NF-e 4.0: as 11 dúvidas mais comuns

A Nota Fiscal eletrônica evoluiu para acompanhar novas exigências de segurança, padronização e rastreabilidade. A NF-e 4.0 substituiu a versão 3.10 após um período de testes e transição iniciado em 2017. Para quem emite NF-e no dia a dia — especialmente indústrias, comércio, transporte e logística — entender o que mudou no layout e nos campos é essencial para evitar rejeições, multas e interrupções no faturamento.

Antes de entrar no tira-dúvidas, vale situar o cenário: o ambiente de homologação foi liberado em 2017, as duas versões conviveram por um tempo e a 3.10 foi desativada em 2018, quando a 4.0 passou a ser a versão válida. Na prática, quem não migrou dentro desse prazo ficou impedido de emitir NF-e até adequar sistema e processos.

A seguir, as 11 dúvidas mais comuns — e diretas — para navegar pela NF-e 4.0 com segurança.

1) O que, afinal, mudou da 3.10 para a 4.0?

A mudança é principalmente de layout do XML e de campos. A 4.0 reorganiza informações e cria/ajusta grupos que tratam de pagamento, frete, rastreabilidade de produto, FCP (Fundo de Combate à Pobreza), IPI em devoluções e indicadores específicos (como indPres para presença na operação e escala relevante para efeitos de ST).

O objetivo é elevar segurança, clareza e fiscalização — sem complicar a rotina de quem emite.

2) Por que a NF-e precisa de atualizações periódicas?

Alterações de leiaute são consolidadas e só avançam quando há um conjunto de necessidades acumuladas. Isso reduz “microajustes” frequentes, dá previsibilidade às empresas e permite aos softwares emissores prepararem mudanças estruturais com antecedência.

3) Quais foram os prazos da NF-e 4.0?

Houve liberação de testes em 2017, um período de convivência entre versões e, em 2018, a desativação da 3.10 e a obrigatoriedade da 4.0. Em resumo: quem não migrou a tempo teve rejeições e paralisação do faturamento até atualizar seu emissor.

4) O que muda no campo de Informações de Pagamento?

O antigo “forma de pagamento” virou um grupo mais completo. Além do meio (dinheiro, cartão de crédito/débito, boleto, cheque etc.), a 4.0 permite detalhar troco quando houver. Esse enriquecimento melhora conciliação e transparência da operação.

5) Como fica o Fundo de Combate à Pobreza (FCP)?

A 4.0 traz campos específicos para identificar exatamente o valor destinado ao FCP, em operações internas ou interestaduais, com ou sem substituição tributária. Na prática, o contribuinte enxerga a parcela do ICMS destinada ao fundo.

6) GTIN agora é obrigatório?

Quando aplicável, sim: o GTIN (código de barras padronizado pela GS1) passa a seguir a validação via cadastro centralizado. Produtos sem GTIN devem ser informados como “Sem GTIN”. Essa checagem amplia padronização, combate inconsistências e melhora controles de cadeia.

7) O que é o Indicador de Escala Relevante?

É um campo que classifica produtos quanto à escala industrial para fins de Substituição Tributária (ST), seguindo regras vigentes e tabelas associadas. A sinalização correta evita divergências de tributação e rejeições por enquadramento indevido.

8) Como mudaram as regras de frete?

O Grupo X (Transporte) foi ampliado e padronizado. Entre as modalidades, entram transporte próprio por conta do remetente e transporte próprio por conta do destinatário, além das já conhecidas CIF/FOB, terceiros e sem ocorrência de transporte. Essa precisão reduz ambiguidade e facilita conferências.

9) Para que serve o indPres (Indicador de Presença)?

O indPres ganhou a opção que indica operação presencial fora do estabelecimento — útil para vendedores ambulantes, feiras e ações externas. É um avanço para refletir fielmente o contexto da venda e sustentar controles fiscais e comerciais.

10) O que é o grupo de Rastreabilidade de Produto?

A 4.0 permite rastrear itens sujeitos a regulações sanitárias e outros cenários específicos (recall, bebidas e águas envasadas, entre outros) usando número de lote e data de fabricação. Isso aumenta segurança do consumidor e capacidade de fiscalização.

11) O que mudou em segurança e comunicação com a SEFAZ?

A versão 4.0 abandona o SSL e adota TLS 1.2 (ou superior) como padrão de criptografia entre emissor e SEFAZ. Resultado: mais segurança na transmissão dos dados fiscais. Para o contribuinte, o ponto crítico é garantir que seu emissor e ambiente atendam a esse requisito — caso contrário, a emissão é rejeitada.

Pré-requisitos práticos: o que sua empresa precisa garantir

A transição para a 4.0 exigiu atualizar o sistema emissor e respeitar o novo leiaute/campos. Em termos técnicos, o essencial é:

• Emissor compatível com a 4.0, alinhado ao leiaute e às validações (pagamento, FCP, GTIN, frete, indPres, rastreabilidade, IPI quando aplicável).
• Comunicação segura via TLS 1.2 ou superior.
• Processos internos adaptados (cadastros de produtos com GTIN quando aplicável, regras de frete/pagamento, parametrizações fiscais, gestão de lotes).

Dica de governança: trate a NF-e como processo crítico. Tenha um plano de atualização, roteiros de teste e validações de rejeições mais recorrentes. Isso reduz paradas no faturamento em mudanças de leiaute futuras.

Erros e rejeições: como agir sem travar o faturamento

Rejeição não é sentença — é um retorno de validação. Leia a mensagem com atenção, identifique o código do erro, ajuste o cadastro/campo faltante (ex.: GTIN, FCP, indPres, modalidade de frete, dados de pagamento) e retransmita. Manter cadastros íntegros e rotinas de conferência reduz drasticamente retrabalho.

Riscos de não se adequar

• Impossibilidade de emitir NF-e até adequar o emissor.
• Multas e retenção de mercadorias em casos de inconsistências.
• Impacto comercial: perda de vendas e credibilidade com clientes e parceiros.
• Paralisação do caixa: faturamento parado significa fluxo de caixa comprometido.

Checklist rápido de conformidade com a NF-e 4.0

• ✅ Emissor atualizado para o leiaute 4.0.
• ✅ TLS 1.2+ habilitado e operacional.
• ✅ Campos de pagamento preenchidos corretamente (meio + troco quando houver).
• ✅ FCP parametrizado quando aplicável.
• ✅ GTIN válido informado (ou “Sem GTIN” quando cabível).
• ✅ Frete enquadrado na modalidade correta.
• ✅ indPres ajustado ao contexto da venda (incluindo fora do estabelecimento).
• ✅ Rastreabilidade (lote/fabricação) para itens sujeitos a regulação.
• ✅ IPI total informado corretamente em devoluções quando aplicável.
• ✅ Equipe treinada para interpretar rejeições e corrigir cadastros.

A NF-e 4.0 não é “mais burocracia”; é padronização inteligente para dar segurança, visibilidade e qualidade aos dados fiscais. Com software emissor compatível, cadastros bem cuidados e processos revisados, a mudança deixa de ser um obstáculo e vira vantagem competitiva: menos rejeição, auditoria mais simples e informação melhor para a gestão.