Gestão financeira

Como estruturar o setor financeiro? Veja o guia completo

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Escrito por Fortes Tecnologia
Publicado em: 20/02/2019 Tempo estimado de leitura: 16 minutos

Fazer a gestão de uma empresa é algo bastante desafiador. É preciso que o empreendedor desenvolva inúmeras habilidades e dê conta de cumprir inúmeras atividades de vários setores ao mesmo tempo. Nesse cenário, um dos departamentos mais importantes é o financeiro, que é o coração de qualquer negócio.

Isso significa que cuidar da saúde financeira de um determinado empreendimento é essencial para que a organização tenha prosperidade, principalmente se ela quer crescer de forma contínua e sustentável, conquistando mais faturamento e lucros.

Este texto é um guia para você conseguir montar um departamento financeiro em sua empresa. Vamos explicar o que é um departamento financeiro e a sua importância e, em seguida, mostraremos como montar uma equipe para essa área. Por fim, destacaremos quais são os cargos e ocupações e como você pode automatizar o setor. Acompanhe!

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O que é um departamento financeiro?

Um departamento financeiro é um setor específico de uma empresa, que pode ser considerado o coração da organização. Isso quer dizer que um negócio só consegue sobreviver se essa área estiver saudável, ou seja, se apresentar resultados que possibilitem que uma companhia conquiste os resultados esperados.

Dentro dessa área, existem diversas particularidades e atividades, como a tesouraria, o contas a pagar e receber, os níveis de maturidade da gestão orçamentária, a captação e os investimentos de recursos, entre outras. É essencial para qualquer organização, pois têm relação direta com os demais departamentos da empresa, como administrativo, recursos humanos, marketing e vendas.

Em outras palavras, é o setor responsável pela administração dos recursos da organização. Entre as suas tarefas, pode-se destacar que a principal é assegurar o capital necessário para que a empresa seja e mantenha-se competitiva no mercado, trabalhando para conquistar faturamento no curto, médio e longo prazos.

A estrutura desse setor, os números de funcionários e as tarefas dessa área dependerão diretamente do tamanho do negócio. Em micro e pequenas empresas, por exemplo, é bem comum que o próprio dono seja o responsável pelas atividades financeiras, embora essa seja uma decisão um tanto quanto arriscada.

Afinal, é indispensável acompanhar de perto e de forma contínua os números financeiros da organização e, quando um profissional acumula funções, aumentam as chances de ele deixar passar detalhes relacionados ao fluxo de caixa e ao capital de giro, por exemplo, o que pode comprometer a saúde financeira do negócio.

A seguir, mostramos mais detalhes relacionados a essa questão, pois mostraremos como funciona o setor financeiro de uma empresa.

Como funciona o setor financeiro de uma empresa?

Um departamento financeiro é comandado por um CFO (ou Chief Financial Officer), ou seja, um diretor que responde pelas atividades e pelos resultados que o setor apresenta. Basicamente, o CFO será responsável por três áreas e suas respectivas subáreas, conforme veremos a seguir:

  • Tesouraria: é a parte que tem a responsabilidade de administrar o caixa da empresa e onde ficam alocadas atividades como as contas a pagar e a receber, o fluxo de caixa e a análise de crédito;

  • Controladoria: a área executa o controle financeiro e tem sob a sua responsabilidade o planejamento, a contabilidade, o controle do orçamento e os custos da organização;

  • Fiscal: departamento responsável por, entre outras questões, observar e cumprir a legislação e controlar a emissão de notas fiscais.

Entre as atividades desempenhadas no setor financeiro, destacamos a seguir as principais. Confira!

  • Controle bancário: nesse caso, o colaborador da empresa tem a responsabilidade de realizar o controle das mais diversas movimentações bancárias, de forma que se verifiquem todo o capital disponível para a empresa. Com isso, é possível tomar decisões mais efetivas;

  • Planejamento financeiro: trata-se de um processo para criar determinadas estratégias e desenvolver ações para resolver um problema ou atingir um objetivo. Na área financeira, o planejamento é fundamental  para criar o fluxo de caixa, além de buscar alternativas de financiamentos e investimentos e analisar a estrutura de recursos da empresa;

  • Contas a receber: tem a missão de controlar os créditos a receber, que se originam das vendas realizadas a prazo;

  • Contas a pagar: executa o objetivo de controlar os recursos que a empresa deve a funcionários, fornecedores, por exemplo, e contempla questões como os impostos;

  • Tesouraria: faz o controle de toda a contabilidade e realiza o armazenamento do capital da organização;

  • Auditoria: avalia e revisas as viabilidades do negócio como um todo, com o objetivo de garantir a fidelidade dos registros e possibilitar a credibilidade que os relatórios financeiros e administrativos requerem;

  • Faturamento: setor que cuida de todas as vendas que a organização efetivou em um determinado período.

