Ao utilizar um software contábil, a empresa ganha mais agilidade nos processos e segurança dos dados. Desse modo, é possível melhorar a eficiência do trabalho e reduzir os erros, garantindo, assim, a satisfação dos clientes.

Todavia, cada sistema tem a sua particularidade e alguns produtos oferecidos no mercado são mais eficientes do que outros.

Para fazer a escolha certa, é recomendável avaliar a opinião de outros usuários, fazer pesquisas de mercado e verificar as funcionalidades de cada ferramenta.

Continue a leitura do post e descubra quais características devem ser consideradas na hora de escolher um software contábil!

1) Segurança das informações

As informações fiscais, tributárias e contábeis de uma empresa devem ser armazenadas de maneira segura, a fim de evitar vazamentos das informações e problemas com clientes.

Para garantir isso, é recomendado escolher um software contábil seguro e eficiente, que exige o uso de senhas para o acesso.

Além disso, ele deve fornecer a opção do usuário fazer backups frequentes, evitando a perda de arquivos importantes e garantindo a proteção dos dados.

Ao fazer a escolha da ferramenta, o gestor também deve verificar a frequência das atualizações disponibilizadas pelo fornecedor. Afinal, elas aperfeiçoam o funcionamento e se adaptam às mudanças da legislação, facilitando o desempenho das atividades do dia a dia.

Essas atualizações também fazem a correção de possíveis falhas no sistema. Ou seja, cada upgrade tem a função de garantir a estabilidade da ferramenta, a segurança das informações, além de evitar comportamentos inesperados do software.

2) Exatidão dos dados contábeis

Imagina como é complicado anotar os dados contábeis e financeiros da empresa em arquivos diferentes, e manter pastas repletas de papéis? Como encontrar a informação correta em tempo hábil?

Fica difícil imaginar uma contabilidade efetiva quando os processos são manuais, demorados e desorganizados. Sendo assim, um sistema permite armazenar as informações em um ambiente único. Isso facilita a busca dos dados, evita erros nos lançamentos contábeis e permite o registro dos números no livro caixa.

Desse modo, as informações são mais precisas e consistentes, o que repassa mais confiança para as operações realizadas pelos contadores e tranquilidade para os clientes.

3) Possibilidade de integração com outros sistemas

Geralmente, quanto maior a empresa, mais sistemas diferentes são utilizados. Por exemplo: a organização que faz a própria apuração da folha de pagamento terá também um software de Recursos Humanos.

Consequentemente, é importante que o sistema contábil consiga fazer a integração desses dados, a fim de garantir o fluxo de informações e o efetivo funcionamento de todas as ferramentas usadas pela companhia.

Ao utilizar um software que permite a integração com outros sistemas, a equipe consegue desempenhar as atividades sem falhas e preocupações, pois não haverá riscos de bugs.

4) Diminuição do retrabalho

A ferramenta também possibilita a redução do retrabalho, diminuição dos custos e aumento da eficiência.

Isso ocorre porque com a integração das informações, o colaborador não precisa lançar duas vezes uma nota fiscal, por exemplo, que será usada em dois processos diferentes como na apuração de impostos e alimentação do balancete.

Outro exemplo prático é o controle do ativo fixo, em que você lança a nota no sistema fiscal e, automaticamente, atualiza o controle patrimonial, gerando toda a contabilização da depreciação para o balancete contábil.

Com essa automatização dos processos, diminui a necessidade de contratação de novos funcionários para fazer controles e lançamentos de dados, o que acaba gerando uma redução nos gastos mensais.

Ainda, ao manter as informações em um mesmo banco de dados com capacidade de fazer comparações, as chances de erros também diminuem, pois o sistema mostrará as inconsistências.

5) Análise de resultados

Para garantir o sucesso da empresa, o gestor precisa analisar relatórios de desempenho. Esses documentos devem apresentar informações como:

• despesas;

• faturamento;

• balanço patrimonial;

• movimentações de contas, entre outros.

Nesse sentido, é importante utilizar um sistema contábil que propicie a análise vertical e horizontal do balanço, conciliações bancárias e gráfico das movimentações. É imprescindível, ainda, que o software favoreça a demonstração do resultado do exercício e os lucros e prejuízos acumulados.

Com dados confiáveis em mãos, o administrador tem mais segurança para tomar decisões. Afinal, a ferramenta permite analisar os impactos do mercado em sua empresa, evitando surpresas indesejadas no futuro e possibilitando a adoção de estratégias diferenciadas para aumentar a lucratividade.

6) Facilidade para usar

O sistema deve apresentar cabeçalhos bem definidos e fáceis de serem encontrados, evitando o uso de listas de códigos para buscar informações, acessar relatórios ou entrar em alguma operação para lançamentos.

Os códigos fazem com que o funcionário tenha dúvidas e perca tempo fazendo pesquisas desnecessárias para encontrar aquilo que realmente precisa.

Um software contábil eficiente deve dar mais agilidade e praticidade para o desempenho das tarefas. Logo, é essencial que permita a aderência das necessidades internas e seja fácil de ser utilizado, pois isso reduz o tempo necessário para desempenhar os trabalhos e aumenta a produtividade da equipe.

Dessa maneira, é imprescindível optar por uma ferramenta que tenha um cabeçalho bem definido. Ter exposto de forma clara e objetiva, permitindo que as funcionalidades sejam encontradas a um clique.

7) Qualidade do suporte técnico

É normal que os colaboradores tenham algumas dúvidas na hora de utilizar o sistema contábil. Logo, na hora de fazer a escolha por um serviço, é indicado avaliar a qualidade do suporte técnico disponibilizado.

Muitas empresas oferecem variadas maneiras de atendimento como: suporte online, telefônico ou com visitas técnicas. Dessa forma, o usuário consegue resolver o problema rapidamente, diminuindo o tempo de espera e ociosidade.

Portanto, é recomendável avaliar a opinião dos clientes sobre a qualidade do suporte técnico da empresa fornecedora do software, para evitar descontentamentos após a aquisição.

Afinal, hoje em dia não há mais a possibilidade de parar uma atividade por vários dias enquanto aguarda um atendimento especializado, correto?

Em suma, ao escolher o software contábil para a sua empresa é necessário avaliar as suas funcionalidades para garantir a satisfação dos colaboradores e um atendimento de qualidade ao cliente. Aproveite a visita para conhecer melhor a nossa solução! Entre em contato com nossa equipe e solicite um orçamento sem compromisso!