Você sabe como fazer um relatório de gestão eficientemente e de que maneira utilizá-lo a favor do seu negócio? Essa é uma ferramenta bastante ampla e importante para o gestor ter uma visão clara e completa sobre diversos processos como o alcance de resultados, o desempenho dos colaboradores e demais estudos corporativos.

Além de trazer informações relevantes sobre a empresa, eles também podem agregar um grande valor para a tomada de decisão empresarial. Se você quer como elaborar esse relatório, continue a leitura deste artigo e descubra o que é esse documento, qual sua importância, bem como os passos fundamentais para fazê-lo eficientemente!

O que é um relatório de gestão e qual a sua importância?

Um relatório de gestão é um documento que demonstra o desempenho de certas atividades de uma organização, constando as particularidades do negócio, o seu desempenho para atingir certo objetivo e os resultados obtidos em um determinado período.

Ele pode ter várias finalidades diferentes, tais como:

• registrar eventos importantes para a empresa;
• avaliar e interpretar os eventos em busca de soluções para os gargalos processuais;
• concluir e fazer recomendações sobre os estudos realizados;
• monitorar métricas estratégicas e medir o desempenho do negócio em relação aos concorrentes de mercado;
• avaliar a qualidade da comunicação entre os colaboradores, gestores, fornecedores, entre outros.

Essas informações são cruciais para a tomada de decisões, já que a tornará mais assertiva e vantajosa. Além disso, o relatório permite compreender o crescimento da empresa no período, viabilizando o realinhamento de estratégias a fim de alcançar os objetivos desejados.

Quais os principais tipos de relatórios de gestão?

Existem diferentes tipos de relatórios de gestão, sendo que cada um atende a diferentes necessidades gerenciais na empresa, são eles:

• relatório financeiro: abrange vários documentos que envolvem a saúde financeira da entidade, como fluxo de caixa, orçamentos, investimentos, contas a pagar e a receber etc.;
• relatório de vendas: fornece dados relacionados às vendas, incluindo conversão de leads, desempenho do vendedor, quantidade de vendas etc.;
• relatório de marketing: trata-se de um diagnóstico sobre situações, problemas e eficácia das estratégias de marketing;
• relatório de produtividade: envolve os indicadores de produtividade e qualidade;
• relatório de satisfação: é uma avaliação da satisfação dos colaboradores da empresa, medindo sua lealdade ao negócio;
• relatório de cadastros: ele relaciona as variações do banco de dados de clientes, fornecedores e distribuidores.

Apesar de existirem vários tipos de relatórios, todos eles podem ser elaborados a partir de 8 passos basilares que serão explicados nos tópicos seguintes.

Como fazer um relatório de gestão em 8 passos?

Entender quais são os passos na hora de fazer um bom relatório de gestão é crucial para conseguir ter boas ideias a partir desse documento. Por isso, elencamos cada um deles, a seguir.

1. Estabeleça a estrutura

Não há um modelo único e global a ser seguido no momento de estruturar um relatório de gestão. No entanto, listamos e explicamos elementos básicos que devem estar presentes no seu relatório com o intuito de garantir plenitude, objetividade e clareza, são eles:

• título: deve conter o nome da empresa, responsável pela elaboração, seu departamento e data de entrega;
• termos de referência: são os objetivos do relatório;
• resumo: texto sucinto sobre o que será abordado;
• conteúdo: deve seguir um sequenciamento lógico, começando pela exposição de uma situação, apresentar os problemas e elencar as possíveis soluções; dependendo do relatório, devem ter índices, avaliação de cenário etc.;
• resultados: observações, análises e conclusões sobre o relatório, deve ter tabelas, gráficos e estatísticas para fundamentar os argumentos;
• fontes e referências: origem dos dados para posterior conferência, se necessário.

2. Determine os objetivos

Saber como fazer um relatório de gestão depende de saber identificar e listar quais são os objetivos do relatório. Também deve ser feito isso com os setores ou departamentos da empresa que serão abarcados e para qual o colaborador ele se destina, ou seja, se será o administrador, proprietário, gestor de um setor, supervisor etc.

É interessante que eles sejam claros e agreguem valor à empresa, somente assim o relatório será útil a fim de embasar decisões que auxiliarão no alcance dos resultados esperados.

3. Planeje o conteúdo

Planeje todo o conteúdo que será incluído no relatório antes de começar a redigi-lo. Primeiro faça tópicos em uma sequência lógica ou cronológica de fatos (dependendo do tipo de relatório), depois separe os assuntos que serão alocados em cada um deles e verifique se cada informação atenderá as necessidades do leitor.

Cada assunto inserido deverá ser alinhado com o objetivo ou contribuir para melhoria da gestão. Por isso, questione se determinado dado, acontecimento, métrica, fato ou outro elemento auxiliará na tomada de decisão, na definição de prioridades ou no funcionamento da estratégia da empresa.

4. Defina os KPIs

KPIs significa Key-Performance Indicators ou Indicadores-chave de Desempenho e são métricas utilizadas para monitorar o desempenho em uma organização. Eles devem ser aplicados continuamente em uma empresa para você saber se os objetivos estão sendo atingidos. São quatro os principais tipos de indicadores:

• de produtividade;
• de qualidade;
• de capacidade;
• estratégicos.