Qual a importância do departamento financeiro para as empresas?

Dentro do sistema financeiro empresarial, existem alguns preceitos básicos que devem ser seguidos. Por exemplo:

  • não deve-se gastar mais do que os próprios recursos;

  • não ter informações ou dados corretos pode fazer com que as decisões sejam feitas de forma precipitada ou errada;

  • é necessário fazer investimentos para crescer, mas os investimentos corretos.

De um lado, podemos afirmar de que essas premissas são indispensáveis para uma boa gestão das finanças empresariais. De outro, é válido destacar que essas questões acabam sendo descuidadas muitas vezes, o que traz diversos riscos para a viabilidade do negócio.

É por essas e outras que a gestão financeira é tão importante para uma empresa. Mais do que determinar as situações presentes do negócio, ela também é crucial no que diz respeito às questões futuras da organização.

Por isso, é indispensável que os profissionais da área estejam preparados para lidar com todos os movimentos financeiros do negócio. Dessa forma, com as informações certas em mãos, é possível tomar as melhores decisões que sejam cruciais para o crescimento do empreendimento.

O princípio de tudo, portanto, encontra sua base no registro dos dados financeiros e em suas devidas finalizações. Sem isso, não será possível contar com uma boa gestão.

São essas informações que permitirão, além das boas decisões, um efetivo acompanhamento dos indicadores de desempenho financeiro.

Outra questão que faz com que o setor financeiro seja essencial para a empresa é a estratégia organizacional. Afinal, todo negócio precisa de uma estratégia para se desenvolver e crescer. Para isso, é imprescindível contar com dados financeiros confiáveis.

Mais um ponto de extrema importância do setor financeiro para a empresa diz respeito às decisões que direcionam a organização para o sucesso. Entre as principais decisões financeiras, destacam-se:

  • para onde direcionar os lucros líquidos;

  • onde realizar os investimentos;

  • onde buscar financiamentos.

Dessa forma, considerando em que todo negócio existem fortes movimentações financeiras, é essencial que o gestor da área esteja integrado com todos os setores da companhia, de forma que seja nutrido com dados relevantes para o presente e o futuro do negócio.

Como criar um departamento financeiro?

A seguir, você verá como montar o departamento financeiro de uma empresa na prática, que demanda grandes esforços. Ao time, cabe o desafio de fazer a gestão e estabelecer o controle de 7 sub-áreas:

  • contas a pagar e receber;

  • tesouraria;

  • gestão de impostos;

  • contabilidade;

  • planejamento financeiro;

  • gestão de riscos;

  • relação com investidores.

A partir desse cenário, a área financeira estará devidamente estruturada para fornecer uma base que permitirá a empresa avançar em seus objetivos.

Além de um time de profissionais preparados para lidar com os mais diversos desafios, é essencial que o departamento financeiro conte com soluções e ferramentas tecnológicas capazes de otimizar recursos e dar conta de todas as atividades previstas de forma eficiente, atendendo exigências como as normas do Fisco.

A partir do momento que um gestor optar por um setor financeiro próprio, será necessário, principalmente, se esforçar para desenhar a área, incluindo atividades, processos e demais demandas como a gestão de pessoas e o planejamento.

De qualquer forma, é valioso criar e manter uma estrutura interna de operações, com uma equipe experiente, que seja capaz de entregar resultados com alta performance, de maneira que possa responder a quaisquer situações de forma rápida e assertiva.

Para que o processo de montar um setor financeiro fique ainda mais claro, tenha atenção a questões como mapear as principais demandas e cargos, fazer um processo seletivo, elaborar um treinamento e montar a equipe.

A essa altura, você já sabe quais são as principais particularidades e demandas da área financeira, não é verdade?

Agora, então, é o momento de mapear os cargos (que veremos detalhadamente no próximo tópico). Nesse caso, é muito importante que a empresa entenda quais são as competências essenciais para o setor.

É preciso ter em mente, por exemplo, que o ideal é ter um equilíbrio entre os diversos perfis e profissionais, mas nem todas as competências são requeridas ou desejadas de modo igual por cada organização — algumas contam com rotinas e valores que privilegiam a utilização de competências específicas.

Após realizar um mapeamento, um negócio decide quais são as principais competências, de forma que a área seja tocada da melhor forma possível. Entre as características, é importante destacar que existem aquelas em nível empresarial, outras ligadas à liderança e às atividades em si e ainda há outras mais ligadas à capacitação técnica e aos processos.

Fazer o mapeamento dessas competências é essencial para o setor financeiro — e, obviamente, todos os outros — da empresa, mas, muito mais importante do que recrutar pessoas com essas competência, é de fato utilizar e implementar os conceitos na hora de lidar com os colaboradores e os futuros funcionários.

