O plano de contas no Fortes Contábil nada mais é do que a relação das contas que estão presentes no balanço da sua empresa. É por meio dele que você pode simplificar os trabalhos contábeis e ter parâmetros para elaborar as demonstrações contábeis.

Cada movimentação financeira realizada por uma empresa, seja ela em dinheiro, cheque ou por meio de transferência eletrônica precisa ser registrada na conta empresarial. Para que essa organização seja feita, considerando documentos como o termo de quitação dentro do balanço da companhia, costuma-se usar agrupadores de operações.

É mais ou menos assim: se você realiza uma operação da Caixa Econômica Federal, todas as operações precisam ser devidamente cadastradas no agrupador da Caixa, com as operações divididas dentro de contas no seu balanço.

O plano de contas nada mais é do que a relação das contas que uma empresa possui dentro do balanço e é sobre isso que vamos tratar no presente texto.

A importância do plano de contas para uma empresa

O plano de contas funciona como um conjunto de contas empresariais que servem para reunir e organizar as contas de maneira mais detalhada, simplificando o seu acesso.

Para entender, basta raciocinar da seguinte forma: é muito mais fácil reunir todas as contas dentro de um mesmo documento do que criar uma série de planos de contas separadas de acordo com as diferentes contas que a empresa tem. Isso parece lógico, não é? Entretanto, não é bem assim que funciona em boa parte das empresas.

Na prática, o grande benefício é dar ao empresário a possibilidade de visualizar e identificar com maior facilidade as contas da gestão e, assim, entender a relação que pode existir entre cada uma delas. Nesse sentido, quanto maior o grau de detalhamento do plano, maior a utilidade desse recurso para a gestão e, claro, para a equipe de contabilidade.

Como ele pode auxiliar nas tarefas do dia a dia dos gestores

Com um plano de contas à sua disposição, o gestor tem como interpretar as demonstrações financeiras da empresa com maior facilidade, gerando ganhos do ponto de vista tributário e também do gerencial.

Podemos pensar nessa solução como o alicerce para as demonstrações contábeis de uma empresa. Sendo assim, não é absurdo pensar que, se as demonstrações contábeis são a cobertura de uma casa, o plano de contas certamente é o alicerce que permitirá a sustentação necessária para ela.

É preciso ter em mãos o plano de contas para codificar os lançamentos a serem escriturados, considerando suas particularidades para fazer a escrituração contábil de uma empresa. Esse documento precisa ser flexível o bastante para contemplar as necessidades de empresas de acordo com seu regime tributário e a complexidade de suas exigências.

Como fazer a conversão do plano de contas no Fortes Contábil

Para fazer a conversão do plano de contas no sistema Fortes Contábil é necessário que o usuário esteja logado no perfil da empresa que deseja alterar o plano de contas. Após isso, basta acessar a ferramenta Utilitários > Converter Plano de Contas.

Ao acessar a ferramenta, o sistema vai solicitar a indicação da empresa relacionada ao plano de contas desejado. Após essa etapa, basta clicar em OK ou pressionar a tecla F9 do teclado. Em seguida o sistema vai apresentar a tela de conversão do plano de contas.

Após indicar a empresa que contenha o plano de contas, basta clicar em OK ou pressionar a tecla F9 do teclado. Em seguida, o sistema irá apresentar a tela de conversão do plano de contas.

Observação 01

Do lado esquerdo estará o plano da empresa atual e do lado superior direito o da empresa escolhida como modelo do plano de contas. As contas no plano atual que tiverem movimentação aparecerão em negrito, conforme legenda no rodapé, e ficarão em vermelho quando forem vinculadas.

Vinculação de contas

Não é necessário vincular todas as contas sintéticas, pois serão criadas automaticamente na nova empresa. Quando for vincular uma conta sintética, basta escolher em um nível anterior a conta que contenha lançamentos.

Para vincular, basta selecionar uma conta na empresa atual (clicando uma vez em cima para que fique azul) e uma conta correspondente na empresa modelo. Após isso, basta clicar na opção “Vincular”.

As contas que forem vinculadas ficarão em vermelho e aparecerão do lado inferior direito. Essa vinculação pode ser feita de três formas:

• analítica com analítica;
• sintética com sintética: em que todas as contas filhas serão criadas automaticamente no grupo de referência do plano destino;
• analítica com sintética: nesse caso, o sistema exibe um alerta indicando que o vínculo não pode ser feito dessa forma e pergunta se deseja incluir como filha. Observe:

Observação 02

Caso inicie as vinculações e tenha que terminar em um outro momento, utilize a opção “Salvar” para que o sistema registre as vinculações já feitas, assim, ao retornar, a rotina poderá continuar de onde parou.

Gerar a exportação

Após vincular todas as contas que tiverem movimentação, basta clicar na opção “exportar” e informar o período de lançamentos que serão levados para a nova empresa, bem como o nome da nova empresa e um histórico para o lançamento de implantação de saldos.

Lembrando que o nome da nova empresa não pode ser um nome já existente no cadastro de empresas.

Após confirmar, o sistema informa o código e nome da nova empresa.

Observação 03

Caso tente gerar com alguma conta que tenha lançamentos e não tenha sido vinculada, o sistema exibirá um alerta (imagem abaixo) informando que ainda existem contas a serem vinculadas.

É importante lembrar: se a empresa atual tiver contabilizações referentes à integração nos subsistemas fiscal e pessoal, estas deverão ser refeitas.

Enfim, sabendo organizar bem suas ações, a tendência é que você simplifique a sua rotina dentro da empresa e faça disso um diferencial, tanto para a gestão quanto para o trabalho da equipe contábil. Por isso, não deixe de considerar a solução aqui apresentada. Ela pode dar a você aquilo que precisa para otimizar processos e, assim, atingir melhores resultados.

Esperamos ter ajudado você com este conteúdo. Com ele fica muito mais fácil lidar com questões como o termo de quitação, por exemplo. Se precisar de ajuda, é só entrar em contato com o nosso suporte!