Com a transformação digital em curso já há algum tempo, muita coisa tem mudado na forma como as empresas gerenciam seus documentos. Todo aquele acúmulo de papel, comum em uma época não muito distante, é algo cada vez mais impensável. Com o avanço tecnológico, diversos documentos, como o CT-e, ganharam versões eletrônicas. Mas o que é CT-e?

Para as empresas que trabalham com transporte de carga, este documento é extremamente importante. No entanto, muitas delas ainda não se deram conta da relevância deste documento eletrônico para os negócios. Se você é gestor de uma empresa de transportes, mas ainda não tem muita certeza quanto à funcionalidade do CT-e, nós vamos te ajudar! Continue com a gente para se inteirar sobre os principais aspectos relacionados ao CT-e!

O que é CT-e e para que ele serve?

CT-e é um acrônimo para as palavras Conhecimento de Transporte Eletrônico. O –e já é um símbolo característico dos documentos digitais, assim como a nota fiscal eletrônica (NF-e). Esse documento se restringe à esfera digital. Até aí, tudo bem. Os problemas e confusões começam na hora de tentar explicar a verdadeira função do CT-e. 

O grande objetivo do CT-e consiste em controlar as emissões fiscais associadas a qualquer tipo de transporte de cargas feito em ambiente interestadual ou intermunicipal. O CT-e tem validade jurídica e registra os itens trasportados através das seguintes modalidades:

• aérea;

• rodoviária;

• aquaviária;

• dutoviária;

• ferroviária.

O atestado jurídico se deve à presença de uma assinatura digital, utilizada pela organização responsável por emissão do referido documento.

Quais são as vantagens de usar o CT-e?

Como é possível deduzir, a adoção do CT-e no setor de transporte de carga facilitou a operação de fiscalização conduzida pelo Fisco. Além disso, o documento também proporciona inúmeros benefícios, conforme veremos a seguir.

Diminuição de custos

A primeira vantagem do CT-e diz respeito ao próprio caixa da empresa. Afinal, essa documentação facilita a gestão tributária relacionada ao transporte de cargas, além de tornar o processo bem mais transparente. Desse modo, a empresa se resguarda contra possíveis autuações fiscais. O CT-e favorece tanto a emissão dos relatórios contábeis quanto a própria fiscalização efetuada pelo Governo.

Melhor utilização do espaço interno da empresa

A outra parcela da economia está ligada ao antigo espaço destinado ao armazenamento de arquivos. De fato, considerando eventuais fiscalizações, o CT-e também precisa ser armazenado por, ao menos, 5 anos, o que já acontece com os documentos físicos. Contudo, trata-se de um conjunto de arquivos digitais, o que dispensa a necessidade de um espaço físico dentro da empresa para tal fim. Sempre que uma empresa precisa ocupar uma sala só com papéis, ela desperdiça um local que poderia ser usado para atividades produtivas. 

Otimização da operação de transporte

Outro benefício inegável ocasionado pelo CT-e é o ganho de agilidade em relação às fiscalizações dos caminhões nas fronteiras interestaduais. Como a digitalização das etapas de fiscalização, os postos fiscais conseguem concluir os trâmites necessários mais rapidamente.

Aprimoramento da gestão e melhora da produtividade

A redução do tempo de fiscalização também beneficia os próprios condutores dos veículos utilizados no transporte. Geralmente, esses profissionais precisam lidar com um número considerável de percursos longos e, consequentemente, desgastantes.

Portanto, ao utilizar o CT-e a empresa de transportes também sinaliza que se preocupar com o bem-estar dos seus funcionários. O resultado é uma equipe mais satisfeita com as condições de trabalho oferecidas pela empresa.

No cotidiano, isso se traduz em aumento da produtividade. Como você pode imaginar, tudo isso faz que a empresa seja muito mais fácil de ser administrada.

Melhoria no processo de controle fiscal

A gestão da organização é melhorada não só com relação aos recursos humanos, mas igualmente quanto ao controle fiscal. Com o CT-e, o lançamento manual de diversos dados no sistema é substituído pela precisão do preenchimento automático.

