Você precisa melhorar o gerenciamento do seu negócio e organizar os processos internos? A empresa também deve investir em tecnologia para conseguir se manter no mercado. E um sistema financeiro para PMEs pode ser a solução que você tanto procura.

Saber planejar e controlar a rotina financeira de uma empresa é essencial para garantir a continuidade de um negócio. Por isso, você deve ficar atento às contas, cobranças e pagamentos de clientes. Mas como fazer tudo sem errar no registro de informações? Veja a seguir!

Por que investir em um sistema financeiro para PMEs?

Um gestor precisa ter controle sobre o dinheiro que entra e sai de seu negócio. Contudo, acompanhar as informações por meio de planilhas e papéis deixa o dia a dia muito complicado, exigindo muito mais tempo para a execução de tarefas simples.

Há, ainda, o risco de perder anotações ou não fazer os registros corretamente, o que em longo prazo pode comprometer a avaliação sobre a lucratividade ou prejuízo da empresa.

Para evitar esse tipo de situação, é importante que o gestor invista em uma solução financeira que consiga atender às particularidades do negócio e apresente fácil visualização de todas as informações.

Então, o que acha de conhecer as funcionalidades que não podem faltar em uma ferramenta como essa? Acompanhe o próximo tópico!

Quais funcionalidades um sistema financeiro precisa ter?

Para que você possa gerir e analisar todos os dados da empresa, é importante que o software tenha algumas características específicas:

1. Emissão de notas fiscais eletrônicas e boletos

Através da nota fiscal eletrônica, é possível controlar melhor o faturamento da empresa, pois todo serviço executado é registrado.

Por isso, é muito importante que um sistema financeiro para PMEs tenha a funcionalidade de emissão de nota fiscal eletrônica. Ele se torna ainda melhor se oferecer a opção de geração de boletos, uma vez que é uma forma da empresa cobrar os clientes.

Assim, com os dois serviços combinados não é necessário investir em soluções complementares para acompanhar o faturamento da empresa. 

2. Controle de fluxo de caixa

Você ainda faz algum acompanhamento de fluxo de caixa ou utiliza planilhas no Excel? Essa prática ocupa muito o seu tempo e deixa os processos obsoletos.

É por isso que um sistema financeiro precisa oferecer a funcionalidade de fluxo de caixa. Com ele, você pode focar a atenção nos resultados da empresa, pois a ferramenta agiliza a criação de relatórios gerenciais, balancetes, acompanhamento de receitas e despesas, entre outras funções.

Além disso, você não vai mais se esquecer de pagar as faturas da empresa e nem de quem está em débito com a organização, pois o sistema financeiro vai mostrar todas as obrigações financeiras e as estimativas de entradas de recursos. Assim, você vai conseguir cumprir todos os compromissos. 

Um sistema financeiro também pode ajudar você a criar a DRE (demonstração do resultado do exercício) para fazer a apuração sobre o lucro ou prejuízo da empresa.

3. Acesso remoto

Os sistemas mais modernos de gestão financeira permitem que você tenha acesso remoto. Eles utilizam a cloud computing para dar mais segurança às suas informações, dando flexibilidade para você acessá-las de qualquer lugar com conexão com a internet.

Esse modelo de solução dá mais escalabilidade para o seu negócio, pois você pode mudar o plano conforme a necessidade da sua empresa ao optar por mais funcionalidades ou espaço de armazenamento na nuvem.

Você ainda consegue controlar o nível de acesso que cada funcionário terá no sistema de acordo com as atividades que ele executa. Ou seja, o controle de dados pode ser feito em tempo real, com segurança e clareza das informações.

4. Emissão de relatórios

Uma PME deve contar com soluções que auxiliem no controle financeiro do negócio. Assim, quando ela começar a crescer, os processos já estarão organizados. Isso ajuda a evitar a perda de documentos, dinheiro e informações de clientes.

Sendo assim, é recomendável que o sistema financeiro seja fácil de manusear e apresente funcionalidades que ajudem a centralizar a gestão e fazer a integração dos dados financeiros.

A emissão de relatórios, por exemplo, auxilia o gestor a controlar todas as atividades executadas na empresa e avaliar quais clientes pagam os serviços em dia. A funcionalidade também contribui para avaliar se a empresa está dando resultados ou se é necessário modificar a precificação dos serviços.

5. Importação de extrato bancário

Também é muito importante que um sistema financeiro para PMEs apresente a funcionalidade de importação de extrato bancário. Isso ajuda você a fazer uma conferência mais ágil sobre o saldo em caixa e a entrada de recursos.

Para complementar, você pode verificar facilmente se um cliente que estava em débito pagou pelos seus serviços na data combinada. Caso contrário, você pode entrar em contato para cobrá-lo novamente ou suspender as atividades para ele.

6. Integração com o escritório de contabilidade

Também é muito importante que o software faça a integração entre os sistemas das empresas e o escritório contábil. Isso permite que você receba todas as informações automaticamente, o que diminui o fluxo de papéis e deixa o processo mais prático.

Dê prioridade à escolha de ferramentas que apresentem planos gratuitos para que você possa conferir o funcionamento delas antes de mudar toda a rotina da empresa. 

7. Controle de inadimplência

Você já fez o cálculo de quanto dinheiro deixou de entrar em caixa por falta de controle sobre os clientes inadimplentes? Quando esse acompanhamento é feito manualmente fica muito difícil saber as quantias exatas que cada cliente pagou.

Quando você utiliza um sistema financeiro que apresenta essa funcionalidade, a sua rotina fica muito mais simples. O próprio software traz um relatório para você sobre as entradas e saídas de recursos, os clientes que efetuaram o pagamento e os que estão em débito.

Consequentemente, você consegue ter um controle muito maior sobre o caixa da empresa e fazer a cobrança de quem está em dívida.

Percebeu quantas funcionalidades um sistema financeiro para PMEs precisa apresentar? Espero que tenha gostado do conteúdo!