Quais são os cargos e ocupações de um departamento financeiro?

Neste capítulo, vamos destacar os principais cargos de um departamento financeiro, suas atividades e como monta-se um plano de carreira para essas posições. Acompanhe!

Diretor Financeiro

O Diretor financeiro é um profissional que tem a missão de planejar, organizar, dirigir e controlar as atividades financeiras de uma organização, executando políticas para que a gestão dos recursos disponíveis seja a melhor possível. Ele também estrutura, racionaliza e adéqua os serviços de apoio da sua área.

Além disso, um diretor financeiro também implementa processos nas áreas financeira, contábil, fiscal, de controladoria e escrituração. Dessa forma, responde pelo planejamento, organização e desenvolvimento de ações de curto, médio e longo prazos.

Ainda é função desse profissional o resultado operacional —  como a mensuração dos indicadores-chave de desempenho da área ou KPIs financeiros —  e a elaboração de relatórios gerenciais, a fim de demonstrar a eficiência da aplicação do capital e do desempenho econômico da organização.

Entre os caminhos para serem trilhados para essa vaga, muitos são graduados — especialmente em cursos como administração e economia —, têm MBA e falam inglês.

Gerente financeiro

Esse profissional tem a missão de gerenciar informações de fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, além de desenvolvimento, o planejamento e a análise de apuração financeira, além de elaborar ações de melhorias a favor do desempenho financeiro e econômico de uma empresa.

Entre os caminhos para serem trilhados para essa vaga, muitos são graduados — cursos como administração e economia —, têm MBA e inglês intermediário.

Supervisor financeiro

O supervisor financeiro é um profissional que tem a responsabilidade de elaborar orçamentos e demonstrativos financeiros e econômicos, projetar receitas, coletar informações da empresa, comprar recursos estimados com os realizados, além de analisar objetivos e metas definidas.

Além disso, o supervisor financeiro também faz a administração de recursos financeiros e também acaba desenvolvendo um relacionamento com instituições financeiras.

Assim como acontece com o diretor e o gerente, esse profissional geralmente também tem graduação e MBA e, ao menos, inglês intermediário.

Analista financeiro

Esse profissional é responsável por realizar o planejamento de uma rotina financeira, acompanhando pagamentos e recebimentos efetuados, analisando o fluxo de caixa e elaborando  projeções de faturamento, com o objetivo de observar melhorias no desempenho econômico e financeiro da organização.

Em relação a esse profissional, a maioria tem graduação e inglês ao menos intermediário, mas muitos não contam com uma pós-graduação ou MBA.

Analista fiscal

O analista fiscal atua a fim de apurar e declarar os impostos diretos e indiretos, realizando as escriturações fiscais e participando das análises das atividades fiscais do negócio. No que diz respeito à sua formação, a maioria tem graduação — especialmente no curso de administração de empresas — e inglês ao menos intermediário, mas muitos não contam com uma pós-graduação ou MBA.

Auxiliar financeiro

O auxiliar financeiro atua para levantar e acompanhar todas as transações financeiras da empresa, organizando documentos de contas a pagar e a receber, controlando o fluxo de caixas, e afim de realizar uma monitoria no budget mensal. Muitos profissionais dessa área têm ou estão na graduação, contam com ao menos inglês intermediários, mas é mais difícil terem completado uma pós-graduação ou MBA.

Plano de carreira na área financeira

Para fazer um plano de carreira na área financeiro, um primeiro passo é entender esse conceito, que nada mais é do que um documento que você organiza, a fim de saber como está o presente de um funcionário, o que é desejado para o seu futuro e o que é preciso ser feito para que esse objetivo seja devidamente atendido.  Para colocar esse documento em prática, siga os seguintes passos:

1) Estado atual do funcionário

Como você enxerga a evolução do seu funcionário em um período de 1, 4 ou 5 anos? Nesse sentido, é preciso colocar no papel todos os detalhes e criar ações práticas para que esse colaborador avance na carreira e suba de nível.

2) Estado desejado do colaborador

O segundo passo é decidir como esse colaborador subirá de nível. Por exemplo, quanto tempo é necessário que ele precisa para passar do cargo de auxiliar financeiro para analista financeiros? Além da questão de tempo, quais os resultados esse colaborador precisa apresentar? Nesse caso, a empresa precisa de um bom planejamento para ter critérios justos, claros e eficientes.

3) Metas

Para que o plano de carreira de um funcionário dentro da empresa se estabeleça, é preciso que a empresa crie um mapa de ação, que contemplará quais os objetivos um colaborador deve atender para atingir um determinado objetivo. Se um analista quer virar gerente financeiro, por exemplo, ele pode fazer um MBA, aprender sobre liderança e falar inglês.

