Você, como gestor financeiro, já parou para pensar com calma sobre os desafios que as empresas têm enfrentado nos últimos anos? Em meio aos ciclos de diferentes crises do mercado, as organizações resistentes são aquelas que otimizam o ritmo e a eficácia de suas operações. Nesse sentido, vale destacar a importância do aumento da produtividade no setor financeiro.

Considere os resultados incríveis buscados pela organização. Eles só farão parte da realidade a partir do momento em que a melhora da produtividade seja estendida a todas as áreas do negócio. Desse modo, o caminho do crescimento econômico começa a aparecer no horizonte de forma mais clara.

O problema é que existem incertezas a respeito das medidas e dos mecanismos apropriados para tornar o departamento financeiro mais produtivo. Se você também tem essas dúvidas, precisa ficar por dentro das dicas que selecionamos logo a seguir. Confira!

Mapeie e organize os processos

Em primeiro lugar, sempre é bom dizer que o ganho de produtividade implica, invariavelmente, em concluir as tarefas necessárias em menos tempo. Contudo, preservar a qualidade durante a execução dos procedimentos esperados é requisito obrigatório.

Nessa linha de raciocínio, um fator insubstituível entra em cena: a organização dos processos. Antes disso, entretanto, é preciso revisá-los de maneira criteriosa, a fim de verificar o nível de efetividade de cada um deles.

Muitas vezes, esse mapeamento é extremamente útil para descobrir gargalos, responsáveis por consumir boa parcela da produtividade de qualquer setor empresarial. Na prática, o que parece ser tão bom ao ponto de permanecer como está mostra que, na verdade, necessita de uma boa dose de cultura de inovação.

Outro ponto determinante relacionado à organização dos processos refere-se à padronização de procedimentos. Isso se aplica tanto aos novos quanto aos demais, recém-incorporados à rotina do setor de finanças. Basicamente, você precisa certificar-se de que os colaboradores entendem o que precisam fazer e o modo como deve ser feito.

Crie um planejamento estratégico financeiro

Tempo é o elemento mais valioso de qualquer indivíduo ou instituição. Afinal, é graças a ele que realizamos uma infinidade de tarefas ao longo de dias, semanas, meses e anos. No seio corporativo, a ausência de planejamentos detalhados gera um desperdício frequente de horas de trabalho preciosas.

Não é à toa que o aumento da produtividade no setor financeiro está totalmente vinculado à elaboração de um planejamento estratégico dedicado à gestão financeira da empresa. O documento funciona como um guia, capaz de esclarecer aspectos que poderiam transformar-se em reuniões intermináveis.

Uma vez que as atividades do departamento de finanças estejam respaldadas em um planejamento estratégico inequívoco e preciso, a administração de custos e despesas torna-se fluida. Isso porque os procedimentos são embasados no acompanhamento contínuo das projeções de receitas e de gastos atreladas a cada período.

Note que os reinvestimentos regulares no negócio também estão inclusos no planejamento em destaque. Com uma área de finanças realmente produtiva, investir se torna descomplicado e passa a ter maior chance de acertos. A explicação para isso é relativamente simples: tomadas de decisão ágeis, rápidas e seguras.

Atente ao fluxo de caixa

Aqui, um erro comum consiste em acreditar que gerir a movimentação de entradas e saídas financeiras é algo que pode ficar em segundo plano. No fundo, tal comportamento compromete bastante a produtividade global do negócio, pois o gerenciamento de recursos perde a referência.

Para entender melhor, basta pensar que o monitoramento do fluxo de caixa é determinante para ficar a par da real saúde financeira da empresa. A programação e reposição adequada de mercadorias ou matérias-primas, por exemplo, depende disso.

Dito isso, certifique-se de que os documentos fiscais estejam em ordem e guardados em local seguro. Naturalmente, o cuidado também vale para os que sejam de origem eletrônica, algo cada vez mais comum. Felizmente, existem ferramentas que facilitam todo esse trabalho.

Invista em um software de gestão financeira

Por fim, em pleno século XXI, é essencial que sua empresa esteja conectada ao momento tecnológico vigente. Além de implantar uma cultura de inovação, estimulando os colaboradores a praticá-la diariamente, disponibilizar uma infraestrutura moderna também faz muita diferença na hora de colher resultados diferenciados.

Nesse ponto, vale a pena salientar a importância de selecionar um software de gestão financeira que ofereça todas as funcionalidades necessárias à sua empresa. Dessa maneira, é possível usufruir de uma série de benefícios, alguns dos quais nós comentamos logo a seguir.

Automatização de tarefas repetitivas

Tudo começa com a automatização de tarefas manuais repetitivas, suficientes para sugar uma energia de trabalho que pode ser alocada em atividades mais lucrativas para o negócio. Além do cansaço causado pelo excesso de procedimentos mecânicos, cabe notar que o desconforto físico é seguido de perto pelo aumento gradativo da desmotivação.

Com um software de gestão financeira ideal, o ambiente de trabalho fica mais agradável e, então, contribui para a melhora da saúde mental dos funcionários. Preocupar-se com a confluência desses elementos é igualmente decisivo para ampliar a produtividade do setor financeiro, já que são os funcionários que movem o negócio rumo à conquista de seus objetivos.

Diminuição de falha humana

Correlacionado ao aspecto mencionado anteriormente, a redução, ou, até mesmo, a eliminação de erros operacionais, é outro detalhe a se comemorar. Além de estar associado à perda de produtividade, falhas costumam ocasionar prejuízos financeiros diretamente. Uma ótima ferramenta de gestão faz com que tais preocupações fiquem no passado. 

Fluidez operacional

Sua equipe também não precisa mais travar verdadeiras batalhas com aquelas planilhas eletrônicas complexas. Em vez disso, ela passa a ter em mãos uma interface intuitiva e que reúne a gama de dados financeiros usada para avaliar a saúde das finanças periodicamente.

Agilidade para as tomadas de decisão

Soma-se aos itens anteriores a criação de relatórios com elevado grau de precisão, indispensável para justificar deliberações delicadas e que impactam no caixa da empresa. Com um sistema completo, os dados coletados realmente se transformam em informações valiosas — são elas que agregam valor às suas resoluções. 

Essas são as principais dicas relacionadas ao aumento da produtividade no setor financeiro. Ao implantá-las aí, na sua empresa, você terá uma gestão muito mais qualificada e ágil, duas características imprescindíveis para a conquista de um crescimento saudável e sustentável.

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