Os profissionais contábeis desempenham um papel crucial para a manutenção de uma boa gestão financeira de uma empresa. Por essa razão que, quando algum deles não estiver exercendo seu trabalho corretamente, estará na hora de trocar de contador.

Muitas vezes essa é uma situação desconfortante, pois ninguém gosta de dispensar pessoal. Mas é uma decisão necessária para garantir que as obrigações fiscais, contábeis e tributárias da empresa sejam entregues, bem como que o negócio continue desenvolvendo saudavelmente.

Existem pontos específicos que, caso grande parte deles sejam configurados no trabalho, faz com que você consiga saber exatamente quando será necessário substituir o contador.

Quer saber quais são eles? Então leia esta publicação. Primeiro expomos quais são as principais atribuições de um contador e, após, veja os pontos que denunciam a necessidade de troca de contador!

O que é e quais são as atribuições de um contador?

Por muito tempo as pessoas acreditavam que o único trabalho dos contadores era realizar os cálculos dos impostos, contribuições e outros tributos a serem pagos pelas pessoas físicas ou jurídicas que os contrataram.

Uma parcela considerável das pessoas ainda pensa dessa forma, o que é um erro perigoso. O contador trabalha diretamente na empresa em toda a sua vida, do seu início até o fechamento:

• abertura: orienta o empreendedor sob o melhor formato jurídico e regime tributário escolhido, bem como organização do setor contábil;

• em operação: realiza balanços das contas mensal e anualmente, controle financeiro, fluxo de caixa, planejamentos e orçamentos, orientações e consultorias e muito mais;

• encerramento: auxilia o empreendedor informado as etapas, exigências e prazos para o seu fechamento.

Além disso, ele também efetua diversas das obrigações da empresa:

• emissão de nota fiscal;

• realização da folha de pagamento;

• recolhimento de tributos;

• transmissão de das informações contábeis aos órgãos fiscalizadores;

• entre outras.

Outra da atribuição consiste na aplicação da Contabilidade Gerencial: os contadores usam as ferramentas adequadas para auxiliar os gestores nas suas tomadas de decisões através de relatórios, demonstrações e documentos que fornecem informações reais, transparentes, concretas e relevantes sobre o negócio.

Dessa forma, a atuação do profissional contábil é indispensável para manter a boa gestão financeira de qualquer tipo de negócio, independente do seu tamanho.

Quais são os principais pontos a serem avaliados na hora de trocar de contador?

Caso sejam averiguados os pontos a seguir em relação ao contador, significa que ele não exerce suas atribuições adequadamente, satisfaz as necessidades da empresa ou auxilia no seu desenvolvimento, gerando a necessidade de sua troca.

Mal atendimento

A boa relação entre as partes é imprescindível para a boa prestação do serviço. O contador precisa atender as ligações, responder os e-mails com clareza e agilidade, bem como ser cordial durante o atendimento.

Também avalie se o atendimento está sendo conforme o contratado é fiel, ou seja, o contador está disposto a solucionar seus problemas com presteza, urgência e boa vontade.

Profissional sem qualificação

A qualificação é outro ponto importante a ser observado, ela consiste no conhecimento especializado do gestor e na qualidade da prestação do serviço.

Entretanto, não basta que ele apenas tenha o certificado de conclusão de um curso ou especialização, é importante que ele tenha o conhecimento por ele fornecido, afinal, o que é importa é a sua capacidade de satisfazer as necessidades da empresa.

Documentos extraviados ou com dados errados

Esse é um dos erros mais graves que podem ser cometidos pelos profissionais contábeis, pois poderá gerar multas e penalidades legais que causam danos de difícil reparação. Alguns exemplos de erros são:

• cálculo errôneo dos tributos;

• envio atrasado das declarações;

• preenchimento e envio errado das obrigações acessórias;

• elaboração equivocada de relatórios e demonstrativos contábeis ou financeiros;

• entre diversos outros.

Dependendo da falha, o Fisco poderá considerar a atividade como crime contra a ordem tributária e gerar até prisão dos responsáveis. Já o extravio de documentos consiste em enviar ao local errado, perder ou deixar tornar público os documentos com informações sigilosas do negócio, como dados pessoais e bancários da empresa, faturamento etc.

Caso você receba documentos sigilosos de outros clientes, trata-se de um sinal de que os dados da sua empresa também podem ter sido enviados para outras pessoas por engano. Apesar de erros serem mais suscetíveis de ocorrerem em processos complexos como os da contabilidade, há informações que não devem cair nas mãos de terceiros de forma alguma.

Descumprimento de prazos

Cumprimento de prazo é mais importante do que muitos gestores pensam, pois atrasos em certas atividades podem atrasar todo o fluxo de trabalho da empresa. Além disso, eventuais atrasos podem gerar a imposição de multas excessivamente onerosas pelo Fisco.

As obrigações legais da empresa envolvem uma grande variedade de prazos, mas é essencial que o contador seja capaz de gerenciar todas elas eficientemente para evitar pagamentos em cima da hora ou depois do vencimento.

Uso de ferramentas ultrapassadas

Atualmente a tecnologia auxilia profissionais de diferentes setores de diferentes formas. Na contabilidade não é diferente, existem softwares de gestão modernos desenvolvidos especialmente para beneficiar esse departamento.

Isso é alcançado pela automatização de diversas atividades burocráticas, uso certificados digitais que concedem validade jurídica para assinaturas digitais, entre outras tecnologias. Algumas das vantagens conseguidas com a modernização são:

• economia: reduz gastos com recursos físicos, como papéis, impressões, canetas, grampos, prateleiras etc.;

• produtividade e eficiência: a tecnologia proporciona mais agilidade na troca de informações e isso permite um retorno mais rápido e relevante do contador;

• segurança: um bom software fornece um robusto sistema de segurança, como também realiza backups (cópias) de segurança;

• redução de erros: diferente de um cérebro humano, um computador não comete erros de cálculos, atrasos, entre outras falhas.

Se o seu contador se recusa a modernizar e continua empilhando a mesa com pilhas de papéis, usa processos ultrapassados, excessivamente lentos e custosos, você pode ter a certeza de que precisa trocá-lo para algum mais atualizado.

Necessidade de cobrança constante

Um bom contador não precisa ser cobrado constantemente pelo cliente para que realize as suas tarefas. A contratação de serviços contábeis pressupõe que será assegurada uma contabilidade em dia, assim o gestor poderá focar na administração do seu negócio.

Portanto, caso o empreendedor ainda tenha que ficar gerenciando os prazos com o contador, enviando constantes alertas, exigindo tarefas e outras dores de cabeça, saiba que você pode trocá-lo por um profissional mais pontual, responsável e competente.

Ao saber as atribuições mais importantes dos profissionais contábeis, nem como quais são os quesitos para que você saiba quando é necessário trocar de contador, você conseguirá manter profissionais que beneficiem a saúde financeira da empresa.

Você sabe quais são as diferenças entre um contador e um empresário contábil? Acesse nosso artigo que esclarecerá suas dúvidas sobre o assunto!