Como eles têm ligação direta com o alcance de resultados da empresa, liste os KPIs que se relacionam com os objetivos do relatório e faça um levantamento dos dados obtidos.

5. Mantenha clareza na linguagem

Um bom relatório de gestão não é aquele que contém terminologias complexas ou difíceis. Lembre-se que o gestor receberá diversos relatórios e precisa absorver o conteúdo o mais rápido possível. Por essa razão é fundamental que ele seja:

• escaneável: permita uma leitura dinâmica e que as principais informações sejam encontradas rapidamente;
• claro: seus objetivos, informações e conclusões sejam claros;
• objetivo: não enrole o leitor;
• relevante: todas as informações sejam relevantes para o destinatário.

6. Faça conclusões e recomendações

Encerre o documento com resumos rápidos de tudo que foi escrito e forneça conclusões sobre os dados apresentados.

Por exemplo, se o relatório aborda que um determinado investimento emMarketing Digital proporcionou aumento de 30% de clientes em um ano, você poderá comparar os resultados com os objetivos e recomendar a continuidade da estratégica.

7. Revise

Antes de encerrar o relatório e enviá-lo ao leitor, faça uma revisão completa de toda a sua estrutura. Esse cuidado é crucial para que você identifique os possíveis erros e faça as correções.

Além disso, também é importante revisá-lo gramatical, ortograficamente e fazer edições para torná-lo mais objetivo, excluindo informações que não são relevantes para a análise. Esses passos vão deixar o seu relatório mais profissional.

8. Utilize a tecnologia

Um sistema de gestão auxiliará na elaboração do documento de diferentes fontes, essa plataforma reunirá diversas informações sobre o negócio e fornecerá relatórios cujas informações são claras, objetivas e reais.

É interessante implementar um software que faça a integração dos setores, assim será possível obter dados de todas as áreas do negócio e fazer um relatório que considere todos os elementos da empresa que impactem seu conteúdo.

Com essa tecnologia, você conseguirá obter todas as informações necessárias para o seu relatório de gestão agilmente, o que acelera na sua elaboração, bem como evita que erros sejam cometidos ou dados equivocados sejam utilizados.

Quais erros devem ser evitados ao fazer um relatório de gestão?

Ao conhecer os erros mais comuns cometidos no desenvolvimento de relatórios de gestão, você consegue evitá-los. Por isso, elencamos cada um deles, a seguir. Continue lendo e confira!

Não conhecer as particularidades de cada tipo de relatório de gestão

Os relatórios de gestão podem apresentar diferentes tipos e objetivos. Quando você não os conhece, pode selecionar as variáveis erradas e, com isso, prejudicar a elaboração desse documento.

Por exemplo, relatórios de gestão financeira devem ter variáveis de finanças, enquanto de RH precisam de outros indicadores. Por isso, sempre considere o tipo de documento e o objetivo que ele deve preencher.

Não detalhar as informações

Os detalhes presentes nos relatórios podem fazer toda a diferença no processo de tomada de decisão. Por isso, é preciso incluir a quantidade de dados adequados e apropriados, também considerando a finalidade dele.

Assim, as pessoas que vão utilizar o documento têm uma visão mais ampla e conseguem escolher um caminho mais apropriado para a empresa. Consequentemente, as chances de obter ótimos resultados são elevadas.

Não colocar os elementos necessários

O terceiro erro comum é não incluir os elementos necessários no relatório. Por exemplo, você viu uma estrutura apropriada nos tópicos anteriores. A falta de algum daqueles pontos pode prejudicar o entendimento do documento.

Por isso, além de oferecer detalhes sobre indicadores e informações, também é preciso entender a estrutura apropriada e segui-la no desenvolvimento para evitar que faltem elementos no relatório.

Ter erros de digitação

Mais um cuidado importante que você deve contar na hora de fazer os seus relatórios são os erros de digitação. Por exemplo, se está trabalhando com números, uma vírgula no local errado pode prejudicar a avaliação da situação.

Nesse sentido, é preciso fazer uma leitura cuidadosa antes de completar o relatório. Esse cuidado adicional tende a minimizar as falhas e garantir mais eficiência para o documento. Vale ainda contar com a tecnologia para aumentar a produtividade e evitar erros.

Não usar uma ferramenta tecnológica

A elaboração de bons relatórios é totalmente dependente de dados de qualidade, atualizados e que receberam o devido tratamento. Contudo, para conseguir todos esses registros, é indispensável contar com boas ferramentas, tais como um sistema de gestão, ferramentas de controle financeiro e demais recursos em nuvem.

O uso de recursos dessa natureza simplifica a coleta de dados, permite que os indicadores sejam levantados com facilidade e os relatórios estejam disponíveis rapidamente. Na hora de tomar decisões, inclusive, você tem acesso a registros fidedignos e atualizados para dar suporte às estratégias adotadas.

Ao contar com boas ferramentas tecnológicas você consegue otimizar a produção do relatório de gestão. Além disso, ao aplicar nossas dicas, fica mais fácil explorar as diversas vantagens desse instrumento em sua tomada de decisão. Portanto, não deixe de aplicar cada um dos conhecimentos que teve ao longo deste texto.

Você também pode reduzir os custos do seu negócio e otimizar os resultados com uma gestão estratégica. Quer saber como fazê-la? Basta ler nosso artigo sobre o assunto!