Nunca é demais lembrar que, para trazer mais resultados à empresa, os colaboradores precisam ser dispensados de tarefas manuais e repetitivas. Se a empresa não investe em meios que otimizem a execução das atividades diárias, ela perde credibilidade na hora de exigir melhora de desempenho.

Além disso, a documentação eletrônica em questão praticamente elimina os erros de escrituração, algo comum em procedimentos majoritariamente manuais. Uma das principais vantagens das soluções tecnológicas é a redução do índice de falha humana nas empresas. As organizações precisam, portanto, saber como utilizar toda a tecnologia para transportes disponível a favor do negócio.

Inclusive, a modernização de uma transportadora de cargas não se limita ao CT-e. Para acompanhar realmente o ritmo de evolução do mercado, é imprescindível a utilização de um software para gestão de transporte de cargas. Desse modo, a gestão da organização ficará alinhada ao uso do CT-e de outros documentos tratadas na esfera digital.

O que acontece com a empresa que não emitir o CT-e?

Antes de mais nada, é importante ressaltar que a responsabilidade de monitorar a emissão dos conhecimentos de transporte recai sobre o tomador do serviço.

Na prática, isso significa que eventuais falhas ou ausências do CT-e deverão ser esclarecidas pelo tomador. Logo, é ele quem deve gerar o documento ou exigir a emissão por parte da empresa encarregada do transporte. Também é necessário fazer consultas ao CT-e para certificar de que está tudo correto.

Caso a emissão prevista do CT-e não aconteça, a empresa responsável pode ser enquadrada no Código Penal Brasileiro. O referido Código estabelece como crime qualquer tentativa de omissão de dados fiscais vinculados à prestação de um serviço. O processo penal estipula um prazo de reclusão que pode chegar aos 5 anos. Em termos monetários, a organização ainda terá de arcar com uma multas, as quais variam de um estado para outro.Some-se a tudo isso o risco de ter os veículos apreendidos e as suas atividades bloqueadas.

A experiência demonstra que, seja qual for o nicho de autuação, as empresas relutantes quanto à transformação digital perdem competitividade no mercado. É fácil entender as razões disso, já que a inovação é algo ligado à evolução do negócio em si.

Todo o processo de incorporação das novas ferramentas visa descomplicar a já complexa cadeia operacional do transporte de cargas feito no Brasil. No caso do CT-e, as transportadoras de carga também se complicam sob o ponto de vista fiscal.

Quais são os documentos fiscais que ele substitui?

Agora, você já sabe o que é CT-e e quais as vantagens que ele entrega a sua empresa. No entanto, é preciso atenção quanto aos documentos exatos agrupados no CT-e. A digitalização propiciada pelo CT-e compreende especificamente estes documentos:

• notas fiscais de serviços de transporte — aqui, estão contemplados as NFs atreladas ao modelo 7 e 27 (transportação via ferrovias);

• CT-e referente aos modelos 8, 9, 10 e 11 — correspondem, respectivamente, aos já mencionados transporte rodoviário, aquaviário e aéreo.

Qual a diferença entre CTRC e o CT-e?

O CTRC é, na verdade, a versão documental antiga e usada para o registro das atividades relacionados ao transporte de cargas. O final (RC) da sigla corresponde exatamente ao transporte de cargas feito através de rodovias.

Vale destacar que os outros modais de transporte continham um registro específico e equivalente em termos fiscais. O que houve, de fato, foi uma gradual transição de um procedimento manual para outro, eletrônico, representado pelo CT-e.

Além de saber o que é CT-e, é igualmente fundamental saber como emiti-lo. Qualquer identificação de erro de preenchimento trava o sistema, o que pode gerar uma tremenda dor de cabeça para os colaboradores.

Gostou de sabe o que é o CT-e? Aproveite também para entender mais sobre gestão de combustível. Boa leitura!