Um impecável controle de vencimento de contas, seja a pagar, seja a receber, é uma providência fundamental para qualquer negócio. Embora pareça óbvio, muitos gestores têm dificuldades em cumprir essa tarefa. Afinal, não sobra muito tempo, e essa atividade requer inúmeras providências.

Uma boa supervisão dos valores que entram e saem, porém, será imprescindível na elaboração de um plano financeiro estratégico. Se você sequer sabe o que tem para quitar, como criará uma meta de 10% de aumento da receita, por exemplo?

Quando se faz essa lição de casa, ela ajuda a tomar decisões com mais tranquilidade: investir ou cortar gastos. Isso sem falar no fato de que um desregramento nesse quesito é capaz de contribuir para erros na contabilidade. Quer saber como resolver esse problema? Então veja neste post dicas incríveis sobre como fazer o controle dos vencimentos das contas. Acompanhe!

Veja como gerenciar o dinheiro previsto para entrar

Se perder no monitoramento das contas a respeito daqueles que devem à empresa pode ser o começo do fim. Afinal, quando as receitas previstas não são cumpridas, isso expõe a viabilidade do negócio a riscos enormes.

Ainda mais em um momento como o atual, no qual o e-commerce desponta, há muitas vendas a prazo, pagamentos em cartões de crédito, etc. Mais do que supervisionar o que acontece, é necessário criar medidas para reverter os resultados ruins, como a inadimplência, e potencializar os positivos, como fidelizar os clientes que são tradicionalmente bons pagadores. Observe a seguir algumas dicas.

Faça um catálogo para rotular os recebíveis

Você precisa classificar as quantias estimadas para entrar nos cofres por ordem cronológica, da mais próxima até a mais distante. Como? Adote planilhas, terceirize, contrate um novo funcionário ou parta para a automação, com a adesão a softwares especializados.

Porque não é simplesmente fazer uma vez. Esse trabalho é dinâmico e vai oscilar conforme o segmento. Na segunda-feira, a realidade é uma. Na terça, já é completamente diferente. Se o empreendimento atuar no varejo, com alto volume em número de vendas, tudo isso pode mudar em questão de horas. É o caso de um supermercado, por exemplo.

Após categorizar em sequência de datas os seus recebíveis, rotule o meio pelo qual ele chegará à companhia: depósitos, boletos, cartões, dinheiro, cheque etc.

Ofereça descontos aos clientes que anteciparem o pagamento

Faz parte do controle do vencimento de contas não apenas observar os movimentos, mas induzi-los aos rumos que a empresa quer. Nesse sentido, faça uma lista com os clientes que sempre honram os compromissos financeiros.

Para eles, proponha um desconto razoável para as quitações feitas antes da data de vencimento. Dessa forma, você consegue uma ferramenta para estimular a permanência do fluxo de caixa no azul. Caso considere que essa tática vai custar caro, dê pequenos brindes para os consumidores que se adiantarem: canetas personalizadas, calendários, camisetas etc.

Identifique e cobre os devedores

Depois de escolher seu mecanismo de monitoramento, fique de olho nos devedores. Faça cobranças primeiro via e-mail e não se sinta intimidado. Negócio não é caridade, certo? Por isso, você precisa saber falar não para os maus pagadores, principalmente no caso dos reincidentes.

É preciso ter cuidado com as determinações do Código de Defesa do Consumidor, que impõe algumas regras para essa atividade. A empresa não deve constranger quem está em débito.

Depois de duas ou três mensagens eletrônicas sem resultados, promova uma cobrança presencial, na qual seu funcionário possa apresentar uma sugestão para negociar as dívidas. Se não der certo, estabeleça um prazo médio para dar início à requisição judicial e analise se vale mesmo a pena.

Por exemplo: se a dívida for de R$ 300, é provável que não pague nem as custas processuais. Aí é melhor deixar para lá mesmo. No entanto, você pode criar a sua própria lista negra de clientes, como faz o SCPC (Serviço Central de Proteção ao Crédito).

Descubra como acompanhar as contas a pagar

Assim como no caso de seus ganhos, você também precisa fazer o controle do vencimento de contas a pagar da empresa: água, energia elétrica, salários, matéria-prima, transporte, impostos etc.

Abasteça seu sistema com frequência, preferencialmente todos os dias. Faça um cálculo sobre o índice médio de inadimplência. Isso vai ajudar na preparação dos seus pagamentos, em caso de algum imprevisto.

Há programas de software que emitem alertas automáticos sobre as datas de vencimento mais próximas. Veja algumas dicas para conservar seus débitos em dia!

Recolha dados com frequência

Da mesma forma que acontece com os recebíveis, será essencial vigiar de perto a movimentação das contas a pagar. Independentemente do método escolhido, como já dissemos.

Muitas empresas acabam pagando juros simplesmente por causa de processos bagunçados e excessivamente burocráticos. Não se esqueça de computar os valores variáveis, como as horas extras, sempre estimando para cima para não ser surpreendido. A conta de luz, por exemplo, pode aumentar no verão ou no inverno se a sua empresa passar por uma ampliação sazonal de demanda.

Crie ainda uma margem para emergências, além daqueles pagamentos que costumam oscilar. Um equipamento pode quebrar e ter de ser substituído, por exemplo. Isso é fundamental para estruturar o setor financeiro.

Não exagere no estoque

O gerenciamento do estoque ajuda a fazer o controle de vencimento de contas. Isso porque, se ele for abastecido com estratégia, sobrará mais dinheiro em caixa. Afinal, a empresa não gastará com mercadorias que ficarão um tempo encalhadas.

É por essas e outras que muitos especialistas em empreendedorismo vêm defendendo a integração entre a gestão contábil e a administração financeira.

Entenda como automatizar o controle de vencimento de contas

Muitos líderes na indústria estão imersos em rotinas agitadas, sofrem com equipes reduzidas e passam por dificuldades na missão de acompanhar as suas operações diárias. Nesse cenário, tem sido bastante comum a escolha de softwares de ponta como a saída.

Se você usa a nossa solução e quer controlar as datas dos vencimentos das contas a pagar e das contas a receber, veja esse detalhe importante!

Marcando as configurações abaixo, o sistema entenderá se a data de vencimento que você está programando será no sábado ou domingo.

>> Alterar o vencimento do contas a receber quando programado para sábado, domingo ou feriado

>> Alterar o vencimento do contas a pagar quando programado para sábado, domingo ou feriado

Para o sistema entender que o vencimento que você está programando é um dia de feriado, tem que preencher cadastro >>> feriado.

Com o sistema configurado, ao gerar uma movimentação com data de vencimento para sábado, domingo ou feriado o sistema logo perguntará se você quer agendar o vencimento para o próximo dia útil.

Como você já deve ter percebido, manter em dia o controle de vencimento de contas é algo complexo, que exige pensamento tático, paciência e disciplina. Com o suporte da tecnologia, porém, sua vida pode ser amplamente facilitada.

Assim, você automatiza o monitoramento do fluxo de caixa, a supervisão da inadimplência e todo o desempenho financeiro da organização. Quer saber mais? Então entre em contato!