O regime de caixa e regime de competência são ferramentas que servem para fins de contabilização das operações empresariais. Entre os dois existem diferenças nos reconhecimentos das receitas e das despesas, mesmo quando se baseiam nas mesmas operações. Sendo assim, o ideal é saber como funciona cada um deles e em que tipo de situação as opções são mais indicadas.

Neste artigo, você vai conhecer mais sobre o regime de caixa e o regime de competência, conhecer suas diferenças, além de verificar como eles funcionam, as suas vantagens e desvantagens e o direcionamento para a escolha daquele que é mais apropriado para a sua empresa. Ficou interessado? Então acompanhe.

Entenda o evento contábil

Fundamental para o entendimento tanto de regime de caixa quanto de competência é a definição a respeito do que é o evento contábil.

Em termos contábeis, sempre que existe uma movimentação capaz de afetar o patrimônio de uma empresa, ela dá origem a eventos, ou então, a lançamentos contábeis. Isso acontece em situações como compras, vendas, pagamentos, entre outras.

Os diferentes eventos contábeis que fazem parte da rotina precisam ser registrados pelas empresas, e é nesse sentido que surgem os regimes de caixa de competência. Simplificando, eles são maneiras diferentes de fazer o registros desses lançamentos.

Entendeu o que é um evento contábil? Então, agora podemos falar sobre os regimes de caixa e de competência de maneira mais específica.

Regime de caixa

O regime de caixa é um regime de tributação que considera os fatos como ocorridos apenas no momento em que há a entrada ou a saída de recursos financeiros. Isso significa que uma receita só é realizada de fato quando o recurso em questão estiver disponível para uso da empresa. Sendo assim, se ocorrer uma venda a prazo, a receita não será gerada, pois o recurso financeiro só estará disponível em data futura.

O mesmo raciocínio pode ser utilizado para as despesas: quando se trata de faturas de consumo de energia elétrica, telefone ou água, por exemplo, as despesas ainda não serão consideradas como ocorridas, pois o dinheiro estará disponível para ser usado pela empresa até a data do vencimento desses títulos.

Regime de competência

Já o regime de competência não está relacionado com a entrada ou a saída de recursos na empresa, mas, sim, com o fato gerador, que é o evento que oficializa a ocorrência de uma receita ou de uma despesa.

No caso da venda a prazo, mesmo não entrando um centavo sequer para a empresa, a receita será considerada como incorrida (isto é, são registradas no período em que ocorreram, independentemente da data do pagamento agendado) e a empresa deverá, inclusive, recolher os tributos relativos a ela mesmo sem ter recebido nada pela venda.

A mesma situação ocorre com as despesas: no momento em que uma empresa recebe um comprovante de consumo, ele já deve ser registrado nos sistemas financeiros — mesmo que se trate de uma conta que compete ao mês seguinte, por exemplo (daí o nome “competência”).

A diferenciação dos regimes

A maneira mais simples de diferenciar o regime de caixa do regime de competência é verificar a forma de registro das operações nos sistemas empresariais. Basicamente, o regime de caixa se preocupa apenas com a entrada e com a saída de dinheiro. Sendo assim, qualquer operação de compra ou venda que não gere o fluxo de caixa não deve ser registrada no regime de caixa.

Já no caso do regime de competência, a necessidade do fato gerador é mais importante do que o fluxo de dinheiro dentro das entidades. Os registros devem estar de acordo e vão gerar as obrigações tributárias de uma instituição.

No futuro, quando a empresa receber os valores de uma venda a prazo, eles não terão qualquer influência sobre os valores de impostos a serem pagos, sendo apenas embolsados pelas instituições e registrados no caixa ou nas contas correntes bancárias.

As vantagens e as desvantagens de cada regime

O regime de caixa

Se analisarmos os dois regimes paralelamente, veremos que o regime de caixa é mais simplificado. Nele, a única preocupação é no momento da entrada ou da saída dos recursos para o reconhecimento das receitas e das despesas da empresa, sem qualquer preocupação com parcelamentos.