Na prática, o que fazer?

Você pode começar desenhando a estrutura empresarial do seu negócio agora mesmo, projetando o trabalho para os próximos meses. Nesse caso, caso surjam novos cargos, principalmente de liderança, você pode refletir se está desenvolvendo profissionais que se tornarão líderes amanhã ou se pretende prospectar talentos no mercado.

O planejamento de contratar ou promover internamente interfere de forma direta no plano de carreira dos colaboradores. Por isso, é importante que você escute as pessoas que já trabalham com vocês. Descubra quais são as expectativas desses profissionais e o futuro que eles esperam ter dentro da empresa. Inclusive, preste atenção naquelas pessoas que pretendem ficar só por um determinado período no seu negócio.

Uma ótima ideia é promover reuniões e momentos com o time, de forma que você reforce o espírito dinâmico da empresa e vislumbre as possibilidades de crescimento que cada profissional tem. Se você alinhar esse tipo de conversa desde o momento que o profissional entre na sua empresa, todos saberão claramente como deve ser a conduta para avançar nos cargos e nas carreiras.

Como automatizar o departamento financeiro?

A automação do departamento financeiro da empresa assegura inúmeros ganhos para a empresa. Entre os principais, destacamos:

  • aumento da produtividade:  as tarefas serão feitas em menos tempo;

  • resultados em tempo real: mais conhecimento do negócio e melhor direcionamento dos recursos;

  • facilidade e agilidade na comunicação entre as área: os sistemas integram processos e facilitam os trabalhos entre times distintos.

Mas como automatizar o departamento financeiro? Abaixo, destacamos um passo a passo. Vamos lá?

Mapeie processos financeiros que devem ser automatizados

Em um primeiro momento, o empreendedor deve identificar os processos que podem ser automatizados e em qual ordem isso deve acontecer. Cada item deve ser mapeado e escrito de forma clara, evitando várias interpretações. Entre as atividades que podem ser automatizadas, ressaltamos:

  • relatórios diversos: quando atualizados em sistemas e em tempo real, permitem que as equipes sejam atualizadas sobre determinadas situações de forma rápida;

  • faturamento automatizado: possibilita enviar boletos e notas fiscais, em datas previamente estabelecidas;

  • cobranças: possibilita que as empresas envie, automaticamente, cobranças para clientes que estejam em atraso, o que ajuda a controlar o índice de inadimplência;

  • reajuste de contratos: atualiza contratos de forma automatizada para evitar prejuízos de eventuais atrasos.

Vale dizer que essas são apenas algumas das possibilidades de automatização na área financeira. No entanto, mais importante do que isso é identificar na sua empresa quais são os processos que mais consomem esforços das equipes e automatizar aqueles que interferem diretamente na produtividade do time e nos resultados alcançados.

Adote a tecnologia

Uma outra ótima ideia para automatizar a área é por meio da adoção de um sistema de gestão financeira. Afinal, processos controlados por meio de papel ou planilha podem fazer com que a gestão financeira de um negócio seja lenta e burocrática.

Sendo assim, você pode adotar um software para contar com processos mais eficientes, práticos, seguros e ainda com custos reduzidos.

Integre outras áreas

Implementar um sistema automatizado é viável quando as diversas áreas da organização contam com os dados reunidos em uma única plataforma. Isso quer dizer, por exemplo, que as informações preenchidas pelo time comercial sejam atualizados de forma instantânea, para que o financeiro já fique sabendo de um novo recurso que entrou no caixa da empresa.

Essa integração permite que os riscos e os erros sejam minimizados, o que também indica uma efetiva melhoria da gestão como um todo, uma vez que é possível passar a analisar a organização a partir de uma perspectiva mais ampla.

Invista em treinamentos para as equipes

O sucesso de uma estratégia organizacional está diretamente ligado com a qualificação da equipe. Por isso, é essencial que o time esteja totalmente preparado para lidar com os mais diversos contextos. Assim, o treinamento da equipe é fundamental para que todos estejam alinhados em torno dos mesmos objetivos e metas.

Nesse sentido, você contará com uma equipe muito mais produtiva e qualificada, que poderá apresentar mais sugestões de melhorias para o crescimento da empresa.

O que você dessas ideias para estruturar um setor financeiro? Como vimos ao longo do texto, existem inúmeras possibilidades e, ao mesmo tempo, diversos desafios. Portanto, comece com as ferramentas que têm em mãos e, aos poucos, você vai aprimorando seus processos, de forma que a contar com uma área mais profissionalizada e alinhada com o objetivo de estabelecer a sua empresa em um contexto de crescimento contínuo.

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