficiência e transparência, garantindo uma transição justa e tranquila para ambas as partes.
Utilizar tecnologias adequadas, oferecer suporte contínuo e manter uma comunicação clara são fatores essenciais para o sucesso desses processos.
Para isso, conheça o Fortes Pessoal e o Fortes RH, uma das soluções completas de gestão de pessoas da Fortes Tecnologia, e descubra como ele pode te ajudar e facilitar a sua rotina.
Por: Tatiane CastroFormada em Recursos Humanos, especialista em Direito do Trabalho, Direito Previdenciário e Gestão de Departamento Pessoal, sócia da CTD Consultoria e Treinamentos, professora universitária, mentora e consultora. Há 10 anos, vivenciando a rotina do DP com amor e leveza.
