Dia após dia, as transações que antes eram feitas em papel estão sendo transformadas em digitais. Os negócios que costumavam ocorrer por meio de documentos assinados a próprio punho estão sendo fechados e contratos digitais. Nesse contexto, as empresas que já adotaram essa prática têm garantia de monitoramento e armazenamento dos dados.

A assinatura digital é uma das tecnologias mais eficazes encontradas pelos gestores que desejam ter processos mais ágeis. Se você tem dúvidas sobre o que é assinatura digital, como funciona e como consegui-la, saiba que neste post abordaremos os principais tópicos relacionados ao tema. Confira!

O que é uma assinatura digital e como funciona?

A assinatura digital nada mais é que uma assinatura feita por meio de um certificado digital que deve ser emitido por uma autoridade certificadora credenciada com a ICP-Brasil. 

Tais assinaturas são baseadas em um padrão de tecnologia que é chamado de Public Key Infrastructure (PKI) ou Infraestrutura de Chave Pública. O visto tem um formato amplamente aceito e que tem os mais altos níveis de segurança. Tais assinaturas, têm um par de chaves, tais como:

• chave privada — tem um conjunto de códigos criptografados com a finalidade de codificação e identificação do autor do arquivo;
• chave pública — usada para a conferência da validade da assinatura.

Vale ainda salientar que as codificações são distintas em cada uma das assinaturas e que qualquer tentativa de modificar o documento faz com que a assinatura já realizada seja invalidada. Vale salientar que tudo isso é chancelado por uma autoridade certificadora.

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Assinatura digital é o mesmo que assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica apresenta diversos modelos de assinaturas, o que pode ser visto na Lei 14.603/2020, que diz que a assinatura eletrônica é qualquer tipo de validação de documentos eletrônicos.

Quando a validação ocorre por meio de certificados digitais, temos as assinaturas digitais. Para reforçar ainda mais o entendimento, pode-se afirmar que o conceito de assinatura digital é aquele feito por meio de um certificado digital validado pela ICP-Brasil.

Quais são os benefícios da assinatura digital?

Talvez você ainda esteja em dúvida sobre a assinatura digital e pensando se vale a pena investir nisso. Para ajudar em sua decisão, mostraremos as vantagens obtidas por meio da prática. Veja!

Praticidade

As suas rotinas de trabalho serão mais práticas, afinal, todos os documentos poderão ser assinados por você de onde estiver. Basta ter acesso a um dispositivo com internet, que pode ser:

• celular;
• tablet;
• notebook;
• computador.

Além disso, você não precisará perder tempo indo a reuniões e aguardando as pessoas assinarem ou buscando documentos impressos.

Agilidade dos processos

Todos os processos serão aprimorados porque tanto os fornecedores como os clientes poderão fazer negociações virtuais. Dessa forma, a concretização da relação comercial se dará por meio de assinaturas digitais e não haverá necessidade de encontros presenciais, caso a empresa deseje assim.

Os processos internos também serão agilizados, isso devido ao fato que não será necessário um gestor assinar os documentos. Basta um assistente ter acesso ao certificado e ele mesmo poderá fazer as assinaturas.

Segurança

Um dos benefícios mais importantes é que esse tipo de assinatura é criptografada, o que gera a segurança de dados. A criptografia é uma ferramenta que aumenta a garantia de que os dados não serão usados para fins indevidos, como golpes, fraudes ou sequestro de dados.

Assim que o documento for criptografado, ele não pode mais ser alterado. Para que as informações sejam protegidas, é utilizado um software ou hardware específico e é feito o manuseio e o envio de dados por meio da internet, podendo ocorrer por e-mail ou por meio de sistemas de gestão.

As informações inseridas ou enviadas são convertidas em um código chamado texto cifrado. Para decodificar tais dados, é exigida uma chave criptográfica. O que faz com que a segurança seja ainda maior.

Redução de custos

Usando a assinatura digital, as empresas terão menos gastos com a impressão de documentos. Serão menos custos com ferramentas, tais como:

• tinta para impressão;
• energia;
• pastas e arquivos físicos;
• canetas;
• corretivos.

Esses e outros materiais de escritório não precisarão ser adquiridos para a empresa ter os documentos em mãos sempre que precisar. Basta acessá-los por meio de uma nuvem na qual os arquivos foram salvos.

Sustentabilidade

Eliminando a necessidade de impressão, as empresas colaborarão com a proteção ao meio ambiente. Isso porque são reduzidos os desperdícios dos recursos materiais e, assim, os naturais também são poupados, como as árvores.

Aumento da produtividade

Com as assinaturas digitais estando a um clique dos colaboradores que têm a permissão para auxiliar na assinatura dos documentos, a produtividade pode ser aumentada. Isso devido ao fato de não terem que se locomover para colher a assinatura que necessitam. Assim, esses funcionários poderão direcionar o seu foco para outras atividades.

Como adotar pensando no setor financeiro?

A assinatura digital pode ser feita por qualquer cidadão que tenha um certificado digital válido. Tal documento digital serve para atestar a identidade do signatário e existe a possibilidade de conseguir certificados gratuitos ou pagos. A escolha dependerá do que a pessoa selecionar.

Qual é o passo a passo para fazer a assinatura digital?

Existem alguns passos que devem ser seguidos para que a assinatura digital possa ser considerada válida. Entre os que podem ser feitos por meio de uma certificadora podemos citar:

• entrar em contato com uma AC que emitirá o certificado mais adequado para suas necessidades;
• após isso, basta instalar o recurso em seu dispositivo;
• depois usar uma plataforma de assinatura eletrônica para assinar os documentos.

Para os casos de pessoas que desejarem usar o modo grátis, basta seguir os seguintes passos:

• faça a sua conta no gov.br;
• sua conta Gov deve ser prata ou ouro;
• faça login;
• clique em assinatura de documento;
• escolha o arquivo;
• selecione um arquivo do computador, aquele que deseja assinar, ele deve ter extensão DOC ou .DOCX ou .ODT ou .JPG ou .PNG ou .PDF, com até 100MB;
• escolha o local no qual deseja colocar a sua assinatura no documento;
• em seguida, clique em assinar digitalmente para validar a assinatura;
• baixe o documento assinado.

Pronto! O documento estará assinado digitalmente e você não terá nenhum gasto. Para o caso de empresas, nas quais a assinatura precisa ser do empreendimento, será necessário o certificado A1. Sendo assim, contratar uma empresa e pagar pela aquisição do certificado é fundamental.

Então, agora que você já sabe o que é assinatura digital e como conseguir a sua, não deixe de usar essa facilidade. Caso seja para o seu negócio, o ideal é procurar por uma empresa especializada em certificados digitais para auxiliá-lo.

Dessa forma, os faturamentos da sua empresa poderão ser feitos com facilidade e os demais documentos importantes também poderão ser assinados.

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