Nesse caso, o regime de caixa é ideal para empreendimentos que envolvem operações mais simples ou que não possuam estrutura para a realização de processos mais sofisticados.

Nessa mesma lógica, uma desvantagem a ser destacada é que, para estruturas maiores, a diferenciação de operações à vista e a prazo pode deixar os controles indissociáveis. Em outras palavras, a separação pode ser confusa e a identificação de quais valores correspondem às operações, dependendo do tamanho e da quantidade de operações realizadas em um mês, pode ser muito difícil, por exemplo.

O regime de competência

Já o regime de competência tem como principal vantagem o fato de já provisionar, ou seja, de deixar registrado e separado o montante relativo às despesas e receitas nos momentos em que elas ocorrem, independentemente de serem com ou sem dinheiro.

Isso deixa os controles de uma empresa mais confiáveis e evita o pagamento de multas por recolhimentos de tributos por valores equivocados. Sendo assim, é a organização o principal diferencial do regime de competência.

Como desvantagem, podemos dizer que esse sistema apresenta a necessidade de sincronia entre o recebimento e o registro correto das operações rotineiras de uma empresa — nada muito difícil de ser colocado em prática, seja em empresas pequenas ou empresas maiores.

Exemplo prático

Agora que você já sabe de que maneira cada um dos regimes funciona, conheça também a forma como isso ocorre na prática.

Sendo assim, imagine a seguinte situação: você ganha R$ 5 mil por mês e gasta R$ 2 mil com o seu cartão de crédito no período, gasto esse proveniente de uma série de compras realizadas ao longo do mês. O seu cartão vence no dia 10 do mês seguinte, sendo este o dia do pagamento da fatura ou então a data do regime de caixa.

Existe também a data em que cada compra aconteceu durante o mês. Essa, a data em que aconteceu o fato gerador de cada despesa, pode ser entendida também como a competência das despesas.

No caso, a você tem R$ 5 mil de recebimentos e R$ 2 mil de pagamentos o que, analisando por meio de uma DRE, faz com que você apresente lucro de R$ 3 mil. Agora, imagine se você recebe o seu salário no dia 15 de cada mês.

Uma vez que o seu cartão de crédito vence no dia 10, no caso em questão você fica 5 dias em dívida com o pagamento do cartão, o que, analisado por meio de um DFC, representa uma deficiência de caixa.

Ficou mais claro agora? É essa a lógica que você deve aplicar na análise das movimentações da sua empresa. Perceba que ela muda quando considerado o regime de caixa e o de competência.

A escolha mais apropriada para o seu negócio

Se você já estava considerando a utilização do regime de caixa no início das operações do seu negócio, por ser mais simples, por facilitar a organização das operações, repense. O regime de caixa pode ser utilizado apenas por entidades sem fins lucrativos, organizações do 3º setor e por associações ou fundações.

Se a sua empresa tem o objetivo de lucro, não importa o tamanho dela, ela deverá obrigatoriamente registrar todas as operações com base no regime de competência.

A única exceção é dada para o microempreendedor individual (MEI), que tem uma série de benefícios do Governo Federal, e um deles é a isenção da obrigatoriedade da escrituração contábil, independente do regime.

Informações obtidas com o regime de caixa

De qualquer forma, mesmo que o regime de competência seja obrigatório para empresas com o objetivo de lucro, é importante que você saiba quais informações podem ser obtidas com o regime de caixa.

Ele permite avaliar o fluxo de caixa de uma empresa e fazer projeções com base nas políticas de prazos praticadas pela entidade — isto é, auxilia a gestão a saber exatamente com que dinheiro ela pode contar para fazer pagamentos ou compras.

Em resumo, tanto o regime de caixa quanto o de competência representam possibilidades para o aprimoramento da gestão empresarial. A questão aqui não é exatamente escolher uma entre elas, mas sim, saber como, de que maneira, ambas podem ser úteis para o registro de movimentações. Sendo assim, não deixe de se aprofundar no assunto.

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